При виборі способу захисту приміщень варто пам'ятати про те, що ефективність його буде високої тільки при строгому дотриманні режиму відвідувань і роботи в спеціальному кабінеті. Необхідна і періодична його перевірка фахівцем з пошуку техніки підслуховування. Практика показує, що строге дотримання всього комплексу мер безпеки в сполученні з особистою зацікавленістю співробітників у процвітанні своєї фірми може створити непереборний психологічний бар'єр для конкурентів і зловмисників, у яких страх швидкого викриття їхніх злочинних дій на об'єкті яким цікавиться буде сильніше бажання одержати які-небудь особисті вигоди або винагороду.
Захист технічних засобів обробки інформації. Як уже говорилося раніше, конкуренти проявляють інтерес не тільки до ділових розмов. Об'єктом їхньої уваги є технічні засоби, за допомогою яких обробляється і зберігається ділова службова і комерційна інформація. Персональні ЕОМ, копіювальні апаратури, принтери і інша техніка випромінюють різного роду сигнали (електромагнітні, акустичні, вібраційні), які можна приймати, перебуваючи по сусідству з розвідує об’єктом, що, і дешифрувати їх потім на спеціальній апаратурі.
Захист технічних засобів обробки інформації може проводитися по таких напрямках:
) виявлення, усунення і істотне ослаблення випромінюючих сигналів шляхом доробки самих технічних засобів,
) екранування засобів обробки інформації і приміщень, у яких вони використаються,
) використання спеціальних генераторів радіоперешкод для маскування (покриття) побічних випромінювань.
Варто пам'ятати про те, що в цей час у продажі є особлива техніка, наприклад, спеціальні комп'ютери з мінімальним рівнем побічних випромінювань для роботи з конфіденційною і секретною інформацією.
Захист комунікацій. Інформація, складова комерційну таємницю, може бути присутнім не тільки в розмовах і документах, які обробляються комп'ютерами або засобами оргтехніки Важливим атрибутом діяльності будь-якого виду комерційних об'єктів є зв'язок телефонна, телексна, спеціальна комп'ютерна, радіозв'язок і т.п.
Конкуренти або недруги завжди намагаються контролювати канали зв'язку об'єкта яким цікавляться. При цьому них залучають не тільки зовнішні канали, але і внутрішній зв'язок, по якій, як правило, циркулює службова інформація найрізноманітнішого змісту.
Захист вихідних з об'єкта каналів зв'язку (зовнішніх комунікацій) містить у собі:
) використання власної апаратури електронного шифрування для телефаксного, комп'ютерного і телефонного зв'язку при обміні конфіденційною або важливою інформацією з партнерами і клієнтами,
) використання (якщо це можливо) платних державних захищених каналів зв'язку,
) застосування при веденні телефонних переговорів по міських каналах зв'язку заздалегідь обговорених умовних фраз і кодових виражень про час, місце проведення важливих ділових зустрічей і нарад, про фінансові питання або доставку цінностей,
) скорочення або виключення обговорень по міських телефонах важливих комерційних питань, особливо при використанні бездротових (радіо) телефонних апаратів.
Останні два моменти також важливі для співробітників служби охорони, що використають радіостанції при несенні служби усередині об'єкта і при супроводі людей і коштовних вантажів.
Захист внутрішніх комунікацій містить у собі:
) екранування комунікацій,
) використання електронного зашумлення комунікацій і мереж електроживлення, що забезпечують роботу техніки обробки важливої інформації,
) установка датчиків сигналізації на місця можливих сторонніх підключенні до комунікацій (розподільним шафам, колодкам і розніманням),
) використання внутрішнього телефонного зв'язку, не підключеної до міських телефонних каналів,
) періодичний контроль внутрішніх комунікацій фахівцем служби технічного захисту. цілях захисту зв'язку усередині об'єкта не рекомендується використати радіофіковані телефонні апарати, незважаючи на їхні видимі зручності. Переговори по радіоканалі можуть стати надбанням сторонніх осіб, що мають відповідні радіоприймальні апаратури.
У висновку необхідно відзначити, що
використання всіх перерахованих вище засобів і методів захисту вимагає досить
високих матеріальних витрат (вони, проте, завжди нижче фінансових втрат при
витоку важливої комерційної інформації), а також відповідної професійної
підготовки і досвіду роботи персоналу служби безпеки в цій області.
.2 Загальні питання щодо захисту
конфіденційної інформації при проведенні переговорів
У підприємницьких структурах і іноді невеликих державних підприємствах (далі фірмі) загальні питання організації проведення нарад і переговорів входять у комплекс посадових обов'язків секретаря-референта. Наради і переговори, у процесі яких можуть обговорюватися відомості, що становлять таємницю фірми або її партнерів, іменуються звичайно конфіденційними. Порядок проведення подібних нарад і переговорів регулюється спеціальними вимогами, що забезпечують безпека коштовної, у тому числі конфіденційної інформації (далі коштовної інформації), що у процесі цих заходів поширюється в санкціонованому (дозволеному) режимі. Основною погрозою коштовної інформації є розголошення більшого обсягу відомостей про нову ідею, продукцію або технологію, чим це необхідно.
Під розголошенням (розголосом, оголошенням) коштовної інформації розуміється несанкціонований вихід відомостей, що захищають, і документів за межі кола осіб, якою вони довірені або стали відомі в ході їхньої трудової діяльності. Інформацію розголошує завжди людина - випадково, помилково або навмисне, усно, письмово, за допомогою жестів, міміки, умовних сигналів, особисто або через посередників, з використанням засобів зв'язку і багатьма іншими способами. Причини, по яких інформація може розголошуватися на конфіденційних нарадах або переговорах, загальновідоме: слабке знання співробітниками состава коштовної інформації і вимог по її захисту, злісне невиконання цих вимог, провоковані і не провоковані помилки співробітників, відсутність контролю за виданням рекламної і рекламно-виставочної продукції і ін. Оголошення коштовної інформації в санкціонованому режимі повинне бути виправдане діловою необхідністю і доцільністю для конкретних умов і характеру обговорюваних питань.
Основними етапами проведення конфіденційних нарад і переговорів є: підготовка до проведення, процес їхнього ведення і документування, аналіз підсумків і виконання досягнутих домовленостей.
Дозвіл на проведення конфіденційних нарад і переговорів із запрошенням представників інших організацій і фірм дає винятково перший керівник фірми. Рішення першого керівника про майбутню конфіденційну нараду доводить до відомості секретаря-референта і начальника служби безпеки. З метою подальшого контролю за підготовкою і проведенням такої наради інформація про це рішення фіксується секретарем-референтом у спеціальній обліковій картці. У цій картці вказуються: найменування наради або переговорів, дата, час, состав учасників по кожному питанню, особа, керівник, відповідальний за проведення, відповідальний організатор, контрольні оцінки, зона відомостей про факт проведення, зона відомостей за результатами наради або переговорів.
Зміст етапів підготовки і проведення наради або переговорів має деякі відмінності.
Планові і непланові конфіденційні наради, що проходять без запрошення сторонніх осіб, проводяться першим керівником, його заступниками, відповідальними виконавцями (керівниками, головними фахівцями) по напрямках роботи з обов'язковим попереднім інформуванням секретаря-референта. По факті цього повідомлення або проведення такої наради секретарем-референтом заводиться облікова картка описаної вище форми. Проведення конфіденційних нарад без інформування секретаря-референта не допускається.
Доступ співробітників фірми на будь-які конфіденційні наради здійснюється на основі діючої у фірмі дозвільної системи. Дозвільна (розмежувальна) система доступу до інформації входить у структуру системи захисту інформації і являє собою сукупність обов'язкових норм, установлюваних першим керівником або колективним органом керівництва фірмою з метою закріплення за керівниками і співробітниками права використання для виконання службових обов'язків виділених приміщень, робочих місць, певного состава документів і коштовних відомостей.
Запрошення на конфіденційні наради осіб, що не є співробітниками фірми, санкціонується тільки у випадку гострої потреби їхньої особистої участі в обговоренні конкретного питання. Присутність їх під час обговорення інших питань забороняється.
Відповідальність за забезпечення захисту коштовної інформації і збереження таємниці фірми в ході наради несе керівник, що організує дану нараду. Секретар-референт надає допомогу керівникам і спільно зі службою безпеки здійснює контроль за перекриттям можливих організаційних і технічних каналів втрати інформації.
Організаційний канал несанкціонованого доступу до коштовної інформації заснований на: установленні зловмисником різноманітних, у тому числі законних взаємин з фірмою (надходження на роботу у фірму, участь у роботі фірми як партнер, посередника, клієнта, використання різноманітних облудних способів), установленні безпосереднього контакту із джерелом інформації (документом, базою даних і т.п.), співробітництві із працівником фірми або особою, що має доступ до документації фірми, таємному або по фіктивним документам проникненні в будинок фірми, приміщення, незаконному одержанні документів, інформації, використанні комунікативних зв'язків фірми (участь у нарадах і переговорах, переписка з фірмою і ін.). Технічний канал являє собою фізичний шлях витоку інформації від джерела (документа, людини і ін.) або каналу об'єктивного поширення інформації (акустичного, візуального і ін.) до зловмисника. Ґрунтується на використанні цією особою спеціальних технічних засобів розвідки, що дозволяють одержати захищає інформацію, що, без безпосереднього контакту із джерелом, що володіє цією інформацією. Технічні канали носять стандартний характер і перекриваються також стандартним набором засобів протидії. У зв'язку із цим вони часто використаються одночасно з організаційними каналами.
Підготовку конфіденційної наради здійснює організуючий його керівник із залученням співробітників фірми, допущених до роботи з конкретною коштовною інформацією, що становить таємницю фірми або її партнерів. Із числа цих співробітників призначається відповідальний організатор, що планує і координує виконання підготовчих заходів і проведення самої наради. Цей співробітник інформує секретаря-референта про хід підготовки наради або переговорів. Отримана інформація вноситься секретарем-референтом в облікову картку.
У процесі підготовки конфіденційної наради складаються програма проведення наради, порядок денний, інформаційні матеріали, проекти рішень і список учасників наради по кожному питанню порядку денного.
Всі документи, що становлять у процесі підготовки конфіденційної наради, повинні мати гриф “Конфіденційно”, складатися і оброблятися відповідно до вимог інструкції з обробки і зберігання конфіденційних документів. Документи (у тому числі проекти договорів, контрактів і ін.), призначені для роздачі учасникам наради, не повинні містити конфіденційні відомості. Ця інформація повідомляється учасникам наради усно під час обговорення конкретного питання. Цифрові значення найціннішої інформації (технічні і технологічні параметри, суми, відсотки, строки, обсяги і т.п.) у проектах рішень і інших документів не вказуються або фіксуються як загальноприйняте значення, характерного для угод подібного роду і які є стартовою величиною під час обговорення. У проектах не повинне бути розгорнутих обґрунтувань надаваних пільг, знижок або позбавлення пільг тих або інших партнерів, клієнтів. Документи, що роздають учасникам наради, не повинні мати гриф конфіденційності.
Список учасників конфіденційної наради складається окремо по кожному обговорюваному питанню. До участі в обговоренні питання залучаються тільки ті співробітники фірми, які мають безпосереднє відношення до цього питання. Це правило стосується в тому числі керівників. У списку учасників указуються прізвища, імена та по батькові осіб, займані посади, що представляють ними установи, організації, фірми і найменування документів, що підтверджують їхні повноваження вести переговори і приймати рішення. Назва представляє фірми, що, може при необхідності замінятися її умовною позначкою.
Документом, що підтверджує повноваження особи (якщо це не перший керівник) при веденні переговорів і прийнятті рішень по конкретному питанню можуть служити лист, приписання, доручення фірми, що представляє особою,, рекомендаційний лист авторитетної юридичної або фізичної особи, листовна відповідь фірми на запит про повноваження представника, в окремих випадках телефонне або факсимільне підтвердження повноважень першим керівником представляє фірми, що. Найменування документа, що підтверджує повноваження особи, може вноситися в список безпосередньо перед початком наради. Ці документи передаються учасниками наради відповідальному організаторові для наступного включення їхнім секретарем-референтом у справу, що містить всі матеріали по даній нараді або переговорам.
Документи, що становлять при підготовці конфіденційної наради, на яких передбачається присутність представників інших фірм і організацій, погоджуються із секретарем-референтом і керівником служби безпеки. Їхньої пропозиції по замічених недоліках у забезпеченні захисту коштовної інформації повинні бути виправлені відповідальним організатором наради. Після цього документи затверджуються керівником, що організує нараду.
Одночасно з візуванням підготовлених документів секретар-референт, керівник служби безпеки і відповідальний організатор визначають місце проведення наради, порядок доступу учасників наради в це приміщення, порядок документування ходу обговорення питань і прийнятих рішень, а також порядок розсилання (передачі) учасникам наради оформлених рішень і підписаних документів.
Будь-яка конфіденційна нарада організується в спеціальному (виділеному) приміщенні, що має ліцензію на проведення в ньому подібного заходу й, отже, обладнаному засобами технічного захисту інформації. Доступ у такі приміщення співробітників фірми і представників інших фірм і організацій дозволяється керівником служби безпеки і контролюється співробітником цієї служби.
Перед початком конфіденційної наради співробітник служби безпеки зобов'язаний переконатися у відсутності в приміщенні аудіо- і відеозаписуючих або передавальних пристроїв і якісній роботі засобів технічного захисту на всіх можливих каналах витоку інформації. Приміщення повинне бути обладнане кондиціонером, тому що відкриття вікон, дверей у ході наради не допускається. Вікна закриваються світлонепроникними шторами, вхідні двері обладнаються сигналом, що сповіщає про її нещільне закриття. З метою звукоізоляції доцільно мати подвійні двері (тамбур) або зашторювати двері звуковбирною тканиною.
Проведення наради в непристосовані і необладнаних відповідним чином приміщеннях фірми (крім кабінету першого керівника) не дозволяється.
У приміщенні для проведення конфіденційних нарад не повинні перебувати прилади, устаткування і технічні засоби, які безпосередньо не використаються для забезпечення ходу наради (наприклад, телефони міської мережі, ПЕВМ, телевізійні і радіоприймачі і ін.). При необхідності вони розміщаються в сусідній, ізольованій кімнаті.
Аудіо і відеозапис конфіденційних нарад, фотографування ведеться тільки по письмовій вказівці першого керівника фірми і здійснюється одним зі співробітників фірми, що готовили нараду. Чистий магнітний або фотографічний носій інформації для цих цілей видається секретарем-референтом під розпис в обліковій формі і повертається йому із зафіксованою інформацією із закінченні роботи наради.
Доступ учасників конфіденційної наради в приміщення, у якому воно буде проводитися, здійснює відповідальний організатор наради під контролем служби безпеки відповідно до затвердженого списку і пропонованих учасників персональними документами. Перед початком обговорення кожного питання состав присутніх коректується. Знаходження (очікування) у приміщенні осіб, у тому числі співробітників даної фірми, що не має відносини до обговорюваного питання, не дозволяється.