5
Введение
Организация управления любым предприятием, в любой развитой стране
осуществляется с использованием документов, которые являются инструментом,
источником и результатом деятельности предприятия.
Документооборот предполагает прямую неразрывную связь с основной
деятельностью организации. Это предполагает единые шаблоны и порядок
оформления документов, а также единые правила движения всех видов
документов.
Документооборот должен охватывать весь жизненный цикл документа, от
его создания или получения входящего документа до отправки его в архив или
уничтожения.
До недавнего времени в любой организации, индивидуальный
предприниматель это или крупное предприятие основой делопроизводства был
бумажный документооборот. Весь учет движения документов велся
исключительно на бумажных носителях, для чего использовались различные
журналы, картотеки, карточки.
Централизованное отслеживание документов в таких системах было
сложным и требовало больших трудозатрат, с учетом того, что журналы велись в
каждом подразделении, а также была необходимость аккумулировать всю
информацию по организации.
В небольших организациях можно было организовать документооборот,
избегая влияния на работу организации в целом, но в больших организациях
бумажный документооборот сильно замедлял нормальное функционирование
предприятия.
Проблема ведения документооборота в электронном виде становится
особенно актуальной при территориальной удаленности офисов одной
организации, к примеру филиалы могут быть разбросаны по всей стране, а то и за
ее пределами.
С каждым днем объем документооборота только увеличивается и
использование его в варианте только бумажного использования становится
практически невозможным с точки зрения трудозатрат на обслуживание и
обработку таких объемов данных.