Материал: Дисциплина Организация работы с электронными документами и электронными архивами

Примеры обозначения файлов

1. 
   07_6_1_169-2_#0.JPG 07_6_1_169-2_#1об.JPG
   
2. 
   07_6_1_169-2_+1.JPG 07_6_1_169-2_+1об.JPG
   
3. 
   07_6_1_169-2_¤001.JPG 07_6_1_169-2_¤001об.JPG
   

07_6_1_169-2_·015.JPG 07_6_1_169-2_·015об.JPG

4. 
   07_6_1_169-2_·лист-заверитель.JPG
   
5. 
   07_6_1_169-2_·лист-заверитель1.JPG
   

07_6_1_169-2_·лист-заверитель2.JPG 07_6_1_169-2_·лист-заверитель2об.JPG

6. 
   07_6_1_169-2_·071 .JPG 07_6_1_169-2_·071 об.JPG
   

07_6_1_169-2_·071a .JPG 07_6_1_169-2_·071а об.JPG

7. 
   07_Р6_1л_169ВД-2ж_·056г об.JPG
   
8. 
   07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_#0.JPG - лицевая сторона обложки
   

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_#0об.JPG - оборот обложки

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_·02.JPG - общий вид второй страницы

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_·02_фото-1.JPG - 1-й вариант фотографии

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_·02_фото-2.JPG - 2-й вариант фотографии

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_·02_фото-3.JPG - 3-й вариант фотографии

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_·02_ув1.JPG - увеличенный фрагмент печати

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_8_·02_ув2.JPG - увеличенный фрагмент штампа

07_Р6_1л_169ВД-2ж_·345а_13_фото4-2.JPG - 2-й вариант четвёртой фотографии

9. 
   07_6_1_169-2_·035а_а .JPG 07_6_1_169-2_·035а_а об.JPG
   

07_6_1_169-2_·035а_б .JPG 07_6_1_169-2_·035а_б об.JPG

07_6_1_169-2_·035а_в .JPG 07_6_1_169-2_·035а_в об.JPG

07_6_1_169-2_·035а_фото .JPG 07_6_1_169-2_·035а_фото об.JPG

10. 
    02_4_2_1_·001(001).JPG 02_4_2_1_·001об(002).JPG
    

02_4_2_1_·002(003).JPG 02_4_2_1_·002об(004).JPG

11. 
    02_4_2_1_·001(001).JPG 02_4_2_1_·002(003).JPG
    

02_4_2_1_·003(005).JPG 02_4_2_1_·004(007).JPG

Приложение 2.2.
Обозначения рабочих каталогов

1. 
   В первую очередь, при создании ЭК для каждого архивной единицы хранения (ед. хр.) создаётся своя персональная головная директория, в которой в последствие размещаются все рабочие папки данной ед. хр. Обозначение головной директории и маршрут до неё должны соответствовать: названию (или индексу) заказчика, номерам фонда, описи, дела и тома.
   

Например:

F:\work1\ЦДООСО_4_1\60 или F:\work1\02\4\1\60 и т.п.,

где: 02 – индекс ЦДООСО; 4 – номер фонда; 1 – номер описи; 60 – номер дела (головная директория).

2. 
   В головной директории создаётся папка для сканирования, имя которой состоит из номера дела, строчной латинской буквы «s» и персональной прописной русской буквы оператора.
   

Например: 60sГ – для сканирования всех изображений.

Папок для сканирования может быть несколько. В их именах также используются: строчная латинская буква «d» – дополнительная, строчные русские буквы «л» – лицевые и «об» – оборотные.

Например:

60sлГ – для сканирования изображений лицевых страниц листов,

60sобГ – для сканирования изображений оборотных страниц листов,

60dsГ – для дополнительного сканирования изображений,

60dsлГ – для дополнительного сканирования лицевых страниц листов,

60dsобГ – для дополнительного сканирования оборотных страниц листов.

Числа по порядку номеров (1, 2, 3,…) обозначают однотипные папки, созданные в разное время и/или разделённые по технологической необходимости.

Например: 60dsГ 60ds1Г 60ds2Г

После размещения в рабочей папке всех отсканированных файлов, в конце имени данной папки устанавливается символ «_», как признак окончания формирования папки.

Например: 60sГ_ 60sлГ_ 60sобГ_ 60dsГ_ 60dsлГ_ 60dsобГ_

3. 
   Для дальнейшей обработки файлов создаются рабочие папки, в которые копируются соответствующие отсканированные файлы и в которых выполняются ориентация и обрезка изображений.
   

Например:

60лГ – для лицевых страниц листов из 60sГ или 60sлГ,

60обГ – для оборотных страниц листов из 60sГ или 60sобГ,

60dлГ – для лицевых страниц листов из 60dsГ или 60dsлГ,

60dобГ – для оборотных страниц листов из 60dsГ или 60dsобГ.

Завершение работы с каждой из этих папок также фиксируется символом «_»в конце имени.

4. 
   Последняя рабочая папка предназначена для окончательной сборки всех готовых файлов в единый комплект. Эта результирующая папка обозначается строчной русской буквой «р». Окончание её формирования фиксируется символом «_».
   

Например: 60рГ_

5. 
   На завершающем этапе производится проверка результирующей папки и исправление ошибок. Проверка обозначается строчной русской буквой «п», а исправления – строчной русской буквой «и». Эти символы, вместе с порядковым номером и персональной буквой проверяющего, добавляются к имени папки перед началом работ. По-завершении – устанавливается символ «_».
   

Например: 60рГ_пиБ_ 60рГ_пД_иГ_

60рГ_пиГ_п1Ф_и1Г_п2и2Ь_п3и3А+

Символ «+» означает, что уполномоченный на то проверяющий фиксирует окончание проверок и допускает данный комплект ЭК к отправке Заказчику.

Приложение 2.3.

Метки компакт-дисков

При записи файлов с ЭК на компакт-диск необходимо указать «Метку тома». Метка представляет собой условное обозначение, указывающее на содержимое диска и включающее в себя индекс заказчика, номера фонда, описи, дела и тома. Все буквенные символы, используемые в метках, обозначаются на «кириллице». Причём, использование прописных и строчных букв должно точно соответствовать обозначениям, применённым к оригиналам документов. Разделителем является знак «_» (слеш), номер тома указывается через «-» (дефис). На одном компакт-диске может быть записано несколько документов, которые указываются через запятые или многоточие.

Например: 02_4_1_60-1 02_4_1_60-2,63 02_4_1_21…45

03_Р1_2_12675КНД 06_Р185_1л_10,22,34

Точно такое же кодовое обозначение наносится на нерабочей (этикеточной) стороне компакт-диска, где, кроме этого, также указывается наименование заказчика

Приложение 3

Образец файла замечаний

Замечания1_п

1. 
   Проверка списка файлов
   
   1. 
      Пропущенные №№: -
      
   2. 
      Нарушена сортировка: -
      
2. 
   Полистная сверка с оригиналом
   
   1. 
      Несоответствующий №: -
      
   2. 
      Потерян файл оборота: -
      
   3. 
      Отсутствие "об": -
      
   4. 
      Неточная ориентация: -
      
   5. 
      Неправильная обрезка: -
      
   6. 
      Загнуты кромки листа: -
      
   7. 
      Не расправлена складка: -
      
   8. 
      Не раскрыт переплёт: -
      
   9. 
      Слишком тёмные: -
      
   10. 
       Слишком яркие: -
       
   11. 
       Нарушены цвета: -
       
   12. 
       Неконтрастные: -
       
   13. 
       Неровный фон: -
       
   14. 
       Нужна белая подкладка: -
       
   15. 
       Просвечивает оборот -
       
   16. 
       Виден Stitch на тексте: -
       
   17. 
       Фото не Grey scale: -
       
   18. 
       Фото не 600 dpi: -
       
   19. 
       Лишние файлы: -
       
   20. 
       Подшить листы: -
       

Приложение 4

Технологический процесс записи компакт-дисков с использованием программного пакета Nero 6

Запись на компакт-диски (далее – CD) компьютерных файлов данных осуществляется посредством программы Nero Burning ROM, входящей в состав пакета Nero. Весь процесс записи каждого CD подразделяется на четыре этапа: создание проекта, запись проекта, финализация проекта и маркировка записанного диска.

1. 
   Создание проекта
   

1. 
   Определить тип компакт-диска, необходимого для записи.
   
2. 
   Вставить диск в дисковод компакт-дисков.
   
3. 
   Запустить программу Nero Start Smart.
   
4. 
   Нажать кнопку «Диск Инфо» на вкладке «Дополнения».
   
5. 
   Проверить, что диск чистый и доступен для записи.
   
6. 
   Закрыть окно «Информация о диске», нажав «ОК».
   
7. 
   Открыть программу Nero Burning ROM.
   
8. 
   В окне «Новый проект» установить:
   

1. 
   в открывающемся списке тип используемого диска (CD или DVD);
   
2. 
   на вкладке «Мультисессия» позицию «Создание мультисессионного диска»;
   
3. 
   на вкладке «Наклейка», в поле «Имя диска» метку (код дела) (скопировать из имени файла);
   
4. 
   на вкладке «Запись» галочку «Запись», галочка «Финализировать…» должна отсутствовать;
   
5. 
   на вкладке «Запись» выбрать скорость записи, минимальную из предлагаемого списка.
   

9. 
   Нажать кнопку «Новый». Закроется окно «Новый проект» и покажется основное окно программы Nero Burning ROM.
   
10. 
    На правой половине основного окна программы Nero Burning ROM найти каталог с нужными файлами (папку «р»).
    
11. 
    Выделить и скопировать нужные файлы в левую половину основного окна программы.
    
12. 
    Проверить в левой половине отсутствие лишних файлов, правильность имён, сверить общее количество файлов.
    

2. 
   Запись проекта
   
   8. 
      Нажать кнопку «Запись текущего проекта».
      
   9. 
      В окне «Записать проект» проверить параметры, установленные по п. 1.8. (если нужно – исправить):
      
      1. 
         в открывающемся списке тип используемого диска (CD или DVD),
         
      2. 
         на вкладке «Мультисессия» позицию «Создание мультисессионного диска»,
         
      3. 
         на вкладке «Наклейка», в поле «Имя диска» метку (код дела),
         
      4. 
         на вкладке «Запись» галочку «Запись», галочка «Финализировать…» должна отсутствовать,
         
      5. 
         на вкладке «Запись» выбрать скорость записи, минимальную из предлагаемого списка.
         
   10. 
       Нажать кнопку «Прожиг».
       
   11. 
       Установить галочку «Проверить записанные данные», если она не установлена.
       
   12. 
       Во время записи и верификации (проверки записанных данных) нельзя нажимать кнопку «Отмена» и прерывать эти процессы.
       
   13. 
       Об окончании верификации информирует сообщение «Верификация данных успешно завершена». Нажать кнопку «ОК».
       
   14. 
       Нажать кнопку «Выполнено».
       
   15. 
       Закрыть открывшийся дисковод.
       
   16. 
       Открыть диск для просмотра.
       
   17. 
       В открывшемся окне содержимого диска установить режим просмотра «Эскизы страниц».
       
   18. 
       Удостовериться, что все файлы открываются.
       
   19. 
       Нажатием кнопки «Вверх» перейти в окно «Мой компьютер».
       
   20. 
       Проверить, что метка диска, установленного в дисковод, соответствует записанной информации.
       
   21. 
       Перейти в основное окно Nero Burning ROM.
       
   22. 
       На левой половине основного окна программы все имена записанных файлов будут показаны серым цветом.
       
   23. 
       Нажать кнопку «Отображение информации диска».
       
   24. 
       В открывшемся окне проверить, что диск доступен для дальнейшей записи.
       
   25. 
       Закрыть окно «Информация о диске», нажав «ОК».
       
3. 
   Финализация проекта
   
   8. 
      Не изменяя состав файлов на левой половине основного окна программы, вновь нажать кнопку «Запись текущего проекта».
      
   9. 
      В окне «Записать проект» проверить (если нужно – исправить):
      
      1. 
         в открывающемся списке тип используемого диска (CD или DVD),
         
      2. 
         на вкладке «Мультисессия» позицию «Продолжение мультисессионного диска»,
         
      3. 
         на вкладке «Наклейка», в поле «Имя диска» метку (код дела) категорически нельзя менять,
         
      4. 
         на вкладке «Запись» галочку «Запись».
         
   10. 
       на вкладке «Запись» установить галочку «Финализировать…».
       
   11. 
       на вкладке «Запись» выбрать скорость записи, точно такую же, что и при записи файлов проекта.
       
   12. 
       Нажать кнопку «Прожиг».
       
   13. 
       Установить галочку «Проверить записанные данные», если она не установлена.
       
   14. 
       Во время записи и верификации нельзя нажимать кнопку «Отмена» и прерывать эти процессы.
       
   15. 
       Об окончании верификации информирует сообщение «Верификация данных успешно завершена». Нажать кнопку «ОК».
       
   16. 
       Нажать кнопку «Выполнено».
       
   17. 
       Закрыть открывшийся дисковод.
       
   18. 
       Перейти в основное окно Nero Burning ROM.
       
   19. 
       Нажать кнопку «Отображение информации диска».
       
   20. 
       В открывшемся окне проверить, что диск недоступен для дальнейшей записи.
       
   21. 
       Закрыть окно «Информация о диске», нажав «ОК».
       

4. 
   Маркировка записанного диска
   
   8. 
      Извлечь диск из дисковода и положить на чистую бумагу на столе.
      
   9. 
      Установленным образом на этикеточной стороне диска нанести надпись, состоящую из названия или аббревиатуры заказчика, а также наименования или кода, указанного в качестве метки.
      
   10. 
       Уложить диск в упаковку.
       
   11. 
       Закрыть окно «Мой компьютер».
       
   12. 
       Закрыть программу Nero Burning ROM без сохранения проекта.
       
   13. 
       Сделать отметку в учётной ведомости о записи диска.
       

Приложение 5

Государственное учреждение Иркутской области

«Государственный архив научно-технической и специальной документации Иркутской области»
Отчёт о выполнении работ по Заказу № _________ от 20г.

на изготовление копий документов
Заказчик:

(Наименование, индекс организации, адрес, телефон)



По данному заказу изготовлены копии перечисленных ниже документов в указанном количестве экземпляров.

№	Наименование					Ед.		ЭК								МФ			ДК		Экземпляров
п/п	Фонд	Опись	Дело	Том	хр.		Файлов		Мбайт	Режим	Формат	Quality	Носитель		шт.		Кадров	шт.		ЭК		МФ	ДК
1.	2.	3.	4.	5.	6.		7.		8.	9.	10.	11.	12.	13.	14.		15.	16.		17.		18.	19.
Всего по заказу: