Отчет по практике: Изучение работы сектора управления делами административного отдела и его информационной системы

Изучение работы сектора управления делами административного отдела и его информационной системы

ВВЕДЕНИЕ

Производственная практика проходила в ОАО Сберегательный банк РФ, Восточно-сибирский банк, Абаканское отделение №8602, сектор управления делами административного отдела (СУДАО).

Актуальность прохождения производственной практики заключается в возможности сопоставить теоретические основы и знания с практической деятельностью.

Целью написания отчета является изучение работы сектора управления делами административного отдела и его информационной системы.

На основании данной цели можно выделить основные задачи:

)        дать характеристику СУДАО;

)        рассмотреть функции СУДАО;

)        описать используемое программное и аппаратное обеспечение;

)        описать существующую информационную систему в СУДАО;

)        определить недостатки информационной системы и предложить их решение.

Объект исследования: ОАО Сберегательный банк РФ, Восточно-сибирский банк, Абаканское отделение №8602, сектор управления делами административного отдела.

Предмет исследования: информационные системы в СУДАО.

1.      Характеристика предприятия

Общие сведения

Сберегательный Банк Российской Федерации - старейший банк страны и единственный банк, сохранивший свою структуру после распада СССР. Сбербанк стабильно работает, динамично развивается и сохраняет за собой статус крупнейшего коммерческого банка страны. Банк создан на акционерной основе. Акции размещены среди юридических и физических лиц. Сбербанк является юридическим лицом со всеми присущими юридическому лицу характеристиками, а также является соучредителем или участвует своим капиталом в деятельности более 100 коммерческих банков, страховых и финансовых компаний, торговых домов, инвестиционных фондов. Банк имеет генеральную лицензию на совершение международных кредитно-расчетных и валютных операций, являясь уполномоченным банком.

«Миссия Банка - обеспечивать потребность каждого клиента, в том числе частного, корпоративного и государственного, на всей территории России в банковских услугах высокого качества и надёжности, обеспечивая устойчивое функционирование российской банковской системы, сбережение вкладов населения и их инвестирование в реальный сектор, содействуя развитию экономики России.

Лозунг Банка - быть “домашним” для частного вкладчика, респектабельным в глазах корпоративного клиента, опорой и помощником для государства, признанным авторитетом на международном уровне».

Полное наименование: ОАО Сберегательный банк РФ, Восточно-сибирский банк, Абаканское отделение №8602, сектор управления делами административного отдела (СУДАО).

Краткое наименование: ОАО Сбербанк России.

Юридический адрес: г. Москва, ул. Вавилова, д. 19.

Фактический адрес: Россия, Республика Хакасия, г. Абакан , ул. Пушкина, д. 165.

Логотип предприятия

Организационная структура предприятия

Филиалы Банка (территориальные банки, отделения) не наделены правами юридических лиц и действуют на основании Положений, утверждаемых Правлением Банка, имеют печать с изображением эмблемы Банка со своим наименованием, а также другие печати и штампы, имеют баланс, который входит в баланс Банка.

Филиалы Банка (территориальные банки) возглавляются Председателями, назначаемыми Президентом, Председателем Правления Банка, филиалы (отделения) - управляющими, назначаемыми по установленной номенклатуре.

Прием на работу и увольнение работников филиалов, заключение с ними трудовых договоров (контрактов) осуществляется руководителем филиала по установленной номенклатуре.

Внутренние структурные подразделения территориального банка открываются, закрываются, переподчиняются по решению правления территориального банка; внутренние структурные подразделения отделения по решению правления территориального банка, в организационном подчинении которого находится отделение; внутренние структурные подразделения отделения в городе Москве - по приказу Президента, Председателя Правления Банка в порядке, установленном Банком и Банком России.

Рассмотрим на рис. 1 организационную структуру СУДАО

Рис. 1. Организационная структура ( СУДАО)

Штатный состав СУДАО:

Начальник СУДАО -

Заместитель начальника СУДАО -

Исполнитель 1 - Харламова Лариса Геннадьевна

Исполнитель 2 - Маслов Максим Сергеевич

Исполнитель 3 - Андреева Мария Владимировна

Исполнитель 4 - Кравченко Маргарита Дмитриевна

Положение о коммерческой тайне банка

Коммерческую тайну Акционерного коммерческого Сберегательного банка России составляют не являющиеся государственными секретами сведенья, связанные с технологической информации, управлением, финансами, и другой деятельности Банка, имеющие коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, разглашение (неправомерная передача, утечка) которых, в том числе среди сотрудников Банка, может нанести Банку ущерб любого характера (материальный, финансовый, деловой репутации, имиджу и прочие). Такая информация может быть создана как сотрудниками Банка в процессе выполнения ими своих служебных обязанностей, так и полученная Банком от сторонних лиц либо организаций, как на бумажных носителях, так и в электронном виде в процессе электронного документооборота между ними.

Коммерческая тайна определяется правом Банка на определенную свободу коммерческой деятельности и защиту своих интересов как самостоятельного субъекта рыночных отношений.

Обеспечение защиты коммерческой тайны предусмотрено действующим законодательством РФ и является обязательной неотъемлемой составной частью деятельности Сбербанка.

За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Банка, и нарушение порядка защиты таких сведений сотрудники Банка, а так же лица, уволенные из системы Сбербанка, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ (УК РФ статья 183).

Функции сектора управления делами административного отдела.

Основной функцией сектора управления делами административного отдела является делопроизводство, в которую входит:

·    разработка бланков документов, их тиражирование, учёт, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

·        составление отдельных документов по поручению руководства;

·        оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

·        контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и к отправке;

·        приём, отправка и первичная обработка документов;

·        регистрация документов;

·        предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

·        обеспечение доставки документов исполнителям;

·        контроль за прохождением документов в организации;

·        контроль за сроками исполнения документов;

·        разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

·        информационно-справочное обслуживание;

·        подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

·        формирование дел;

·        подготовка дел для сдачи в архив;

·        организация работы архива;

·        документационное обслуживание совещаний;

·        организация работы с письмами и обращениями граждан;

·        реклама.

Сотрудники СУДАО параллельно являются секретарями разных комитетов.

2. Анализ существующих информационных систем

В секторе управления делами административного отдела, для обеспечения должностных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них задач, требуется ведение информационно- аналитической работы: сбор и обработка информации, разработка методик сбора информации и принятия решений по средствам её анализа.

Сущность аналитической работы заключается в определении оценки собранной информации и подготовки принятия решений.

В СУДАО обрабатывается большое количество информации, на основании которой осуществляется выборка документов.

В секторе управления делами административного отдела налажена локальная сеть, состоящая из 6 компьютеров. Сеть доступа в глобальную сеть Internet имеют только те сотрудники, которые нуждаются в информации доступной в этой сети.

Общее количество персональных компьютеров в СУДАО составляет 6 единиц, которые соединены локальной сетью, позволяющей существенно сократить время на поиски и доставку необходимых документов за счет создания документарной базы данных. Для обеспечения безопасности данных каждый сотрудник начинает свою работу в ПК с идентификации личности.

Программное обеспечение (ПО):

· Операционные системы;

·        Прикладное ПО;

·        Программы, обеспечивающие безопасность данных;

·        Программы для работы с сетью.

Табл. 1. ПО, используемое сотрудниками СУДАО

Основная информация о программном обеспечении банка не были предоставлены, так как составляют банковскую тайну.

На основе наблюдений за работой в секторе управления делами административного отдела, я сделала вывод, что основным инструментом для общения между сотрудниками является Microsoft Office Outlook 2007.

Техническое обеспечение

Техническое обеспечение, используемое сотрудниками СУДАО, включает в себя весь спектр технических средств, необходимых для эффективной работы сотрудников.

Табл.2. Техническое обеспечение СУДАО

Недостатки информационной системы

В ходе прохождения производственной практики в секторе управления делами административного отдела, не были выявлены недостатки в информационной системе, но предложены рекомендации по улучшению системы безопасности в информационной системе.

Основные объекты в СУДАО, подвергающиеся угрозе безопасности:

информационные ресурсы с ограниченным доступом, составляющие коммерческую, банковскую тайну или иные чувствительные по отношению к случайным и несанкционированным воздействиям и нарушению их безопасности информационные ресурсы, а также открытая (общедоступная) информация, необходимая для работы Банка, независимо от формы и вида ее представления;

процессы обработки информации в информационной системе Банка, информационные технологии, регламенты и процедуры сбора, обработки, хранения и передачи информации, персонал разработчиков и пользователей системы и ее обслуживающий персонал;

информационная инфраструктура, включающая системы обработки и анализа информации, технические и программные средства ее обработки, передачи и отображения, в том числе каналы информационного обмена и телекоммуникации, системы и средства защиты информации, объекты и помещения, в которых размещены чувствительные элементы информационной банковской среды.

Для обеспечения безопасности информации от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, влекущих за собой нанесение ущерба владельцам или пользователям информации, предлагаются рекомендации по формированию режима безопасности информации.

Комплекс мер по формированию режима обеспечения безопасности информации включает:

§ установление в Банке организационно-правового режима обеспечения безопасности информации (разработку необходимых нормативных документов, работа с персоналом, правил делопроизводства);

§   организационные и программно-технические мероприятия по предупреждению несанкционированных действий (доступа) к информационным ресурсам информационной системы Банка;

§   комплекс мероприятий по контролю функционирования средств и систем защиты информационных ресурсов ограниченного пользования после случайных или преднамеренных воздействий;

§   комплекс оперативных мероприятий подразделений безопасности по предотвращению (выявлению) проникновения в Банк лиц, имеющих отношение к криминальным структурам.

Организационно-правовой режим предусматривает создание и поддержание правовой базы безопасности информации, в частности, разработку следующих организационно-распорядительных документов:

§ Положение о коммерческой тайне. Указанное Положение регламентирует организацию, порядок работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну Банка, обязанности и ответственность сотрудников, допущенных к этим сведениям, порядок передачи материалов, содержащих сведения, составляющим коммерческую тайну Банка, государственным (коммерческим) учреждениям и организациям;

§   Перечень сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну. Перечень определяет сведения, отнесенные к категориям конфиденциальных, уровень и сроки обеспечения ограничений по доступу к защищаемой информации;

§   Приказы и распоряжения по установлению режима безопасности информации:

§ допуске сотрудников к работе с информацией ограниченного распространения;

§   назначении администраторов и лиц, ответственных за работу с информацией ограниченного распространения в корпоративной информационной системе;

§ Инструкции и функциональные обязанности сотрудникам:

§ по организации охранно-пропускного режима;

§   по организации делопроизводства;