Курсовая работа (п): Роль коммуникации и информации в управлении

Существует огромное многообразие коммуникативных процессов. Так, коммуникации осуществляются между отдельными людьми, группами, внутри групп и т.п. Они могут охватывать различные аспекты производственной, деловой, научной, учебной, культурно-духовной деятельности. Кроме этого, коммуникации осуществляются среди людей различного возраста, пола, принадлежащих к различным этносам, между странами, континентами и т.п. Разнообразие коммуникаций требует проведения их классификации. В литературе по теории коммуникации можно увидеть различные подходы к типологии коммуникации.

Среди многообразия коммуникаций в организации особо отмечаются различные формы  деловой коммуникации: деловой разговор, деловая беседа, деловое совещание и т.п.

По наиболее значимым основаниям коммуникации проведена классификация Шарковым Ф.И. . Он выделяет следующие типы коммуникации:[4]

1. По масштабности процесса коммуникации и массовости вовлекаемых в него лиц:

а) массовая коммуникация (происходит в том случае, если сообщение получает или использует большое количество людей, зачастую состоящее из различных по интересам и коммуникативному опыту групп);

б) среднего уровня  (между и в больших социальных группах - групповая, в социальных организациях - внутриорганизационные коммуникации);

2. По способу установления и поддержания контакта коммуникации подразделяются:

а) непосредственные (прямые)

б) опосредованные (дистанционные).

3. По инициативности коммуникаторов коммуникации делятся на

а) активные.  Когда все коммуникаторы, участвующие в коммуникативном процессе, инициируют послания и сразу же реагируют на полученную информацию своими действиями.

б) пассивные. Если коммуникатор воздействует нареципиента, который не реагирует на послания, то последний играет пассивную роль.

4. По степени организованности коммуникации подразделяются:

а) случайные

б) неслучайные (организованные).

Случайные коммуникации возникают стихийно (обмен информацией происходит случайно во время незапланированных заранее встреч, при этом могут обсуждаться и приниматься достаточно важные и ответственные решения).

5. В зависимости от направления потока информации коммуникации подразделяются:

а) горизонтальные

б) вертикальные.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на нисходящие и восходящие.  Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, называется нисходящим (общение начальника со своими подчиненными). Восходящая информация от более низкого к более высокому уровню используется для обратной связи подчиненных с руководителем с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Горизонтальные коммуникации происходят между членами группы, имеющими равный ранг в системе управления организацией, между друзьями, равнозначными группами в обществе.

         6. В зависимости от используемых знаковых систем коммуникации подразделяются:

а) вербальные

б) невербальные.

Кроме вышеотмеченных видов коммуникации выделяют когнитивные, конфликтные, кризисные, межкультурные, офисные, производственные, протестные, рекреационные, уличные, художественные, экспрессивные и т.д.

Особым видом коммуникации является реклама. Рекламу можно рассматривать не только как вид, но и как модель и канал коммуникации. Реклама является особым видом социальной коммуникации, осуществляемой посредством обмена действиями порождения и интерпретации специально созданных текстов и визуальных материалов.

На эффективность работы и  сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

    Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: звезда, веер, неполная цель и полная цепь. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

Для больней наглядности структура коммуникаций представлена на рис 1.

Рис. 1.1 Структуры коммуникаций[5]

При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Полная сеть — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены от­ношения субординации и командования.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

    В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации.  [6]

1.Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.

         2. Отсутствие у организации обратных связей.

3. Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.

         4. Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.

5.Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.

6.Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.

1.3 Понятие информации и ее роль в управлении

Термин «информация» используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых собы­тий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникаци­онного потока, ресурс.  

  Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодейст­вие между которыми происходит через каналы прямой и обрат­ной связи, по которым проходят потоки информации. Сам про­цесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачуинформации; информация — неотъемлемая часть управ­ленческого процесса.

  Информационное обеспечение управления — практика технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие инфор­мации на все элементы управленческой деятельности, предос­тавление всем звеньям и работникам необходимой профессио­нальной, экономической, правовой и другой информации.      

Выделяют следующие виды управленческих операций:

 1. По характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкци¬ям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поис¬ком;

 2.По степени механизации на - ручные, машинно-рутинные, ав-томатизированные и аппаратурные. Эта классификация отра¬жает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.

С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному.

Таб. 1.1. Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, %[7]

По своему целевому назначению в процессе управления ин­формационно-технические операции разделяются на следующие классы:

1. Документационные. На работу с документацией, как пока­зывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций рас­ходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, маши­нистки, стенографистки и т.д.

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объ­ем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. За­траты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации про­цессов получения данных.

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода техниче­ских средств.

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специали­стами или техническими исполнителями (в зависимости от слож­ности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вы­числительной техники.

  Управленческие операции с информацией могут быть разделены на группы.

Виды информации, используемой в управлении:[8]

1. По типу отражаемых отношений: 

- технико-технологичес­кая;

- социальная;

- политическая;

- идеологи­ческая.

 2.  По масштабам отражаемого объекта 

- федеральная (обще­государственная);

- региональная;

- местная.

3.  По отраслям (сферам) жизнедеятельности общества 

- про­мышленная;

- сельскохозяйственная;

- военная;

- образователь­ная.

4.  По структурированности 

-  систематизированная;

- несис­тематизированная.

 5. по характеру носителя 

-  документированная

-  вербальная.

6. По структуре 

- распоря­дительную;

- координационную;

- контрольно-оценочную;

- плано­вую.

7. По источнику поступления

- внутреннюю;

- внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания со­стояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.

  Значительный объем внутренней информации занимает ис­ходная информация:

- организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техни­ческом, административно-хозяйственном обеспечении и служ­бах (МТС, АХС) и т.п.;

- оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управлен­ческого процесса.

  Еще более регламентированный вид внутрен­ней информации —исходящая информация, т.е. документы, соз­даваемые в системе управления:

- внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;

- для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев опре­делена и не может подвергаться изменениям.

  Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — при­казы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному.Регламентированность заклю­чается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентиро­ванности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.

  Внешняя информация — сведения из организаций, участвую­щих или активно влияющих на процесс управления. Содержатель­но она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контро­лю над источником и формой сообщений, унификация и стан­дартизация сообщений внешней среды также невозможны и не­обходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообраз­ного использования первичных документов.

  Внешняя информация может быть разделена на подвиды: де­скриптивная и прескриптивная (нормативная).[9]

  Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдае­мых свойствах социальных управляемых объектов.

  Прескриптивная информация соответствует нормативному под­ходу к управлению процессами и явлениями, содержит реко­мендации на предмет, каким должен быть объект и какие дейст­вия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескрип­тивная информация жестко регламентирует деятельность орга­низации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования.К общей прескриптивной информации относятся законодательные и норма­тивные документы (кодексы, справочники, официальные печат­ные издания.

  Способы выработки информации: са­монаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управ­ленца, его образования, опыта, знаний),взаимодействие, сообще­ния (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.

  Информационный поиск, предшествующий принятию реше­ния, это процесс сбора и переработки информации с учетом тре­бований, определенных закономерностей.