Курсовая работа (п): Роль коммуникации и информации в управлении

  Качество управленческой информации как понятие неотде­лимо от процедур принятия управленческих решений.

  Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вес­ти поиск дополнительной информации или действует в соответ­ствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен при­вести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет ис­тинную картину).

  Система инфор­мационного обеспечения выступает по отношению к организаци­онной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение инфор­мационных потоков.

Информация в управлении должна удовлетво­рять требованиям:

 - своевременность, оперативность;

 - быть опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и про­грамм, стратегии действий в будущем;

- надежность (достоверность, объективность, пол­нота);

 - оптимальность (соотношение необ­ходимой и достаточной информации);

- доступность и проста в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность, соотношение между звуковой и зрительной информа­цией, учитывая, что скорость восприятия зрительной ин­формации очень высока);

-  логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагруз­ка при минимальных размерах носителя информации, крат­кости временного интервала передачи сообщения);

 - комплексность, системность;

- соответствовать полномочиям (компетенции) субъекта уп­равления;

 - ориентированность на машинную обработку.

  Основные трудности, которые возникают на пути сбора и рас­пространения информации, связаны с коммуникационными про­блемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное на­правление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом — соци­альный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований.

На пути обмена информацией в организациях возникают преграды, не зависящие от отправителя сообщения.

Причинами могут быть:[10]

1. Искажение сообщения или преднамеренная его модификация адресатом в связи с напряженностью в межличностных отношениях. Если получатель испытывает неприязнь к отправителю или принципиально не согласен с сообщением, то он меняет его смысл с выгодой для себя и в ущерб отправителю.

2. Искажения, связанные с фильтрацией информации - принцип деятельности, характерный для руководителей: они решают, какую часть сообщения доводить до сведения подчиненных, сотрудников, а какую «отсеять», попридержать.

3. Искажения, продиктованные различием организационных статусов. Устоявшаяся практика посылать «на верх» руководству только положительную информацию, дабы избежать «недовольства» шефа и заработать малейшую его похвалу, оборачиваются дезинформацией и способствуют принятию начальством неверных решений.

4. Искажения, связанные с перегрузкой информационных каналов. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен приводит к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он «отсеивает» ту информацию, которая ему кажется менее важной, но это - его личная точка зрения. У отправителя может быть совсем другой взгляд на послание.

5. Искажения, связанные с неудовлетворительной структурой организации, когда в ней имеется много мелких, дублирующих подразделений, следовательно, возрастает вероятность «варьирования», интерпретации и корректировки информации. Ситуацию могут усугубить соперничество, конфликтные отношения между подразделениями.

Для того что бы окончательно раскрыть тему курсовой работы и показать какую роль коммуникации и информация играет в управлении, автором будет проведен анализ коммуникационных процессов  на ОАО «Разрез Каа-Хемский».

2. Методы исследования эффективности коммуникации вОАО «Разрез Каа-Хемский»

2.1.Общая характеристика  и организационная структура ОАО «Разрез Каа-Хемский»

ОАО «Разрез Каа-Хемский» - предприятие горнодобывающей промышленности. «Разрез Каа-Хемский» специализируется на добыче угля. ОАО «Разрез Каа-Хемский»  принадлежит ООО «Тувинская горнорудная компания».Основная продукция ОАО «Разрез Каа-Хемский» это уголь. «Разрез Каа-Хемский» является основным поставщиком угля для Кызыльской ТЭЦ.[11]

ООО «Тувинская горнорудная компания» был построен ввиду острой необходимости Республики Тува в мощном угледобывающем предприятии.Втридцатых-пятидесятых годах прошлого столетия молодой, развивающейся республике, стремительно набиравшей рост промышленных предприятий, требовалось повышение добычи угля. Существовавшие тогда шахты «Ээрбек», «Элегест» и «Красная горка» были маломощными, слабо механизированными, кроме того, добывать уголь в них было небезопасно, поэтому они не могли обеспечить растущий город и его промышленность нужным количеством топлива. В связи с этим, в конце 60-х годов началась промышленная разработка Чаданского и Каа-Хемского месторождений.

В 1964 году был сдан в эксплуатацию разрез «Чаданский» с производственной мощностью 160 тыс. тонн угля в год. Позже в 1970 году был построен разрез «Каа-Хемский» с производственной мощностью 500 тыс. тонн каменного угля в год. В год запуска «Каа-Хемского» было решено объединить два предприятия, в итоге, Чаданский стал участком нового разреза.

Таким образом, на протяжении более 35 лет предприятие оставалось единственным поставщиком угля по добыче открытым способом на территории Республики Тыва. Добыча угля осуществляется открытым способом на двух участках угольных месторождений - Каа-Хемском и Чаданском, расположенных друг от друга на расстоянии 200 километров. Участок «Каа-Хемский» закрывает южный и центральный округ, а «Чадан» находится в западном регионе республики.

В 2010 году разрез «Каа-Хемский» отметил 40-летний юбилей. С вводом в эксплуатацию разреза «Каа-Хемский» в 1970 года на предприятии работало всего 106 человек. Сегодня на угольном гиганте Тувы трудоустроено около 600 человек.

Рассмотрим организационную структуру ОАО «Разрез Каа-Хемский».

Для начало была рассмотрена структура управления на предприятии ОАО «Разрез Каа-Хемский» (см. приложение 1). В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: генеральный директор, заместитель генерального директора, финансовый директор, технический директор, производственный директор и директор по юриспруденции.

Финансовый директор осуществляет руководство следующими отделами:

1.Финансовый отдел. Его задачами являются прогнозирование и анализ результатов хозяйственно-финансовой деятельности; составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов; осуществление контроля за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов, а также планов по прибыли и рентабельности. На ОАО «Разрез Каа-Хемский» в финансовом отделе задействовано три человека.

2. Плановый отдел. Осуществляет текущее и перспективное планирование, контроль и учет выполнения плановых заданий заводом и его подразделениями, анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия, установок и цехов, организует внутризаводской хозяйственный расчет. То есть составляет перспективные планы по разрезу в целом и по цехам на год, квартал, контролирует его выполнение. Так же плановый отдел занимается начислением премий. Он разрабатывает план работы и если план выполняется, выплачивается премия. Для каждого участка предусмотрен свой процент премии. Например, для горного участка премия составляет 100%, а для механического цеха 80%.  На ОАО «Разрез Каа-Хемский» в плановом отделе задействовано четыре человека.

3.Бухгалтерский отдел. Функций бухгалтерского отдела множество. Бухгалтерский отдел: занимается видением учета хозяйственной деятельности; предоставляет полный, точный, достоверный и своевременный учёт имущества и обязательств предприятия, операций по их движению;  начисляет и выдает заработную плату и другие виды оплаты труда и материального стимулирования; производит начисление и своевременное перечисление налогов и других обязательных платежей в бюджет; и т.д..  Бухгалтерский отдел является самым многочисленным на ОАО «Разрез Каа-Хемский». В этом отделе занято 7 человек.

4. Отдел сбыта. Его основной задачей является обеспечение реализации продукции предприятия. Как уже было сказано, основным клиентом ОАО «Разрез Каа-Хемский» является Кызылская ТЭЦ. Так же разрез продает уголь и частным лицам. На территории  республики большое количество частных домов, которые нуждаются в отоплении. В  отделе сбыта заняты 4 человека.

5. Отдел снабжения. Он решает вопросы о закупке товаров (запасных частей на экскаваторы, буровые станки и т.д.), заключает контракты на поставку продукции, решает вопросы выбора поставщика, устанавливают требования к качеству продукции и т. д.

Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Технический директор осуществляет руководство следующими отделами.

1.Маркшейдерский отдел. Занимается обмерами вывезенной породы. Специальные рабочие, геодезисты, замеряют, сколько породы было вскрыто. Так же они обмеряют угольный склад. На основании их отчетов определяют премии рабочим. В этом отделе заняты пять человек.

2. Технический отдел. Занимается планированием и разработкой всех видов технических работ. Из основных задач можно выделить: определение места взрыва, его силу и количество взрывчатки. В техническом отделе заняты 5 человек.

Директор по юриспруденции не имеет в своем подчинении отдела. Он работает всего с одним помощником. Вдвоем они решают такие проблемы как:  подготовка текстов договоров своей организации; анализ договоров; представляемых контрагентами; внесение и регистрация необходимых изменений в учредительные документы фирмы; обеспечение необходимого пакета учредительных документов для работы с банками; подготовка различных справок для руководства, участие в переговорах.

В непосредственном подчинении генерального директора находятся заместитель генерального директора,  директор по юриспруденции и все директора отделов. Информация к ним поступает в устной и письменной форме.

Производственный директор руководит шестью участками:

1.Горный участок. Каа-Хемское месторождение каменного угля скрыто слоем скальных пород. Уголь невозможно добыть простым способом. Горный участок занимается вскрытием и  расчисткой породы перед взрывами. Прокладывают дорогу.

2.Взрывний участок. Как уже было сказано, месторождение каменного угля скрыто под слоем скальных пород.  Поэтому породу приходится взрывать. Этим и занимается взрывной участок. Вначале бурят отверстия с помощью специальных бурильных установок: потом в эти отверстия закладывают заряды и взрывают. Так же заведует складами со взрывчаткой.

3.Транспортный участок. Этот участок заведует всей техникой (белазы, автопогрузчики, бульдозеры, автогредера и др.). Он содержит ее в порядке, а в случае поломки – ремонтирует.

4.Электроучасток. На ОАО «Разрез Каа-Хемский» кроме механических имеются так же электроэкскаваторы. Электроучаток  занимается обслуживанием этих экскаваторов. Проводит электрокабель, подключает экскаваторы к сети, ремонтирует электроустановки и кабеля.

5.Мехнический цех. Этот цех занимается сварочными работами (варят ковши, вытачивают детали).

6.Отдел технического контроля. Этот отдел подчиняется непосредственно заместителю генерального директора. Его задачей является контроль за качеством сырья. Мастер определяет влажность, зольность, общее качество породы.

2.2. Система коммуникаций на примере ОАО «Разрез Каа-Хемский».

Рассмотрим систему коммуникаций на примере организации ОАО «Разрез Каа-Хемский».

Систему внутренних коммуникаций ОАО «Разрез Каа-Хемский» можно проследить на примере должностных инструкций. Например, производственный директор для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей сотрудничает с другими работниками отделов или участков и обменивается следующей информацией.

Получает информацию от:

- начальника транспортного отдела о поломке техники;

- заведующего складом о наличии взрывчатки на складе;

-  начальника взрывного участка о количестве добытого угля;

- технического директора о месте и силе взрыва;

И передаёт информацию:

- начальнику механического цеха о необходимости выточки новых деталей;

- начальнику электроучастка, с приказом обеспечить доставку электрокабеля.

Как видно из вышесказанного, правильная организация внутренних коммуникаций ОАО «Разрез Каа-Хемский» (между сотрудниками организации) очень важна как для самого процесса слаженной работы, так и для конечного результата - выпускаемого продукта. Следовательно, от квалифицированной работы менеджера зависит деятельность предприятия.

На каждом уровне управления ОАО «Разрез Каа-Хемский» можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Например: генеральный директор ОАО «Разрез Каа-Хемский» - Финансовый директор– главный бухгалтер.

Восходящее направление: информация перемещается от низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчинённого с руководством ОАО «Разрез Каа-Хемский» с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также используется руководителями отделов и служб для информирования исполнительного директора и заместителя генерального директора. Например: вулканизаторщик- начальникэлектроучастка-производственный директор - заместитель генерального директора - генеральный директор.

На ОАО «Разрез Каа-Хемский» существует два вида планерок. Ежедневная, она проходит каждое утро и вечер. На ней собираются заместитель генерального директора и начальники всех участков. Утром решаются вопросы на ближайшие сутки, какому отделу, что выделить, а вечером подводятся итоги. Вторая планерка – еженедельная. На ней собираются все начальники отделов и участков. Решаются вопросы на ближайшую неделю.В этом случае можно говорить как о горизонтальном направлении коммуникационного потока, когда общение происходит между руководителями ОАО «Разрез Каа-Хемский» одного уровня, так и о восходящем и нисходящем одновременно.Пример, горизонтального направления коммуникаций: начальник отдела снабжения - начальник отдела сбыта - главный бухгалтер - начальник маркшейдерского отдела–главный финансист  - пробоотборщик ( начальник отдела технического контроля).