Курсовая работа (п): Роль коммуникации и информации в управлении

Система коммуникаций ОАО «Разрез Каа-Хемский» включает в себя визуальные средства: информационный стенд для работников разреза, на котором вывешиваются приказы, информация о нововведениях в законодательстве и другое; внутриорганизационное издание - выпуск газеты предприятия к праздникам, где можно найти сведения о планах развития предприятия.

Ещё к системе внутренних коммуникаций можно отнести созданный на основе коллектива в форме общественной организации союз «КШ», где происходит межличностное (деловое и неофициальное общение).

Основными целями и задачами являются:

- постоянное развитие потенциала работников ОАО «Разрез Каа-Хемский»;

- добиваться того, чтобы каждый из сотрудников ощущал себя причастным к деятельности предприятия, разделял его ценности и вносил свой вклад в достижение общих целей;

- укрепление и развитие профессиональной солидарности, взаимопомощи;

- улучшение и укрепление психологической атмосферы в коллективе;

- сплочение коллектива, проведение культурно – массовых мероприятий.

Для более точного анализа коммуникационного процесса, автор опросил часть работников ОАО «Разрез Каа-Хемский». Работнику была выдана анкета закрытого типа (См. приложение 2).

На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы:

1. Структура управления ОАО «Разрез Каа-Хемский» довольно чёткая. Существует несколько отделов и участков, каждый из которых выполняет свои определенные функции. У каждого отдела и участка имеется начальник и директор. Осуществляется жесткий контроль за деятельностью работников.  Руководство осуществляет обмен информацией на ежедневной и еженедельной планерках.

2. Не смотря на четкую структуру управления, часто происходят сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении. Информация запаздывает, имеет место искажение сообщений и неточности в отчетах. Не редки и конфликты между персоналом.

При анализе коммуникационного процесса в организации ОАО «Разрез Каа-Хемский»  было выявлено ряд проблем, а именно:

1. Плохо сформулированные сообщения. Независимо от того, как доставляются сообщения, их неточность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильная структуры предложений, недостаток лексических средств, повторения, жаргон и так далее, довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Менеджеры ОАО «Разрез Каа-Хемский» находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники ОАО «Разрез Каа-Хемский» действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.

3. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри ОАО «Разрез Каа-Хемский»  вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации.

Руководители высшего звена ОАО «Разрез Каа-Хемский»обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации служит, в первую очередь не ответственное отношение менеджера к полученной информации.

5. Психологический настрой. В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

В рамках мероприятий по совершенствованию коммуникационного процесса можно выделить следующие проблемы и пути их решения:

1. Плохо сформулированные сообщения. Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точно и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно. Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.

Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы.

Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

3. Искажение сообщений. Для решения этой проблемы необходимо установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому.

ОАО «Разрез Каа-Хемский»может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

В ОАО «Разрез Каа-Хемский», как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных можно издавать статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Руководство ОАО «Разрез Каа-Хемский»необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также служба персонала совместно с руководством ОАО «Разрез Каа-Хемский» должна разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в ОАО «Разрез Каа-Хемский». Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

5. Психологический настрой. Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации в ОАО «Разрез Каа-Хемский». А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком.

Такой системой коммуникаций руководитель оградит себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократит, на сколько это возможно, утечку информации.

Заключение

В данной курсовой работе  было раскрыто понятие информации икоммуникации.Информация - значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.  Коммуникация - процесс обмена мыслями, фактами, идеями или эмоциями между двумя или более людьми, который ведет к достижению и взаимопониманию. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль специалиста по связям с общественностью одна из важнейших. Охарактеризованы виды коммуникации.На предприятии выделяют следующие виды коммуникаций:коммуникации по нисходящей; коммуникации по восходящей;  горизонтальные коммуникации; коммуникации между руководителем и рабочей группой. Переоценить роль коммуникации и информации на предприятии трудно. От того насколько эффективен процесс коммуникаций зависит согласованность действий сотрудников организации, результативность их работы, а в конечном счете успех организации.

        Во второй части курсовой работы был рассмотрен ОАО «Разрез Каа-Хемский». Была дана краткая характеристика разреза. ОАО «Разрез Каа-Хемский» - предприятие горнодобывающей промышленности. Разрез специализируется на добыче угля. Был построен в 1970 году.  Да предприятии довольно четкая структура управления. В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: генеральный директор, заместитель генерального директора, финансовый директор, технический директор, производственный директор и директор по юриспруденции. В их распоряжении находятся шесть отделов и пять участков, каждый из которых выполняет определенные задачи.

На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы. Структура управления ОАО «Разрез Каа-Хемский» довольно чёткая.Осуществляется жесткий контроль за деятельностью работников.  Руководство осуществляет обмен информацией на ежедневной и еженедельной планерках.Не смотря на четкую структуру управления, часто происходят сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении. Информация запаздывает, имеет место искажение сообщений и неточности в отчетах. Не редки и конфликты между персоналом. Автором были предложены варианты для решения этих проблем.Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией.

Библиографический список

2. Коротков Э.М. Концепция менеджмента, М.:, Дека, 2007г.  - 305с.

3. КрасовскийЮ.Д.  Организационное поведение, М.: Юнити, 2008г. - 256с.

4. Кричевский Р.Л.Если Вы руководитель - М.: ДЕЛО, 2008г. 265с.

5. КунцГ. Одоннел С.Библиотека менеджера, Юнити, - 2007г.

6. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент  М.: Элник, 2008г. – 277с.

7. Мескон М.Х., Основы менеджмента, М.: Дело 2010г. - 298с.

8. Менеджмент// Дайджест основных разделов и тем. Под ред. А.К. Казанцева, Спб., 2007г.

9. Менеджмент организации// Учебное пособие. Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М., 2007г. 348с.

10. Основы менеджмента://Учебное пособие - 2-е изд. – Под ред. Солдатова И.Ю., Чернышева М.А -  М.: Дашков и Ко, 2008г.

11. Семь нот менеджмента//Настольная книга руководителя. Под ред. В. Красновой и А. Привалова. М.:  Журнал Эксперт, 2007г.

12. Микро-библиотека//#"734939.files/image002.png"> 

Приложение 2

1. Знаете ли вы структуру вашего предприятия (сколько в нем отделов, функции каждого отдела)?

А) Да, знаю;100%

Б) Знаю функции почти всех отделов;

В) Знаю только функции своего отдела;

Г) Затрудняюсь ответить.

2. Ощущаете ли вы строгий контроль за вашей работой?

А) Да, начальник контролирует каждый мой шаг;12%

Б) Ощущается умеренный контроль;86%

В) Нет, я ощущаю свободу действий;2%

Г) Затрудняюсь ответить.0%

3. Случалось ли, чтополученная вами информация от коллег и/или начальства не понятна вам?

А) Такое периодически происходит;12%

Б) Случается, но редко; 50%

В) Не случалось;33%

Г)Затрудняюсь ответить.4%

4. Случалось ли,что полученная информация не соответствовала действительности?

А) Такое происходит постоянно;22%

Б) Такое иногда случается;78%

В) Такого не случалось;10%

Г)Затрудняюсь ответить.0%

5. Передавалась ли информация с опозданием?

А) Такое происходит постоянно; 76%

Б) Такое иногда случается;21%

В) Такого не случалось;3%

Г) Затрудняюсь ответить.0%

 6. Случалось ли, что вы не хотели сообщать плохие результаты начальнику, и не информировали о незначительной на ваш взгляд  проблеме?

А) Случалось;20%

Б) Не случалось16%

В) Затрудняюсь ответить.64%

7. Как вы оцениваете эмоциональный фон на предприятии?

А) Благоприятный23%

Б) Не благоприятный 75%