Руководство по составлению заявки на грант

в рамках Программы СУАЛ-USAID

«Окружающая среда и здоровье населения на территориях присутствия предприятий, входящих в алюминиевый комплекс»

Дата объявления конкурса – 1 апреля 2006г

Последний срок подачи заявок - 24 апреля 2006 г.

Программа реализуется Фондом «Устойчивое Развитие» при финансовой поддержке ОАО «СУАЛ-Холдинг» и Агентства США по Международному Развитию (USAID) в партнерстве с ИУС - Институтом Устойчивых Сообществ

2006 г.

Как составить заявку на грант1

При составлении заявки следует принять во внимание:

1. Название проекта должно быть кратким и точно соответствовать содержанию;

2. Необходимо доступно объяснить, в чем состоит суть проекта. Дополнительные технические детали следует помещать в приложении;

3. Координатор проекта - лицо, отвечающее за выполнение проекта. Координатором проекта может быть только один человек.

4. Ответственное должностное лицо организации-грантозаявителя – это лицо, уполномоченное заключать гражданско-правовые сделки от лица организации (например: директор, председатель Совета директоров, президент организации). Ответственное должностное лицо не обязательно должно быть Координатором проекта и непосредственно участвовать в проекте.

5. Средства по проекту могут быть использованы для работы только в течение указанного периода проекта.

Часть I краткая информация о проекте

Заполните таблицу из формы «Заявка на грант».

ВНИМАНИЕ: начало работ по проектам Программы можно планировать не ранее, чем с 1 июня 2006 г.

Часть II общая информация о заявителе

Заполните таблицы из формы «Заявка на грант».

Обоснование Вашего проекта (Части III, IV, V) должно занимать не более пятнадцати (15) страниц (шрифт Times New Roman не менее 10 pt, межстрочный интервал не менее 1.0, поля не менее 1.5 см). Просим дать ответы на каждый из нижеследующих пунктов, при этом соблюдая соответствующую цифровую нумерацию.

Часть III описание проекта

1. Цели и задачи

• Четко определите цель предлагаемого проекта;

• Четко опишите задачи предлагаемого проекта.

2. Краткое содержание проекта

• Опишите суть предлагаемого проекта

• Обоснуйте необходимость реализации или внедрения именно этого решения, связь со стратегией развития города, местных и региональных эколого-социальных программ.

3. Поквартальный план работы

В предложенной таблице в хронологическом порядке укажите: какие мероприятия планируются, кто их будет выполнять, сроки выполнения, объем работ и действий в физических показателях (избегайте использование процентов от сметы, относительных величин, человеко/часов). Обратите внимание, соответствует ли поквартальный план работы поквартальной смете проекта. Расположите план на отдельной странице.

4. Партнеры и очевидная поддержка

Под партнерскими отношениями понимается существование уже налаженного взаимодействия между различными участниками проекта из государственных, общественных, коммерческих организаций и представителей администраций городов, районов и областей.

• Опишите существующие партнерские отношения между организациями, принимающими участие в предлагаемом проекте, и те, которые будут выработаны в ходе реализации проекта.

• Докажите наличие партнерских отношений письмами поддержки от местных руководителей (от органов исполнительной власти города, предприятий, групп населения и т.д.). Все эти письма должны прилагаться к заявке в части VI.

• В интересах Грантозаявителя представить несколько писем поддержки разного типа. Письма поддержки могут предоставляться от организаций и ведомств, которые готовы:

• оказать финансовую поддержку предлагаемому проекту;.

• подтвердить необходимость данного проекта на территории

• Допустимо прикладывать в Заявку копии писем поддержки, полученные по факсу, но не принимаются копии писем, полученных по электронной почте.

• Перечислите списком имеющиеся письма поддержки.

5. Регион работ

6. Ожидаемые результаты (результат – продукт)

Результат-продукт определяется как конкретно измеряемые итоги действий по проекту. Например, к результатам следует относить реализованные/внедренные природоохранные мероприятия (но не их эффективность), технологии, направленные объем выработанной и поставленной продукции, подготовленные документы, проведенные семинары, публикации, изготовленные лабораторные и промышленные образцы продукции, и т.д. Результаты легко измерить, но они не является мерилом эффективности проекта.

• Опишите кратко выполненные действия и реализованные мероприятия, то есть продукцию, ожидаемую к концу предлагаемого проекта.

• Покажите ожидаемые результаты в количественных показателях. Подтвердите правильность Ваших расчетов и поместите их в Части VI.

• Укажите, как и для какой аудитории, информация о результатах проекта может быть распространена по другим территориям присутствия СУАЛ в Российской Федерации.

7. Оценка влияния результатов проекта (результат - эффект)

• Влияние результатов определяется как положительный эффект во время и после реализации проекта, который определяется результатами. Например, конкретные результаты, которое были достигнуты в проекте: улучшение качества окружающей среды, снижение угрозы здоровью, эффективность управления рисками здоровью за счет вовлечение населения в процесс принятия решений), улучшение показателей окружающей среды и потенциальное влияние новых условий на состояние здоровья населения.

• Подробно обоснуйте эффект, полученный от внедрения практических мероприятий, направленных на улучшение методов и форм управления окружающей средой, рисками здоровью. Очень важно привести количественные показатели в абсолютных и относительных цифрах. Дополнительные детали и расчеты, подтверждающие правильность Ваших оценок, поместите в приложениях в Части VI. При этом не забывайте дать соответствующую ссылку.

• Подробно обоснуйте оценку получаемого эффекта: в характеристиках потенциального улучшения состояния окружающей среды и здоровья, охваченного проектом населения; количество человек, организаций, вовлеченных в управление риском здоровью и окружающей среде. Обязательно приведите количественные оценки. Дополнительные детали и расчеты можно разместить в приложениях в Части VI, но не забывайте в этом месте дать соответствующую ссылку.

• Подробно охарактеризуйте оценку сокращения выбросов/сбросов в окружающую среду, сокращения риска здоровью. Дополнительные детали и расчеты можно разместить в приложениях в Части VI, но не забывайте дать соответствующую ссылку.

• Дайте оценку социальных и иных эффектов также по возможности в количественных показателях. Например: количество людей, которые почувствуют улучшение качества предоставляемых услуг, возможные эффекты на здоровье людей в результате сокращения выбросов в окружающую среду и улучшения качества муниципальных услуг, число созданных новых рабочих мест или наоборот сокращение численности персонала, улучшение условий труда персонала и т.д.

• В чем состоит немедленное, краткосрочное и долгосрочное влияние результатов проекта (немедленный, среднесрочный и долгосрочный эффект проекта)? Дайте ответ на вопрос: «Что изменится к лучшему, если Ваш проект будет профинансирован»?

• Когда и где можно будет увидеть изменения, произошедшие в результате выполнения проекта.

Часть IV смета проекта и ее обоснование

Ваша заявка должна включать четко выверенные:

• сводную смету (с указанием всех источников финансирования);

• поквартальную смету (только для средств, запрашиваемых у ФУР);

• обоснование сметы (только для средств, запрашиваемых у ФУР).

Смета должна соответствовать Вашему проекту. Каждая статья сметы должна предназначаться лишь для покрытия расходов по проекту. В обосновании необходимо определить, почему необходимы данные расходы и каким образом рассчитываются те или иные цифры.

Основные моменты, на которые следует обращать внимание при составлении сметы проекта.

• Реалистичность и полнота

Смета должна отражать реальные расходы согласно представленному поквартальному плану мероприятий, т.е. величина затрат по статьям сметы ежеквартально должна соответствовать объему работ, указанному в плане на этот квартал.

Расходы указываются очень подробно, с расшифровкой по элементам затрат в рамках каждой статьи сметы. Кроме структуры затрат, представленных в смете, экспертами тщательно проверяется арифметическая правильность расчетов.

• Эффективность затрат

Эффективность затрат, производимых грантозаявителем, подразумевает минимизацию расходов и поиск самого экономичного способа распределения средств гранта по статьям сметы. В связи с этим особое место следует отвести поиску альтернативных источников финансирования – взносов как в денежной форме, так и в виде оборудования, материалов, предоставления помещения и проч., от имени грантозаявителя или какой-либо сторонней организации, что должно быть подтверждено письменно с соблюдением юридических и бухгалтерских требований для документов подобного рода. Несмотря на то, что средства могут быть предоставлены какой-либо сторонней организацией, расшифровка взносов по статьям сметы обязательна. В случаях, когда организация грантозаявителя, участвуя в проекте, использует собственное оборудование, в графе “Взнос заявителя” по статье “оборудование” указывается только величина амортизации, начисленной в процессе эксплуатации за время реализации проекта, а не его балансовая стоимость, которая приводит к искусственному завышению сторонних взносов. Арендная плата рассчитывается, исходя из площади, которую занимают сотрудники, непосредственно занятые в проекте, а не вся организация-грантозаявитель. Экспертами проводится анализ структуры источников финансирования проекта (средства Программы, собственные взносы и взносы сторонних организаций) и фиксируются случаи, когда доля собственного взноса завышается подобным образом.

Комментарии к статьям сметы

Зарплата.

Количество специалистов, участвующих в реализации проекта, должно соответствовать плану намеченных мероприятий. Организационная структура управления должна быть оптимальной (например, излишне включать в рабочую группу одновременно бухгалтера и финансового менеджера; или директора проекта, заместителя директора и координатора проекта). Необоснованное завышение численности сотрудников приводит к увеличению удельного веса Фонда оплаты труда и, следовательно, статьи “Налоги и отчисления” в общем объеме средств гранта. Естественно, что бывают так называемые “трудоемкие” заявки (экологический аудит), где удельный вес Фонда оплаты труда в структуре затрат достаточно высок. Здесь следует обратить внимание на специфику предлагаемого проекта. Уровень зарплаты при частичной занятости должен соответствовать среднему уровню зарплаты специалиста указанной квалификации в коммерческом секторе экономики. В случае, если оплата труда какого-либо исполнителя превышает указанный размер, в его резюме необходимо подчеркнуть уникальность привлекаемого специалиста.

Внимание! Процент времени занятости бухгалтера проекта не может превышать 30% .

Консультанты.

Отдельным лицам, не являющимся сотрудниками организации (работающим по трудовому соглашению, договору подряда и т.д.), предусмотрены выплаты за такие услуги как, например, консультации по вопросам, связанным с реализацией проекта или техническое содействие. Особое внимание следует обратить на то, что координатор и исполнители проекта не могут оказывать консультационные услуги в рамках своего проекта.

Сейчас это называется отчисления на социальные нужды или ЕСН. Расходы по этой статье представляет собой единый социальный налог от фонда оплаты труда (ФОТ), согласно налогового кодекса РФ часть 2 статья 241.

Командировочные расходы.

В эту статью входят все расходы, связанные с командировками. Поездки российских участников за границу не оплачиваются. В командировочные расходы входят:

• оплата проезда до места назначения и обратно;

• расходы по проживанию (гостиница или квартирные расходы);

• суточные в размере, принятом на территории РФ.

В “Пояснении” к данной статье указываются пункты назначения, количество командированных лиц, стоимость проезда до пункта назначения. Расходы рассчитываются отдельно для каждой поездки. Суточные расходы рассчитываются, исходя из законодательно закрепленного размера норматива суточных расходов на территории РФ. Любое превышение размера суточных по усмотрению грантозаявителя может быть включено в смету заявки лишь в том случае, если будет приложен расчет налога на доходы физических лиц на сумму этого превышения. Если грантозаявитель не прилагает расчет налога на доходы физических лиц, то превышение размера суточных покрывается за счет результатов финансово-хозяйственной деятельности грантозаявителя.

Транспортные расходы.

По статье “транспортные расходы” указывается километраж автопробега, затраты на приобретение топлива, а также стоимость аренды автотранспорта. В пояснении к данной статье расходы указываются отдельно по каждой поездке.

Материалы.

При составлении сметы Согласно финансовой политики (и АМР США/USAID), любая отдельная единица товара стоимостью менее 200 долларов США, должна быть отнесена к статье “Материалы”. По данной статье затраты расписываются по видам приобретаемых материалов, указывая их количество, цену за единицу товара и общую сумму расходов.

К материалам может быть отнесено все от канцелярских товаров (например, стоимость ручек, карандашей, бумаги для ксерокса, материалов для факсимильного аппарата) до недорогостоящего оборудования, например, настольного калькулятора. Все дополнительные или расходные детали оборудования, такие как кабели, картриджи и пр., также входят в категорию Материалы.

Оборудование.

Любая отдельная единица стоимостью более 200 долларов США и сроком полезного использования более 2-х лет должна быть отнесена к статье "Оборудование". К оборудованию также относятся факс-модемы, телефоны и мебель.

При приобретении оргтехники грантозаявитель в пояснении к смете должен обосновать необходимость покупки именно этого вида техники. В этой статье указывается также арендная плата за оборудование, взятое в аренду у сторонних организаций.

Внимание: Грантозаявители могут запросить оборудование специального назначения (например, газоанализаторы), связанное с исполнением проекта. Запросы о выделении средств на закупку оргтехники общего назначения будут внимательно изучаться, и такие средства будут предоставляться только в исключительных обстоятельствах. Рекомендуется закупка оборудования, произведенного в Российской Федерации. В случае осуществления закупок на сумму 5 000долларов США или более это требование становится обязательным. Получатели гранта будут ограничены в своих закупках конкретными единицами оборудования, заложенными в смете. Покупку оборудования необходимо осуществлять по безналичному расчету.

Другие прямые расходы

Сюда относятся все расходы по проекту, которые понесет Ваша организация в процессе реализации проекта и не подпадающие под указанные выше статьи сметы. Эти расходы должны быть четко обоснованы в смете и могут включать, например, следующее: