Материал: Тема 4: Документация и инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учета.

Тема 4: Документация и инвентаризация, техника и формы бухгалтерского учета.

Лекция 1. Документирование хозяйственных операций

План:

1. Понятие о бухгалтерских документах. Требования к содержанию и оформлению документов.

2. Классификация документов.

3. Порядок приемки, проверки и обработки документов в бухгалтерии.

4. Организация на предприятии документооборота.

5. Порядок хранения и передачи бухгалтерских дел в архив. Уничтожение документов.

Нормативная база:

1.Закон Украины № 996 от 16.07.1999г. « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

2. Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995г.

Вопрос 1.

Основой синтетического и аналитического учета является первичный учет. От его точности и своевременности зависит качество учетных показателей, необходимых для контроля и управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Для отражения в учете любой хозяйственной операции, используются соответственно оформленные первичные документы ( основа первичного учета), которые являются письменным подтверждением ( доказательством):

• Факт совершения хозяйственной операции ( или права собственности на ее совершение);

• Ее законности;

• Хозяйственной целесообразности;

Информация на предприятии первоначально отражается в первичных документах, а затем обобщается в учетных регистрах.

Документация, как один из основополагающих элементов метода бухгалтерского учета, представляет собой способ сплошного и беспрерывного наблюдения за осуществляемыми на предприятии хозяйственными операциями и их первичной фиксации в специальных носителях информации ( документах).

Документирование - это процесс оформления производственных, финансовых и хозяйственных операций соответствующими документами – на основе наблюдения, восприятия факта совершения операций, измерения ее показателей ( натуральных, трудовых, денежных) и фиксации в первичных документах.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранение первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями ( кроме банков) независимо от форм собственности учреждения и организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета определяется Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995г.

Первичный документ – это письменное свидетельство, фиксирующее и подтверждающее хозяйственную операцию, включая распоряжение (разрешение ) администрации или собственника предприятия на ее осуществление.

Бухгалтерский документ- это документ, который содержит информацию о хозяйственной операции и является юридическим доказательством ее совершения.

Выписываются первичные документы на самых различных участках деятельности предприятия. Составляются в момент осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения, содержать полные и достоверные данные. Составляется в бумажном виде.

Они могут быть :

• кассовые и банковские;

• товарные и расчетные;

• приходные и расходные;

• первичные и сводные

На основании первичных документов можно судить о том, какая операция была совершена, кто принимал участие в ее совершении, кто дал распоряжение (право) на ее совершение( распорядительные подписи руководители и главного бухгалтера или др. должностных лиц имеющих право первой и второй подписи).

Документы имеют большое значение в управлении деятельностью предприятия, в контроле над выполнением тех основных задач, которые стоят в настоящее время перед бухгалтерским, финансовым, управленческим, налоговым и статистическим видами учета.

Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом.

Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приеме и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.

Огромное значение имеют документы в обеспечении контроля над сохранностью имущества предприятия, рационального его использования.

Документы имеют и правовое ( юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются в качестве источника доказательства при разрешении в суде хозяйственных споров, при проведении судебно – бухгалтерской экспертизы и ревизий. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и правильно оформлены.

Требования к содержанию, составлению и оформлению документов.

Бухгалтерские документы должны составляться, заполняться на бланках типовых, стандартных, унифицированных форм( документы, утвержденные Госкомстатом Украины, являются обязательными для применения всеми предприятиями независимо от организационно – правовой формы). В настоящее время применяются утвержденные приказами Министерства статистики Украины типовые формы первичной учетной документации по учету основных средств, сырья и материалов, по учету начисления и выплаты заработной платы, кассовых и банковских операций и др. Транспортные документы ( товарно – транспортная накладная) утверждаются приказами Мнтранса Украины.

Каждый документ имеет свою определенную форму и содержит определенные показатели, которые уже напечатаны типографическим способом или требуют дополнительного заполнения. Иногда документы могут иметь произвольную форму. Но в любом случае они должны содержать обязательные реквизиты.

Обязательные сведения, приведенные в документе, без которых он не имеет юридической силы называются его реквизитами.

Существуют обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены в каждом документе и есть дополнительные реквизиты, которые в одних ситуациях заполняются, а в других – нет.

К обязательным реквизитам относятся:

• название документа (формы), его номер, код формы ( если это бланк установленной типовой формы);

• название предприятия (учреждения), от имени которого составлен документ;

• содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;

• должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции, и составление первичного документа ( иногда необходимо указывать адреса сторон, участвующих в хозяйственной операции);

• дата ( число, месяц, год ) и место составления документа;

Документ без подписей ответственных лиц к исполнению не принимается.

Дополнительные реквизиты:

• идентификационный код предприятия из Государственного реестра (ЕГРПОУ);

• основание для осуществления хозяйственной операции ( договор, контракт, приказ, распоряжение, акт и др., с указанием их номера и даты подписания);

• данные о документах, удостоверяющие личность получателя и пр.

Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа и пр.

Однако, следует обратить внимание, что в случаях, если речь идет о документах : расчетных, расчетных чеков, доверенностях , оформление кассовых документов, письменные сделки, то в этих случаях недопустимо применение факсимиле.

Основные правила заполнения документов.

Документы должны заполняться чисто ( без подчисток и помарок), четко, ясно, аккуратно, чернилами или пастой темного цвета, на пишущих машинках или других средствах оргтехники. Карандашом или цветными чернилами записи выполнять запрещено.

Все необходимые реквизиты, как обязательные, так и дополнительные должны быть заполнены. Свободные строки по правилам прочеркиваются.

В кассовых и банковских документах сумма обязательно должна быть указана прописью ( гривны - прописью, копейки цифрами; запятой гривны (прописью) и копейки( цифрами) не отделять) . В кассовых документах указание суммы требуется начинать с начала строки и с большой буквы.

В товарных документах, которыми оформляется отпуск или получение материальных ценностей в обязательном порядке прописью должна быть указана итоговая сумма « Всего к оплате на сумму», « Всего получено товаров на сумму ( прописью)».

Д аты:

2. - нельзя писать!

Нужно писать:

11 декабря 2002г.

Суммы цифрами:

Нужно писать: 435,26 или 435,00 грн.

Нельзя писать: 435.24 или 435 или 435-24 грн.

Если при выписке документа была допущена ошибка , то можно выписать документ на новом бланке, а испорченный уничтожить. Если же это невозможно, то исправление производится так:

• неправильный текст или сумма зачеркиваются одной тонкой линией, так, чтобы можно было прочитать написанное ранее.

• Сверху или сбоку пишется правильный текст( сумма) и на полях документа или на свободном месте, делается оговорка- « исправлено», ставится дата и подпись лица.

В кассовых и банковских документах никакие исправления, даже оговорки не разрешаются (за исключением кассовой книги, в ней допущенную ошибку можно исправить, но исправление ошибки должно быть оговорено подписью главного бухгалтера и кассира,. Можно подстраховаться еще и печатью).

В документах строгой отчетности ( это документы, которые связаны с оформлением денежных операций ( денежные чеки, доверенности, векселя, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и др.) и составляются на бланках с водяными знаками. Учет их ведется поштучно, списание использованных оформляется актами. В приказе об учетной политике предприятия обязательно должен быть перечень применяемых видов бланков строгой отчетности и указаны работники ( должности), ответственные за их хранение) никакие исправления не допускаются. Необходимо выписать новый документ, а испорченный списать по акту.

Язык документа – украинский, но наряду с украинским может применяться другой язык – в порядке, определенном ст. 3 и ст.11 Закона « О языках в Украине» ( № 8312 – XI от 28.10.89г.).

Ответственность за своевременное и качественное составление документа, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в БУ, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Вопрос 2. Классификация документов.

Бухгалтерские документы классифицируют по 4 основным признакам :

1. По назначению

2. По способу составления

3. По месту составления

4. По способу отражения информации

1.По назначению документы классифицируются на следующие виды:

а). Распорядительные

б). исполнительные

в). документы бухгалтерского оформления

г). комбинированные документы

а).Распорядительные содержат распоряжение или приказ собственника на право совершения определенной хозяйственной операции

Например:

1. Перед отправлением работников в командировку по предприятию издается приказ- распоряжение о том, кто направляется в командировку, на какой срок, для выполнения какой работы.

На основании этого приказа выписывается командировочное удостоверение , работнику выдается денежный аванс( под отчет), за работником сохраняется средняя заработная плата и пр.

2. Прием на работу, перевод, увольнение и пр.

3. Доверенность.

Однако эти документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций, а поэтому не служат основанием для отражения их в учете.

Б).Исполнительные ( оправдательные), подтверждают факт осуществления хозяйственных операций, т.е. содержат сведения о ее выполнении, а поэтому служат основанием для отражения их в учете. Например: выписки банка с текущего счета , накладные, счета фактуры, авансовые отчеты, путевые листы.

В).Бухгалтерского оформления – составляются самими работниками бухгалтерии, на основании ( исполнительных)оправдательных документов. Это бухгалтерские справки- расчеты, ведомость начисления амортизации, отчетные калькуляции , накопительные ведомости т.д.

Эти документы самостоятельного значения не имеют, они не отражают непосредственно хозяйственные операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

Г).Комбинированные – это документы, являются одновременно распорядительными, исполнительными и бухгалтерского оформления. Например: приходные и расходные кассовые ордера.

Т.е. эти документы выписывает бухгалтерия, но до передачи их кассиру для исполнения, документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером ( т.к. именно они являются распорядителями финансов).- распоряжение.

При получении денег работник предприятия должен указать в ордере сумму прописью, поставить дату и подпись и указать документ удостоверяющий его личность, а после выдачи денег, ордер подписывает кассир- этим подтверждается факт совершения операции- т.е. исполнения.

Затем этот ордер сдается в бухгалтерию, где производится его бухгалтерская обработка ( контировка и пр).

2. По способу составления документы можно классифицировать:

• разовые и накопительные;

• первичные и сводные;

Разовые. В них фиксируется одна хозяйственная операция.

Например: кассовые ордера, платежные поручения, накладные и пр.

Накопительные в течение рабочего дня или за отчетный период времени может быть зафиксировано, зарегистрировано несколько хозяйственных операций.

Например: лимитно- заборная карта ( обычно выписывается отделом снабжения или на стройках плановым отделом или производственно- техническим). Этим документом оформляется отпуск сырья, материалов, запчастей на выполнение сторительно- монтажных работ, ремонтных работ и пр. В этом документе по датам отпуска в течении отчетного периода( обычно месяц) фиксируется отпуск ценностей. По окончании отчетного периода подсчитываются общие итоги.

Первичные - документы, которые оформляются в момент совершения хозяйственной операции( кассовый ордер, накладная на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ)

Сводные - которые составляются на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей.

Например:

1. Отчет кассира. Т.е. о окончании рабочего дня кассир на основании первичных документов( ПКО, РКО) составляет отчет кассира по кассовой книге.

2. Банковская выписка.

3. По месту составления бывают:

• внутренние

• внешние

• служебные

Внутренние- выписываются на данном предприятии.(заявление о приеме на работу – внутренний документ)

Внешние- предприятие получает от других юридических или физических лиц