Аналитический учет в системе "1С: Предприятие" может быть организован при помощи специального механизма субконто. Субконто называется объект аналитического учета. Видом субконто называется множество однотипных объектов аналитического учета (например, основные средства).
Аналитический учет при помощи субконто можно вести по любому счету или субсчету. Для этого при настройке рабочего плана счетов к требуемому счету или субсчету "прикрепляется" нужный вид субконто. К каждому счету или субсчету можно прикрепить до 5 разных видов субконто.
При использовании такого подхода можно разработать рабочий план счетов в каждой коммерческой организации для автоматизированного ведения бухгалтерского учета с использованием системы "1С: Предприятие".
7. Порядок проведения инвентаризации
Обеспечение требований к бухгалтерскому учету возможно в результате полноценной реализации элементов метода бухгалтерского учета, в том числе инвентаризации. С помощью данных, полученных на основе инвентаризации имущества и обязательств организации (видов кредиторской задолженности), обеспечивается полное соответствие записей в системе бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию учетных объектов и, следовательно, достоверное представление сведений в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Инвентаризация имущества и обязательств проводиться в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49.
Несмотря на использование в бухгалтерском учете документирования всех совершаемых хозяйственных операций, соответствие учетных и фактических данных не всегда обеспечивается из-за действия объективных причин. Ими являются совершенные хозяйственные операции, не поддающиеся документальному оформлению в момент их возникновения:
естественная убыль ценностей в процессе хранения (усушка, утечка, розлив, утруска, испарение, раскрошка, распыл, выветривание и др.);
неточное взвешивание, измерение при поступлении или отпуске ценностей;
пересортица взаимозаменяемых материалов, продуктов, изделий, возникающая при выбытии активов (передаче в производство или хозяйственные нужды, продаже и др.);
ошибки в первичных документах на поступление и расходование ресурсов;
ошибочные записи в регистрах синтетического и аналитического учета;
злоупотребления материально ответственных лиц.
Для устранения расхождений между фактическими данными и сведениями о стоимости имущества и обязательств организации, отраженными в бухгалтерском учете, проводится периодическая проверка их в натуральной форме (для имущества) и сверка расчетов (по обязательствам). Проверка имущества посредством подсчета, описания, измерения, оценки, сличения полученных данных в натуральном или стоимостном измерениях с данными текущего учета в целях контроля его сохранности называется инвентаризацией.
Роль инвентаризации не ограничивается проверкой фактического наличия ценностей. В процессе инвентаризации имущества проводятся следующие мероприятия:
организуется контроль за соблюдением требований в деятельности материально ответственных лиц по сохранности ресурсов (правил составления, оформления и представления первичных учетных документов, правил приемки, хранения и отпуска ценностей и др.);
упорядочивается складское хозяйство (проверяется состояние складских помещений, порядок хранения ценностей, качество весоизмерительного хозяйства и др.);
устанавливаются качественные характеристики материальных ресурсов: выявляются залежалые и неиспользуемые ценности, имущество, полностью или частично потерявшее первоначальные свойства, неходовые и не пользующиеся спросом готовые изделия и др. На основе полученной информации принимаются меры по их переоценке, продаже или использованию для других нужд;
выявляются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства;
проверяется соблюдение правил содержания и эксплуатации основных средств.
В ходе инвентаризации расчетов с юридическими и физическими лицами проводятся следующие мероприятия:
выявляется соблюдение правил расчетов с физическими лицами (подотчетными лицами, с работниками по оплате труда, с депонентами);
оценивается соблюдение расчетно-платежной дисциплины (по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и подрядчиками, с учредителями и др.);
оценивается работа по выявлению и предотвращению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности всех видов, пропуска сроков исковой давности.
Порядку проведения инвентаризации производиться согласно ст. 11 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC05C1F4684D9615A841F4082467378B1EA1B245A28ECE3MDuEG> Закона N 402-ФЗ. Так, согласно ее положениям инвентаризации подлежат активы и обязательства.
При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.
Проведение инвентаризации является обязательным, согласно п. 27 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC65D1A448FD9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDEBMDuFG> Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Согласно его положениям проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, а библиотечных фондов - 1 раз в 5 лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. При этом излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
Проводимые инвентаризации имущества и финансовых обязательств классифицируются по следующим основным признакам:
по основаниям проведения;
по объему проверки;
по полноте охвата имущества и обязательств;
по объектам инвентаризации.
По основаниям проведения инвентаризации имущества и обязательств могут быть:
плановыми;
внеплановыми (внезапными).
Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с датами, установленными в приказе руководителя организации, оформляемом до начала отчетного года.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся по требованию руководителя организации или правоохранительных органов.
По объему проверки инвентаризации делятся на полные и частичные. Полные инвентаризации характеризуются тем, что они организуются по всем видам имущества и обязательств.
Проверка, охватывающая часть имущества и финансовых обязательств организации, квалифицируется как частичная инвентаризация.
По полноте охвата имущества и обязательств инвентаризации разделяются на сплошные и выборочные.
Сплошные инвентаризации охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства. Для выборочных инвентаризаций характерна проверка части имущества и обязательств организации.
Особенностями формирования первичных учетных документов, отражающих результаты инвентаризации имущества и финансовых обязательств, являются следующие.
Инвентаризационная опись основных средств формы N ИНВ-1 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A20E4MEuAG> заполняется отдельно по следующим основным средствам:
по группам основных средств производственного и непроизводственного назначения;
по объектам основных средств, находящимся на ответственном хранении, и арендованным основным средствам;
Инвентаризационный ярлык формы N ИНВ-2 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255B29EEMEu4G> заполняется в том случае, если инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись.
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных формы N ИНВ-4 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255B2BEFMEuAG> составляется отдельно по следующим запасам:
срок оплаты которых не наступил;
не оплаченным покупателями в срок;
право собственности на которые к покупателям переходит в особом порядке.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией. После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу. Данные проведенной проверки используются:
для внесения соответствующих записей в регистры аналитического и синтетического учета;
для отражения записей в промежуточной (по итогам работы за месяц) или годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Учет недостач и потерь от порчи имущества, включая денежные средства, выявленные при проведении инвентаризации, ведется на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По отношению к бухгалтерскому балансу счет является активным. По дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются:
фактическая себестоимость недостающих материально-производственных ценностей, выявленных инвентаризацией;
фактическая себестоимость полностью испорченных материально-производственных ценностей, выявленных инвентаризацией;
остаточная стоимость недостающих основных средств, выявленных инвентаризацией;
остаточная стоимость полностью испорченных основных средств, выявленных инвентаризацией;
сумма потерь по частично испорченным материальным ценностям и др.
По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" списываются:
недостачи и потери ценностей в пределах норм естественной убыли - на счета затрат на производство и расходов на продажу, когда они выявлены при хранении;
недостачи ценностей сверх величин (норм) естественной убыли и потери от порчи ценностей;
недостачи ценностей сверх величин (норм) убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостачи товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.
Списание потерь с кредита счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" обычно отражается в размерах и величинах, принятых на учет по дебету этого счета. На счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списание недостающих или испорченных материальных ценностей производится по их фактической себестоимости.
Разница между стоимостью недостающих ценностей по рыночным ценам, отраженной по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчета 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", и их стоимостью по фактической себестоимости (кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей") списывается корреспонденцией:
Дебет сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
Кредит сч. 98 "Доходы будущих периодов", субсч. 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".
По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы исчисленная и отраженная на счете 98 "Доходы будущих периодов" разница списывается:
Дебет сч. 98 "Доходы будущих периодов", субсч. 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей",
Кредит сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. 1 "Прочие доходы".
Дебет сч. 98 "Доходы будущих периодов", субсч. 4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей", Кредит сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. 1 "Прочие доходы".
Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами, или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц, отражаются записью:
Дебет сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", Кредит сч. 98 "Доходы будущих периодов", субсч. 3 "Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным в прошлые годы".
Одновременно суммы недостачи списываются следующими проводками.
Дебет сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", Кредит сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
По мере погашения задолженности выполняется следующая корреспонденция:
Дебет сч. 98 "Доходы будущих периодов", субсч. 3 "Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным в прошлые годы", Кредит сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. 1 "Прочие доходы".
8. Бухгалтерская отчетность
Бухгалтерская отчетность составляется в порядке установленном Федеральным законом от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное <consultantplus://offline/ref=58304FDCBC581BB28CECAC6AF66381C3BF1D91D62978A93ABC4771F64124760991D6EB088D3D34FDyAgFM> представление о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений. Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.