Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
) наименование документа;
) дата составления документа;
) наименование экономического субъекта, составившего документ;
) содержание факта хозяйственной жизни;
) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
) подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Указанием <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC15F1C408FD9615A841F4082M4u6G> Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" предусмотрено использование следующих документов:
а) приходных и расходных кассовых ордеров (формы N N КО-1 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A28E4MEu3G> и КО-2 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A29EEMEu7G>);
б) кассовой книги (форма N КО-4) <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A2AEFMEu3G>;
в) книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A2BE8MEu6G>;
г) расчетно-платежных и платежных ведомостей (формы N N Т-49 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B338C05E1D458C846B52DD134285492C6FB6A317255A2BEBMEu3G> и Т-53 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B338C05E1D458C846B52DD134285492C6FB6A317255A2BE5MEu1G>).
Формы первичных учетных документов определяет руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Исключение - формы учетных документов, использование которых определено законодательством о применении ККТ.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
Для оформления финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, учреждением самостоятельно разрабатываются необходимые формы документов. Право разработки указанных документов закрепляется за главным бухгалтером, который доводит порядок их заполнения до соответствующих лиц и устанавливает сроки их предоставления в бухгалтерскую службу.
Первичный учетный документ может быть составлен или на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Документ должен содержать следующие реквизиты, за исключением случаев, предусмотренных п. п. 5 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC15E1A4584D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE1MDuDG> и <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC15E1A4584D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE5MDuDG> Положения:
а) наименование документа, шестизначный номер и серию;
б) наименование и организационно-правовая форму - для организации; фамилию, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дату осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Кассовые документы. К кассовым документам относятся документы, которыми оформляются приход в кассу наличных денежных средств и выдача их из кассы, а также кассовая книга.
Согласно п. 4.1 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC15F1C408FD9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE0MDuAG> Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У) кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A28E4MEu3G>, расходными кассовыми ордерами 0310002 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A29EEMEu7G> (т.е. кассовыми документами).
Кассовая книга. В соответствии с п. 4.6 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC15F1C408FD9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE1MDu9G> Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33EC05E1C408C846B52DD134285492C6FB6A317255A2AEFMEu3G>.
4. Регистры бухгалтерского учета
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
) наименование регистра;
) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, организация обязана по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
5. Организация документооборота
Отчетность, готовящаяся для сдачи в инспекцию (в том числе и годовая отчетность по итогам очередного финансового года), формируется в целом по организации, то есть с включением показателей всех ее подразделений (п. 8 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC75B134686D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE1MDuAG> ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н). Учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений.
Бухгалтерский учет в компании, имеющей филиалы, можно вести двумя способами. Первый - централизованный, то есть учетные функции филиала исчерпываются только оформлением первичных документов, а вся остальная работа проделывается в центральном офисе. Этот вариант требует очень хорошо отлаженной системы доставки документов в головное подразделение, без нарушения сроков. Его разумно применять, если филиал не занимается активной деятельностью и количество его финансово-хозяйственных операций невелико. Второй способ - когда филиал ведет бухгалтерский и налоговый учет практически без вмешательства головного подразделения и, в частности, формирует обособленный баланс, который затем направляет в основную бухгалтерию для консолидации в целом по организации. Этот подход применяют для филиалов, которые имеют крупные обороты и большое число операций.
График документооборота. График документооборота составляется, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График оформляеться распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.
График <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33FC75E124AD18E630BD111458A163B68FFAF16255A20MEuFG> документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105).
График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.
Документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.
6. Рабочий план счетов
В соответствии с ч. 2 ст. 1 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC05C1F4684D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE3MDuEG> Закона N 402-ФЗ бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Законом N 402-ФЗ, в соответствии с требованиями, установленными Законом N 402-ФЗ, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Систему бухгалтерского учета любой организации можно рассматривать:
) с точки зрения объема и структуры информации бухгалтерского учета (как получаемой, так и обобщаемой информации);
) с точки зрения организации бухгалтерского учета.
Объем и структура бухгалтерской информации определяются объектами и задачами бухгалтерского учета.
Согласно положениям ст. 5 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC05C1F4684D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE1MDu8G> Закона N 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются:
) факты хозяйственной жизни;
) активы;
) обязательства;
) источники финансирования его деятельности;
) доходы;
) расходы;
В соответствии с пп. "в" п. 4 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC65D1A448FD9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE0MDuAG> Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, основными задачами бухгалтерского учета являются:
формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности;
обеспечение информацией для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации;
обеспечение информацией о деятельности организации и ее имущественном положении внешних пользователей бухгалтерской отчетности;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности.
Организация бухгалтерского учета закрепляется в учетной политике организации.
Согласно п. 4 <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC35E1F4781D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE0MDuBG> ПБУ 1/2008 утверждаются:
рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности; порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
методы оценки активов и обязательств;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок контроля за хозяйственными операциями;
другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета. Действующий План <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC75B134685D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE3MDuFG> счетов бухгалтерского учета и Инструкция <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC75B134685D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EEE5MDu6G> по его применению утверждены Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. На основе этого Плана <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC75B134685D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE3MDuFG> счетов организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов.
Субсчета, предусмотренные в Плане <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC75B134685D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE3MDuFG> счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане <consultantplus://offline/ref=CE122F735FA263254F0D7B219A7278B33DC75B134685D9615A841F4082467378B1EA1B245A28EDE3MDuFG> счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета, т.е. проявить достаточную долю самостоятельности при формировании субсчетов и аналитических счетов рабочего плана счетов.
Рабочий план счетов организации является наиболее важной составляющей системы бухгалтерского учета организации, поскольку классификация объектов бухгалтерского учета, положенная в его основу, определяет возможности дальнейшей детализации информации бухгалтерского учета.
Планы счетов в системе "1С: Предприятие" поддерживают многоуровневую иерархию "счет - субсчета". План счетов может включать неограниченное число синтетических счетов. К каждому синтетическому счету может быть открыто неограниченное количество субсчетов. Каждый субсчет может иметь свои субсчета - и так далее.