Інформаційне
забезпечення діяльності рекламної агенції
Зміст
Вступ
Розділ I. Теоретичні засади інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією
.1 Місце підсистеми інформаційного забезпечення менеджменту в системі управління підприємством
.2 Специфіка управлінської діяльності в рекламній агенції
.3 Властивості інформаційно-документного забезпечення системи управління рекламної агенції
Розділ 2. Аналіз інформаційних систем і методів обробки інформації в рекламній агенції
.1 Класифікація систем автоматизації управління
.2 Управління бізнес-процесами в рекламній агенції
.3 Основні вимоги до інформаційної системи в рекламній агенції
Розділ 3. Напрямки удосконалення інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією
.1 Запровадження електронного документообігу в рекламній агенції
.2 Створення і підтримка Web-сайту рекламної агенції
Висновки та пропозиції
Список використаної літератури
Додатки
Вступ
Актуальність теми дослідження. У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у зборі й переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.
Перед керуючим органом постають завдання отримання інформації, її переробки, а також генерування й передачі нової похідної інформації у вигляді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному й стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від правдивості і повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох завдань управління.
Прийняття будь-якого рішення вимагає оперативної обробки значних масивів інформації; компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки. Розв’язанням цієї проблеми займається відповідний розділ менеджменту, зокрема, інформаційний менеджмент.
Слово "менеджмент", яке має англійське походження, відоме майже кожній освіченій людині. В загальному розумінні менеджмент - це вміння досягати поставленої мети, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Водночас менеджмент (відповідним терміном в українській мові є "управління") означає функцію - особливий вид діяльності, спрямований на ефективне керівництво людьми у різноманітних організаціях, а також певну сферу людського знання, яке допомагає реалізовувати цю функцію. У більш конкретному розумінні, менеджмент - це управління в соціально-економічних системах: сукупність сучасних принципів, методів, засобів та форм управління виробництвом з метою покращення його ефективності та збільшення прибутку.
На будь-якому підприємстві, в організації, галузі, та й у світовій економіці в цілому, можна виділити три основні компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою певних комерційних операцій, організованих структур та стратегій); предметні технології (з їхньою допомогою виробляється різна продукція) та інформація, яка все це зв’язує в єдине ціле.
В науці про управління, нажаль, поки що не існує однозначного розуміння такого поняття як інформаційний менеджмент (ІМ). Тому що різні види менеджменту тісно пов’язані між собою (наприклад, документний та інформаційний), а також тому, що, як правило, менеджмент трактується як синонім "управління" і не завжди враховуються його специфічні особливості. Крім того, мода на використання іноземних термінів заважає коректному розумінню поняття "інформаційний менеджмент".
Історично склалось, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення систем, пов’язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп’ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо. На сьогоднішній день майже кожна велика фірма прагне мати таку систему (її ще також називають "корпоративною інформаційною системою" або "інформаційною платформою"). Звичайно, така система пов’язана із зовнішнім світом (Інтернет, електронна пошта тощо). З часом таке поняття інформаційного менеджменту дещо видозмінилось та розширилось. Зараз коректніше буде вважати, що інформаційний менеджмент - це те, що загалом відповідає за управління процесом взаємодії бізнесу та інформаційних технологій. Процес інформаційного менеджменту, який відбувається у сучасних організаціях, являється невід’ємною частиною процесу управління організацією та необхідним процесом для збільшення ефективності бізнес-процесів у сучасних економічних умовах. Безумовно, цей процес мають підтримувати та контролювати кваліфіковані фахівці.
Об’єктом дослідження є інформаційне забезпечення діяльності рекламної агенції.
Предметом дослідження є вивчення діяльності рекламної агенції, у якій інформаційне забезпечення займає чільне місце.
Метою дослідження є вивчення особливостей інформаційного забезпечення діяльності рекламної агенції.
Завдання дослідження включають:
) узагальнення теоретичних засад інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією;
) аналіз інформаційних систем і методів обробки інформації в рекламній агенції;
) виокремлення напрямків удосконалення інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією.
Методи дослідження: аналіз, синтез, реферування наукової літератури з обраної теми.
Структура дослідження. Курсова
робота складається зі вступу, трьох розділів з підрозділами, висновків та
пропозицій, списку використаної літератури та додатків. Її загальний обсяг
становить 49 аркушів друкованого тексту.
Розділ I. Теоретичні засади
інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією
.1 Місце підсистеми інформаційного
забезпечення менеджменту в системі управління підприємством
Менеджери організацій використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми. Вони залежать від інформації. Зазвичай люди не розрізняють інформацію і дані. Дані є характеристикою фактів і подій, джерелом інформації. Але самі по собі вони нічого не варті. Для того, щоб зрозуміти, як менеджери використовують інформацію, доцільно охарактеризувати інформаційні потреби в двох вимірах:
) рівень, на якому використовується інформація;
) тип використовуваної інформації.
Під системою інформаційного забезпечення зазвичай мається на увазі сукупність елементів забезпечення процесу управління, що дозволяє організувати своєчасне надходження необхідної кількості та якості інформації в усі управлінські ланки.
Елементами системи інформаційного забезпечення є:
) інформація;
) носії інформації (матеріальні предмети, на яких фіксується інформація);
) канали руху інформації (комунікації);
) технічні засоби перетворення інформації [1, 89].
Через те, що однією із властивостей інформації є багаторазовість використання, виникає потреба у створенні системи її збору, опрацювання, збереження й передачі. Роль інформації неоднакова на різних етапах процесу управління. В одних випадках важливі її обсяг, структура, можливості одержання, в інших - її рух, у третіх - можливості і терміни опрацювання. Вона подвійна. З розвитком виробництва її обсяг зростає. Це ускладнює інформаційні забезпечення. З іншого боку, збільшення обсягів підвищує можливість удосконалення управління на основі використання інформації, що фіксується на матеріальних носіях.
До інформаційних характеристик процесу управління належать кількість і якість інформації. Кількість або, іншими словами, обсяги інформації залежить від способів фіксації застосовуваних носіїв і технічних засобів.
Відповідно, показниками якості інформації є:
) точність - ступінь відповідності реальним значенням досліджуваних показників;
) повнота - співвідношення необхідних для процесу управління та отриманих повідомлень до моменту використання;
) актуальність - час, протягом якого інформація старіє, своєчасність її збору, опрацювання;
) цінність і корисність - ступінь відповідності поставленій меті в ситуації, що склалася [12, 56].
Між системою інформації і структурою управління в організації існує органічний взаємозв’язок і взаємозалежність. Обсяг, характер і об’єктивні потоки інформації визначають склад і взаємодію структурних підрозділів. Зайва і недостовірна інформація викликає ускладнення організаційної структури підприємства, збільшення трудових витрат управлінського персоналу. Погано організовані, уповільнені потоки інформації призводять до дублювання функцій, зниження відповідальності керівників і виконавців, порушення ритму функціонування системи управління.
Водночас багатоланковість у структурі управління, надмірне дроблення підрозділів, нечітка координація і зв’язок між ними не дозволяють налагодити ефективну, гнучку, динамічну систему інформації. Управлінська ієрархія може розглядатися як структура центрів прийняття рішень (комунікаційних центрів), з яких директивна, розпорядча інформація передається на рівень виконання рішень і до яких від виконавчого рівня йде зустрічний потік інформації. Обсяг інформації, що проходить у системі, тісно пов’язаний зі ступенем централізації процесів прийняття рішень. У багаторівневій системі рішення, що приймаються на вищих рівнях управління, торкаються більше комунікаційних центрів, ніж ті, які приймаються на нижчих рівнях. Занадто сильна централізація може перевантажити систему і створити затори в потоках інформації.
Ця проблема загострюється із зростанням управлінської вертикалі і може значно знизити швидкість прийняття рішень, а також пристосованість організації до мінливих умов функціонування. До того ж, при проходженні інформації через безліч адміністративно-управлінських ланок нерідко відбувається її перекручення.
Інформаційна система підприємства має такі властивості:
) потоки інформації в системі управління, як правило, є більш складними і розгалуженими, ніж матеріальні потоки, пов’язані з безпосереднім виробничим або торговельним процесом;
) жодна з функцій управління не може забезпечити підтримку заданих параметрів усієї системи без налагодженого постійного прямого і зворотного зв’язку потоків інформації;
) інформаційна система є невід'ємною органічною частиною всієї системи управління, що забезпечує комплексність, ефективність взаємодії і взаємозв’язок усіх ланок підприємства [13, 46].
Якщо порівняти інформаційні потоки, об’єктивно зумовлені процесом нормального функціонування тих або інших систем управління, з фактичним станом, що склався в структурах управління підприємством, то в багатьох випадках можна виявити наступні негативні явища:
) паралельність проходження однакової інформації. Ті самі дані і показники надходять у різні підрозділи та обробляються ними, а іноді навіть різними частинами одного підрозділу. Зв’язок між службами щодо систематичного обміну плановою, звітною й аналітичною інформацією не завжди упорядкований;
) відсутність єдності при формуванні інформації. Кожний підрозділ використовує свої планові і звітні показники, нормативно-довідкові дані, форми документів, маршрути їхнього руху;
) невпорядкованість і нерегулярність інформаційних потоків;
) повторюваність інформації. Нерідко ті самі масиви і види інформації надаються у вищі органи підприємства неодноразово (щодня, щомісяця, раз у квартал). Це переважно послідовно повторювані потоки інформації;
) запізнення інформації. Швидкість опрацювання інформації наполовину ручним способом так відстає від ритму виробничого або торговельно-технологічного процесу, що найчастіше ця інформація не може бути використана. Недостатня оперативність при зборі та опрацюванні інформації ускладнює прийняття рішень по відхиленнях у процесі виробництва та торгівлі. Це знижує ефективність управлінської діяльності. Тим часом загалом час на передачу, опрацювання інформації та прийняття рішення в будь-якому випадку повинен бути меншим, ніж час, протягом якого можуть відбутися необоротні процеси на керованих об’єктах. Відсутність систематизованої облікової інформації, обмеженість оперативного аналізу показників роботи підрозділів підприємства унеможливлюють в прийнятний термін різноманітні розрахунки, пов’язані з прийняттям управлінських рішень. Одноваріантні рішення відбивають лише деякий фіксований рівень використання ресурсів;
) недостатня надійність і повнота інформації. У багатьох випадках відсутність однакових вимог до умов збору інформації, а також регулярного, добре організованого обліку і звітності призводить до одержання випадкових даних, що не відображають реального стану справ. Через перевантаженість працівників обчислювальними роботами допускаються помилки у розрахунках, а потім і в прийнятих рішеннях. Їх виявлення та виправлення вимагає додаткових зусиль і часу;
) зайві обсяги інформації. Зайва кількість планово-обліково та іншого видів інформації часто є наслідком невпорядкованості даних. Як наслідок, кваліфіковані фахівці відволікаються на пошук і опрацювання даних, показників і документів, не завжди викликаних необхідністю. Великий обсяг документів, що циркулює усередині фірми, часто свідчить про недостатньо чітке розмежування функцій і відповідальності за їх виконання. Це породжує тяганину, зайві витрати праці управлінського персоналу та збільшує час, необхідний для прийняття рішень;
) непорівнянність інформації. Різні
періоди одержання та опрацювання даних у різних підрозділах підприємства часто
не дозволяють провести достовірний порівнянний аналіз планових і звітних показників.
.2 Специфіка управлінської
діяльності в рекламній агенції
Управлінська праця - це планомірна діяльність працівників адміністративно-управлінського персоналу, спрямована на організацію, регулювання, мотивацію і контроль за роботою співробітників організації. Зміст управлінської праці залежить від його об’єкта і визначається структурою виробничих процесів, прийомами праці, її технічним оснащенням, а також взаєминами, що виникають у процесі виконання управлінських функцій.
Праця менеджера в рекламній агенції відрізняється від праці інших працівників апарату управління системами. Вона має творчий характер. Менеджер повинен постійно з власної ініціативи шукати шляхи забезпечення ефективної роботи керованої системи і мобілізувати на це її персонал.
Менеджер - це перш за все організатор роботи тієї чи іншої системи. Перед ним завжди стоїть завдання об’єднати персонал в єдине ціле й визначити стратегічні напрямки її діяльності, скоординувати роботу функціональних підрозділів і безпосередніх виконавців. У процесі організації праці менеджер в рекламній агенції виконує такі функції, як прогнозування, організація, планування, облік, контроль та регулювання. У керованій системі він є не тільки організатором, але й вихователем персоналу. Для цього менеджер застосовує відповідні принципи та методи впливу на людей.
В умовах ринкової економіки різко підвищуються вимоги до менеджерів. Вони повинні постійно працювати над собою щоб демонструвати в процесі виконання своїх функцій високі професійні та особисті якості. Аналіз процесу управління підприємством дає можливість виокремити дві взаємопов’язані складові: функціонально-технологічну й організаційно-людську. Щодо функціонально-технологічного аспекту управління, то він є об'єктом вивчення таких дисциплін, як технологія, організація, маркетинг тощо. Організаційно-людський аспект, який є об’єктом вивчення менеджменту, виходить з потреби цілеспрямованості, узгодженості роботи членів колективу [17, 134].