Інформаційно-пошукові системи (ІСП) орієнтовані на розв’язування задач пошуку інформації. Змістова обробка інформації у таких системах відсутня. В інформаційно-довідкових системах (ІДС) за результатами пошуку обчислюють значення арифметичних функцій. Інформаційно-управляючі системи (відомі ще під назвою "автоматизовані системи організаційного управління") являють собою організаційно-технічні системи, які забезпечують вироблення рішення на основі автоматизації інформаційних процесів у сфері управління. Ці системи призначені для автоматизованого розв’язування широкого кола задач управління. До інформаційних систем нового покоління належать системи підтримки прийняття рішень та інформаційні системи, побудовані на штучному інтелекті (інтелектуальні ІС).
СППР - це інтерактивна комп’ютерна система, яка призначена для підтримки різних видів діяльності при прийнятті рішень із слабоструктурованих або неструктурованих проблем. Інтерес до СППР, як перспективної галузі використання обчислювальної техніки та інструментарію підвищення ефективності праці у сфері управління економікою, постійно зростає. У багатьох країнах розробка та реалізація СППР перетворилася на частину бізнесу, яка швидко розвивається.
інформаційний управління рекламний агенція
2.2 Управління бізнес-процесами в
рекламній агенції
Насамперед варто зазначити, що за сучасних умов мінливого бізнес-середовища головним завданням підприємства стає швидке реагування на зміни і відповідне впровадження адекватних заходів в організації і веденні власної підприємницької діяльності. Для вирішення цієї проблеми необхідно переглянути концептуальні основи вітчизняного менеджменту якості. Динамізм змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі, та вимоги сучасної парадигми управління якістю вимагають від підприємств упровадження систем менеджменту якості, які базуються на системно-інтегрованих (процесних) засадах. Це передбачає перехід від управління якістю продукції та окремих дискретних операцій на підприємстві до управління якістю бізнес-процесів, а також використання превентивних методів менеджменту якості. Метою управління якістю бізнес-процесів на підприємстві стає як підвищення споживчої цінності продукції для максимального задоволення споживачів, так і підвищення ефективності процесів закупівлі, виробництва та збуту за умови забезпечення зниження вартості кінцевого продукту. Оптимізація якості бізнес-процесів в рекламній агенції в умовах трансформаційної економіки стає головним фактором забезпечення конкурентоспроможності [17, 235].
Під бізнес-процесом у широкому значенні розуміється структурована послідовність дій з виконання певного виду діяльності на всіх етапах життєвого циклу предмета діяльності - від створення концептуальної ідеї через проектування до реалізації і результату (здача в експлуатацію об’єкта, постачання продукції, надання послуг, закінчення певної фази діяльності), тобто певний системно-замкнений процес.
Управління бізнес-процесами в рекламній агенції - це сукупність методів і засобів впливу суб’єктів управління підприємства шляхом планування, організовування, мотивування та контролювання на розробку продуктів, маркетинг і збут, постачання, виробництво, сервіс, доставку, забезпечення з метою задоволення вимог клієнтів та підвищення ефективності господарювання підприємства. Єдиною метою бізнес-процесу в рекламній агенції є задоволення вимог клієнтів, яких можна розділити на п’ять різних типів: перший тип - це первинні клієнти, ті, які одержують первинний вихід; другий тип складають вторинні клієнти, що знаходяться поза процесом і одержують вторинні виходи, третій тип - непрямі клієнти, що не одержують первинного виходу, але є наступними в ланцюжку, тому пізніший за часом вихід відображається на них. Четвертий тип клієнтів - зовнішні клієнти (за межами підприємства), які одержують вихід процесу, - агенти, інші підприємства тощо. Нарешті, існують зовнішні непрямі клієнти, споживачі (п’ятий тип). Ці категорії необов’язково присутні кожна окремо, можуть бути випадки, коли вони перетинаються.
Основні категорії бізнес-процесів, що найчастіше трапляються в рекламній агенції, наступні:
) розробка продуктів - охоплює процеси обробки вимог, потреб і очікувань замовників і розробки продуктів і послуг, що задовольняють цим вимогам;
) маркетинг і збут - реклама та інші види просування товарів, ціноутворення, пакування і документація. Процеси збуту включають залучення нових і обслуговування наявних замовників, а також усі процеси, пов’язані з продажем товарів;
) постачання - полягає у придбанні матеріалів і послуг;
) виробництво - процеси, що перетворюють входи, отримані від процесу постачання, у виходи, що пропонуються для збуту. В обслуговуючих організаціях включає процеси, за допомогою яких замовнику надаються послуги;
) сервіс - усі післяпродажні види діяльності, що виконуються для обслуговування, ремонту, відновлення і модернізації проданих раніше продуктів;
) доставка - процеси з перевезення і доставляння продуктів до замовника;
) управління - процеси стратегічного управління, бізнес-планування і фінансового контролю;
) забезпечення - процеси, що забезпечують управління персоналом, юридичний супровід, відповідність вимогам охорони навколишнього середовища, охорони праці і техніки безпеки, а також утримання будівель, підготовку персоналу та інші внутрішні процеси [17, 345].
У рекламній агенції можна виокремити два основних взаємозалежних метапроцеси. По-перше, метапроцес управління бізнес-процесами чітко виявляється в організаціях, що усвідомили необхідність і перейшли до цілеспрямованого управління своїми бізнес-процесами. Цей метапроцес спрямований на досягнення режиму відмовостійкої роботи організації; про такі підприємства кажуть, що вони працюють, "як годинник". По-друге, метапроцес удосконалення бізнес-процесів на більшості підприємств хоча й існує під тиском зовнішніх обставин, але здійснюється неорганізовано (стихійно). Лише ті організації, що включають удосконалення бізнес-процесів у свою стратегію, розробляють методологію і техніку здійснення змін, відслідковують їхнє впровадження й успішно переборюють бар’єри організаційних змін, можуть говорити про управління цим найважливішим метапроцесом. Виконуючи цей метапроцес, організація, подібно до живого організму, через саморозвиток і самовдосконалення знаходить свій власний шлях у конкурентній боротьбі.
Розрізняють якісні і кількісні параметри бізнес-процесу. Якісними параметрами процесу прийнято вважати результативність, ефективність і адаптивність. Результативність описує співвідношення отриманого результату і того, чого хочуть або очікують замовники. Результативність можна підвищити через поліпшення якості продуктів або послуг (виходів), які підприємство поставляє на ринок. Залежно від ситуації результативність може бути підвищена шляхом перепроектування процесів або продуктів і послуг.
Ефективність показує те, наскільки добре виконуються процеси. Більша ефективність може бути досягнута тільки через покращення процесів. Основними показниками оцінки ефективності бізнес-процесів є: кількість реалізованої за певний період продукції заданої якості, кількість споживачів продукції, кількість типових операцій, які необхідно виконати при виробництві продукції за визначений інтервал часу, витрати на виробництво продукції, тривалість виконання типових операцій, капіталовкладення у виробництво продукції.
Адаптивність свідчить про те, наскільки добре процес здатний реагувати на зміни в навколишньому середовищі. До кількісних параметрів бізнес-процесу відносяться продуктивність, тривалість, вартість, кількість входів і виходів: продуктивність - це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході; тривалість - це час, який необхідно для виконання процесу, або, іншими словами, проміжок часу між початком процесу і його завершенням; вартість процесу - це сукупність усіх витрат у грошовому виразі, які необхідно здійснити для однократного виконання процесу.
Управління змінами бізнес-процесів у рекламній агенції в контексті реалізації стратегії повинне включати наступні етапи:
) визначення ключових факторів успіху для реалізації стратегії;
) визначення системи стратегічних змін та ключових стратегічних змін;
) визначення, опис та регламентація бізнес-процесів організації з метою формалізації існуючої моделі бізнесу;
) узгодження ключових бізнес-процесів та ключових факторів успіху;
) аналіз та ранжування бізнес-процесів;
) визначення напрямків та змісту змін бізнес-процесів;
) формування повного переліку документації для управління - регламенти,посадові інструкції, положення;
) управління реалізацією змін бізнес-процесів [13, 77].
Таким чином, ефективне управління
бізнес-процесами в рекламній агенції, пов’язане із тактикою та стратегією,
дозволяє оптимізувати використання ресурсів підприємства, забезпечує необхідний
успіх у конкурентній боротьбі на ринку.
.3 Основні вимоги до інформаційної системи в рекламній агенції
При виборі інформаційної системи потреби бізнесу повинні бути конвертовані в технічні і економічні вимоги до інформаційної системи, сформульовані у відповідних термінах:
) функціональні можливості;
) сукупна вартість володіння;
) перспективи розвитку, підтримки і інтеграції;
) технічні характеристики.
Під функціональними можливостями слід розуміти відповідність автоматизованої системи тим основним бізнес-функціям, які існують або плануються до запровадження в рекламній агенції:
) якщо метою організації є мінімізація фінансових втрат за рахунок оптимізації і спрощення бухгалтерського обліку, то вибрана система повинна забезпечувати автоматизацію процесу ведення бухгалтерського обліку;
) якщо вимагається досягти конкурентної переваги за рахунок скорочення термінів розробки нових видів продукції, то одне з рішень може полягати у виборі системи (САПР - система автоматизації проектних робіт) [1, 67].
Стратегія розвитку бізнесу і контекстний опис бізнесу повинні міститися в стратегічному плані автоматизації рекламної агенції. Опис існуючих бізнес-процесів та інформаційних потоків підприємства, його організаційної структури і прийнятих технологій робіт дозволяє визначити, чи можна здійснити зміни в організації після впровадження даної інформаційної системи і наскільки легко це може бути зроблено.
Під сукупною вартістю володіння розуміється сума прямих і непрямих витрат, які несе власник системи за період життєвого циклу останньої. При виборі нової інформаційної системи необхідно оцінити сукупну вартість володіння для кожного пропонованого варіанту і витрати, які повинні включати:
) час життя існуючої в рекламній агенції системи;
) час проектування нової системи;
) час на закупівлю і упровадження елементів нової системи;
) термін повернення 90% вкладених інвестицій за рахунок прибутку від експлуатації цієї системи.
Всі витрати на створення інформаційної системи в рекламній агенції повинні оцінюватися як частина інвестицій. Ці разові витрати можуть включати такі складові, як проектування системи, програмування, тестування системи, ревізія системи, придбання устаткування, розробка і зміна керівництва, навчання і пересування у зв'язку з установкою, тестуванням і паралельним запуском системи.
Перспективи розвитку і підтримки в основному визначаються постачальником рішення і тим комплексом стандартів, який закладений в систему та її компоненти. Стійкість постачальника рішення і постачальників окремих компонентів визначається в першу чергу часом існування їх на ринку і часткою ринку, яку вони займають. Важливим чинником є форма, в якій існують на ринку: наявність мережі сертифікованих центрів технічної підтримки, авторизованих учбових центрів, "гарячих ліній для консультацій".
До технічних характеристик системи в рекламній агенції належать наступні:
) архітектура системи;
) масштабованість;
) надійність, особливо в частині виконання критичних бізнес додатків;
) здатність до відновлення при збоях устаткування;
) наявність засобів архівації і резервного копіювання даних;
) засоби захисту від навмисних і ненавмисних технічних нападів [12, 50].
Технічні характеристики впливають на такі параметри системи, як можливість нарощування при необхідності функціональних можливостей і збільшення кількості користувачів.
Окремо розглянемо інші можливі вимоги до інформаційної системи:
) пошук інформації і зручність роботи користувачів. Простота і зручність роботи іноді можуть виявитися вирішальним чинником при виборі системи, особливо якщо порівнюється декілька практично аналогічних програмних продуктів. Крім того, даний критерій побічно свідчить про кваліфікацію компанії-розробника;
) гнучкість системи є важливим критерієм її вибору в тому випадку, якщо рекламна агенція не збирається стояти на місці, тобто якщо воно планує розвиватися, удосконалювати свою діяльність або просто функціонує в умовах постійної зміни зовнішніх умов (наприклад, вітчизняного законодавства). Відсутність гнучкості у системи приводить до необхідності постійного залучення дорогих фахівців фірми-розробника або компанії-інтегратора для налаштування системи автоматизації управління рекламною агенцією під змінні потреби діяльності. Таке положення може звести нанівець весь фінансовий ефект від упровадження системи;
) легкість запровадження існує у випадку, якщо рекламна агенція жорстко обмежена в кінцевих термінах і силах, необхідних для приведення системи в робочий стан. Проте забувати про цей критерій не можна, інакше запровадження автоматизованої системи ризикує перетворитися на нескінченний процес;
) кількість запроваджень системи є серйозним аргументом, який допомагає прийняти остаточне рішення при виборі системи автоматизації. Так, якщо система не привернула уваги жодного з підприємств (а бажано, щоб вона була запроваджена в рекламній агенції аналогічного профілю), це повинне принаймні насторожити. А якщо система упроваджена, то спілкування з персоналом організації, в якої вона успішно експлуатується, дозволить уникнути можливих помилок [13, 54].
Визначаючим критерієм є функціональна повнота, тобто частка можливостей системи, що використовуються клієнтом, за витрачені їм гроші. Вибір системи, яка володіє обмеженим набором можливостей, приведе до того, що підприємство через деякий час буде вимушено затрачувати набагато великі зусилля на рішення частини проблем, що залишилася. Тому єдиним правильним виходом з даної ситуації є розгляд функціональних можливостей систем автоматизації управління в рекламній агенції в світлі прийнятої стратегії організації і, зокрема, стратегії автоматизації.
При виборі інформаційної системи в
рекламній агенції необхідно бути готовим до проведення реорганізації
підприємства, що зв'язано з додатковими витратами часу і засобів. Успіх
реорганізації в першу чергу визначається позицією керівництва. Вибір системи
автоматизації управління в рекламній агенції - це непроста задача, складність
якої може зростати із зростанням масштабів підприємства, і здійснювати його
повинні кваліфіковані фахівці відповідно до реальних потреб підприємства.
Розділ 3. Напрямки удосконалення
інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією
.1 Запровадження електронного
документообігу в рекламній агенції