Материал: 5215

Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.

Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме

Конструктор:

команду ФАЙЛ/Настройка печати;

нажать кнопку Дополнительно;

в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)

Создание простого отчета

Задание 1. Создать табличный отчет, модифицировав запрос на выборку, подготовленный в задании 1 главы 2, которому было присвоено имя Выборка 1. Отчет должен включать следующие столбцы:

Наименование факультета;

№ группы;

№ специальности;

ФИО; № зачетки.

Технология

1.Модифицировать запрос Выборка 1, открыв его в режиме конструктора и заменив поле Наименование специальности на поле

Номер специальности, а поле Номер факультета на поле Наименование факультета.

2.На вкладке Отчеты в окне базы данных щелкнуть по кнопке

Создать.

3.В окне Новый отчет выбрать Мастер отчетов и в качестве источника данных – запрос Выборка 1. Щелкнуть по кнопке Ok.

4.В окне Создание отчета выполнить следующие шаги:

выбрать все поля запроса в заданной по условию последовательности;

выбрать тип представления данных по факультету; добавить уровень группировки по № специальности;

52

выбрать порядок сортировки по полю ФИО;

выбрать макет ступенчатый;

выбрать тип заголовка спокойный;

присвоить имя отчету Отчет табличный;

нажать кнопку Готово. Просмотреть отчет. Уменьшить масштаб отображения.

5. Перейти в режим конструктора. Выполнить редактирование заголовка отчета. Ввести названия столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

Рис. 21. Откорректированный табличный отчёт в режиме конструктора

6.Переместить поля в области данных в соответствии с расположением заголовков столбцов в области верхнего колонтитула.

7.Изменить заголовок отчета, введя текст: «Список студентов по факультетам и специальностям».

8.Ввести надпись в нижний колонтитул: «Ведомость составил:».

53

9. Закрыть и сохранить отчет.

Группировка данных в отчёте

Задание 2. Создать отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос на выборку, подготовленный в задании 7 главы 2 с именем Запрос с вычисляемым полем. В отчете необходимо подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчет должен содержать поля:

№ специальности;

№ группы;

Фамилия; № зачетки.

Рис. 22. Отчёт с группировкой в режиме конструктора

54

Технология

1.Создать с помощью мастера новый отчет на основании указанного выше запроса. Включить в запрос необходимые поля в заданном порядке.

2.В окне создания отчета выполнить следующие шаги:

выбрать тип представления данных – по таблице Студент;

добавить уровни группировки по специальности и группе;

настроить режим сортировки в алфавитном порядке фамилий и, щелкнув по кнопке Итоги, включить флажки Sum и показать данные и итоги;

выбрать макет отчета Структура 1;

выбрать Сжатый стиль заголовка;

Нажать кнопку Готово и просмотреть отчет.

3. Закрыть отчет и сохранить его под именем Отчет с группировкой.

4. Выполнить редактирование отчета, используя режим конструктора. Отредактировать заголовок отчета, ширину столбцов. Изменить шрифты отдельных элементов отчета. Заменить слово sum в итоговых строках на слово Всего. Изменить ширину полей с итогами.

Рис. 23. Откорректированный отчёт с группировкой

55

Формирование перекрестного отчёта

Задание 3. Создать перекрестный отчет, используя таблицу Общая Ведомость, созданную в главе 3. Отчет должен иметь следующие столбцы:

№ группы

ФИО студента;

№ зачетки;

Наименование дисциплины 1;

Наименование дисциплины 2;

Средний балл.

В столбцах с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце Средний балл для каждой строки должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам сдачи 2-х экзаменов.

Вычислить в отчете средний балл по группе студентов и по академии в целом.

Технология

1. С помощью мастера создать перекрестный запрос по таблице Общая ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 2-м дисциплинам.

Для этого:

выбрать поля Номер группы, Фамилия, № зачетки в качестве заголовков строк;

выбрать поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

снять флажок Да для вычисления итоговых значений для каждой строки;

выбрать для вычислений поле Оценка и функцию вычисления First (Первый);

сохранить запрос, присвоив ему имя Запрос для отчета по среднему баллу.

56