Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "Касторама рус"

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................... 9

1. Аналитическая часть ......................................................................................... 13

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и

предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ......................................... 13

1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ............................... 13

1.1.2. Организационная структура управления предприятием ..................... 14

1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............... 16

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование

необходимости автоматизации ............................................................................ 19

1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика

существующих бизнес процессов .......................................................................... 19

1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее

описание .................................................................................................................... 26

1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники

для решения задачи .................................................................................................. 27

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации

«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ...................................................................................... 29

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ............. 29

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ........................ 31

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации

задачи ...................................................................................................................... 33

1.4. Обоснование проектных решений ............................................................ 34

1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному

обеспечению .......................................................................................................... 34

1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению . 35

1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ... 37

2. Проектная часть ................................................................................................. 39

2.1. Разработка проекта автоматизации ......................................................... 39

2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 39

2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ......... 49

2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства

обеспечения информационной безопасности и защиты информации ............ 51

2.2. Информационное обеспечение задачи ..................................................... 52

2.2.1. Информационная модель и её описание ............................................... 52

2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной

информации ........................................................................................................... 54

2.2.3. Характеристика результатной информации ......................................... 55

2.3. Программное обеспечение задачи ............................................................ 56

2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................. 56

2.3.2. Характеристика базы данных ................................................................ 58

2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 61

2.3.4. Описание программных модулей .......................................................... 63

2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание ................ 67

3. Обоснование экономической эффективности проекта ............................... 77

3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической

эффективности .................................................................................................... 77

3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта ......... 85

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 90

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................. 92

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ...................................................................................................... 95

ВВЕДЕНИЕ

Современный подход к управлению организацией основан на управлении

процессами. Бизнес-процессы организации представляют собой совокупность

действий, которые должны осуществляться в определенном порядке для того,

чтобы достигнуть конечные цели организации. Некоторые бизнес-процессы

представляют собой рутинные операции. Рутинные операции – это типовые

ежедневные действия сотрудника, которые обладают высокими трудозатратами,

при этом они являются неизбежными в выбранном виде деятельности.

Рутинные операции являются трудозатратными для организаций. Чтобы

снизить трудозатраты, необходимо оптимизировать такие операции для

последующей автоматизации. Это помогает организовать эффективную

коммуникацию с клиентами и обеспечить связь между отделами предприятия.

Одним из видов рутинных операций является формирование

документооборота предприятия. Формирование документооборота называют

документационным обеспечением управления (ДОУ). ДОУ является

неотъемлемым компонентом деятельности предприятия, поскольку все

необходимые данные, которые используются в процессе управления

предприятием, подлежат документированию. Поэтому необходимо организовать

хранение документов для быстрого поиска и исключения утери документа.

Также оптимизации подлежит работа с документацией с целью

минимизации временных затрат на работу с документами. Для обеспечения

сохранности, доступности и оперативной обработки документов используются

системы электронного документооборота (ЭДО).

Задачей подразделения организации, отвечающей за формирование

документооборота, является организация обработки документов так, чтобы

любой сотрудник предприятия мог в любой момент времени получить

оперативный доступ к документам или нужной информации. В большей части

предприятий документооборот ведется на бумажных носителях. Поэтому с

увеличением объема документооборота снижается скорость его обработки.

Также подразделения, ответственные за формирование документооборота,

осуществляют контроль выполнения заданий и поручений. Для этого необходимо

применять современные методы работы с документами.

Руководство организаций осуществляют следующие действия при работе с

документами:

 принятие управленческих решений, основываясь на информации,

содержащейся в документах;

 контроль выполнения управленческих решений.

В процессе принятия управленческих решений руководителям организаций

необходимо обеспечить оперативный доступ к нужным документам. Поскольку

выборка данных из документов является трудозатратным процессом, появляется

необходимость в оптимизации документооборота.

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для

автоматизации сбора необходимых данных из массива документов. Для этого

применяются различные системы классификации и поиска по документам.

СЭД позволят пользователям контролировать исполнение документа и

передавать сотрудникам организации поручения по каждому документу. Когда

поручение передано, сотрудник получает уведомление, в котором содержатся

распоряжения относительно документа. Также система напоминает пользователю

о приближении сроков выполнения документов и поручений. Руководители могут

формировать отчеты, которые содержат данные о процессе выполнения

документа.

В малых предприятиях, а также организациях среднего бизнеса

отсутствуют подразделения, отвечающие за формирование документооборота.

Документооборот в таких организациях формируется секретариатом. Внедрение

СЭД в работу секретаря обладает следующими преимуществами:

 легкость и быстрота поиска по документам;

 контроль состояния исполнения документа;

 оперативность поиска необходимых документов;

 повышение качества выборки по документам;

 минимизация временных затрат на подготовку, согласование и

утверждение итоговых документов.

Для СЭД важным компонентом является интеграция с другими

автоматизированными системами, используемыми на предприятии. К таким

системам относятся системы, управляющие ресурсами предприятия и финансово-

бухгалтерские учетные системы. В процессе интеграции с другими

информационными системами используются другие методы обработки данных,

поскольку в информационных системах данные хранятся и обрабатываются в

структурированном виде. В отличии от них СЭД обрабатывается данные в виде

текстов и разнообразных файлов. Такие данные не являются

структурированными.

Внедрение СЭД в бизнес-процессы финансового планирования и

бухгалтерского учета позволяет организациям достичь следующих показателей:

 Повышение оперативности обработки документов;

 Минимизация потери или порчи документов;

 Минимизация трудозатрат на выборку данных.

Для организации в целом применение СЭД в финансово-бухгалтерских

бизнес-процессах позволит добиться снижения трудоемкости бизнес-процессов

формирования документов, для того, чтобы финансово-бухгалтерские

подразделения предприятия могли сосредоточиться на повышении качества учета

и подготовки отчетности.

На основании вышеперечисленного можно заключить, что системы

электронного документооборота могут быть внедрены во все структурные

подразделения предприятия. Они позволяют снизить трудозатраты на подготовку

документооборота, поиск данных и повысить контроль исполнения документов и

управленческих решений.

Актуальность выбранной темы заключается в применении

информационных технологий для автоматизации процесса формирования

документооборота организации.

Объектом исследования является ООО «Касторама РУС».

Предметом исследования является процесс формирования

документооборота.

Целью работы является автоматизация документооборота организации

«Касторама РУС».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие

задачи:

1. Провести анализ предметной области.

2. Дать характеристику объекту исследования.

3. Охарактеризовать комплекс задач объекта исследования.

Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1434

Смотрите также:

_3 тема - Диффузия
_Роджерс Карл, Брак и его альтернативы
'Заповит' Рейнгольда Глиэра: стилистические особенности
'Создание и продвижение интернет - платформы реферальной системы' на примере компании Бартер–кард
[БИЛЕТЫ] IMK №3
[ТЕСТЫ] ИМК №1 по физиологии (база 1 семестр и на экз)
[ТЕСТЫ] Спланхнология
+ Проблемы криминологии. Курс лекций
00363
00601