Дипломная работа: Автоматизация управления проектами студии ТОО "Black and white"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
16
• Ведение архива документации, в том числе и по выполненным
проектам.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Рассмотрим процесс разработки п роектов (Рис. 1.7).
Рис. 1.7 Характеристика проце сса разработки проектов
Разработка проектов включает в себя ведение п рое ктов и ведение
отчетности по ним.
Ведение проекта включает в себя следующие подп роцессы (Рис. 1.8):
• Регистрация и распред ел е ние проектов;
• Непосредственное выполнение проектов, где результат
формируется в виде файлов;
• Учет выполненных работ каждым специалистом.
17
Рис. 1.8
Данный процесс также состоит из следующих подпроц ес сов (Рис. 1.9).
• Регистрация проекта, которая заключается в его записи
специальную книгу учета;
• Первичный анализ требования проекта, на основани и которого
производится выбор исполнителя для конкретного проекта с учетом также и его
загруженности;
• Распределение проектов между исполнителями, то есть назначение
специалиста для исп ол нения конкретного проекта.
При назначении п роекта формируются все требования, его касающиеся, а
также указываются сроки его выполнения. Все эти действия выполняет
менеджер проектов.
18
Рис. 1.9 Характеристика проце сса регистрации и распределения проекта
На данном этапе развития компании назрела необходи мость использовать
новые коммуникационные возможности в сфере управления проектами.
Регистрация проекта осуществляется на основании поданной клиентом
заявки. Также используются данные клиента. В ре зультат формируется
регистрационная карточка проекта, в которой указаны сведения о проекте, дата
его завершения, данные клиента, прикреплено техническое задание (при
наличии).
Далее, на основании проектной документации и регистрационной
карточки проекта осущест вляется анализ требований к проекту, в результате
чего формируется план-график выполнения проекта, в котором указаны этапы
проекта с датами их выполнения. На основании план-графика списка
имеющихся исполн ителей формируется план распределения работ между
исполнителями, в котором указаны задачи для каждого привлекаемого
сотрудн ика и срок их выполнения.
После выполнения проекта на основании плана распределения и
сделанных в нем отметок о выполнении мероприятий формируется акт
выполненных работ и отчет об их выполнении.
На основании актов выполненных работ раз в месяц формируется сводная
вед омость выполненных работ, в которой указывается наименование проекта,
19
дата приема его в работ у и дата окончания, зат ра ченн ое время, привлекаемые
исполнители .
В результате ан ализа выполненных проектов менеджером формируется
аналитическая ведомость, в которой, кроме указанных выше реквизитов,
приводятся итоговые показатели по успешности выполнени я проектов.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, распределение проектов, их выполнение и контроль
выполнения в н а стоящее время осуществляется вручную, без применения
средств автоматизации. В этом случае мн огие асп екты проекта остаются без
внимания компетентн ого руководителя, что приводит к ошибкам со стороны
отдела и влечет за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает
компания клиентам согласно договорам, но и к потере так называемого
“goodwill”(с анг.: деловая репутация, престиж, авторитет). Более того, это
приводит к еще большим затратам со стороны клиента, так как задержка сроков
сдачи проектов означает уп ущенную прибыль, а также прямые издержки
различного рода.
Графическая схема документооборота представлена на рисунке 1.10.
20
Рис. 3 Графическая схема документооборота.
Останов имся поподробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше
ситуации необходимо решить компании ТОО «Black and white»:
1. Отсутствие стандартного шаблона графика проекта;
2. Отсутствие понятной системы контроля над сроками ре ал изации
проекта;
3. Отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода
реализации проекта;
4. Отсутствие стандартной отчетности по проекту;
5. Отсутствие контроля над каждой задачей по проекту.
Проект
Действие
Исполнитель
1. Поступление заявки
Распределение
Заявка на проект
Проект
Проект
Менеджер по работе с
клиентами
Получение и выполнение
Сотрудник отдела
контроля
Контроль
Проект
Закрытие
Учет проекта
Проект
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2311