Дипломная работа: Автоматизация управления распределенной структурой складов для ООО "Европос Групп"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Рисунок 1.8 Декомпозиция процесса учета поступающих ОС
Характеристика процесса учета выдачи основных средств приведена на
Рисунке 1.9.
28
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса учета выдачи ОС
Характеристика процесса формирования отчетов приведена на Рисунке
1.10.
Рисунок 1.10 Декомпозиция процесса формирования отчетов
Оценка ОС осуществляется каждый раз при его приеме на склад или
выдачи со склада.
В результате деятельности лиц формируются следующие документы:
Накладная на выдачу ОС со склада;
Накладная на получение ОС со склада;
Журнал актов списания ОС;
Журнал движения ОС.
В результате от сотрудников предприятия требуются большие затраты
времени, имеет место нерациональное использование ресурсов, а также
отсутствие хорошо спроектированного информационного хранилища. Исходя из
этого, представляется целесообразным создание специализированной АРМ,
которая позволит автоматизировать операции, выполняемые в рамках
29
рассмотренных бизнес-процессов. Ее внедрение будет способствовать созданию
единой базы ОС, стандартизации отчетности и экономии времени сотрудников.
В процессе анализа существующей технологии работы с сотрудником
склада по учету основных средств также были выделены следующие недостатки:
Сложность составления отчетной документации;
Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
Ручная обработка информации:
Снижение эффективности работы сотрудника склада;
Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
Сложность проведения инвентаризации;
Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории движения
основных средств;
Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
Трудоёмкость формирования отчетов.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга состояния продаж в целом.
Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов
будут:
централизованное хранение данных о поступающих сообщениях;
исключение потери данных;
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
система авторизации (для диспетчеров);
30
сокращение времени оформления документов.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для устранения выявленных затруднений в работе склада необходимо
использовать средства автоматизации. Для выбора таких средств определим
вначале количество и схемы документооборота в процессе складского учета.
В процессе складского учета используются следующие основные
документы:
Счет-фактура,
Заявка на отгрузку товара,
Товарная накладная.
Учет поступившего товара ведется на основе товарных накладных, а
выдаваемого – на основе счет-фактур и накладных. Данный способ является
очень неудобным, медлительным и часто недостоверным.
Схема документооборота счет-фактуры представлена на рисунке 1.11.
Счет-фактура
Счет-фактура
Действие
Бухгалтер
Оформление
Исполнитель
Менеджер
отдела продаж
Учет
Получение
Счет-фактура
Получатель
Счет-фактура
Подпись
Рисунок 1.11 Схема документооборота счет-фактуры
31
Произведем некоторые расчеты, которые могут позволить определить
объем циркулирующей информации.
Допустим, что в день со склада получает товар от 20 до 30 покупателей.
Следовательно, менеджер отдела продаж должен каждый раз уточнить наличие
товара на складе (пользуясь внутренней телефонной связью), заполнить счет-
фактуры в трех экземплярах, передать его для проверки и регистрации в
бухгалтерию, на подпись директору и потом клиенту и на склад для реализации
– выдачи товара. Кроме того, ему необходимо оформить накладную для выдачи
товара и счет для его оплаты. Как показывает практика, наиболее затратным по
временным показателям среди описанных является процесс уточнения наличия
товара, который занимает, в зависимости от количества позиций в заказе, от 15
до 45 минут. Следовательно, большую часть своего времени менеджер тратит на
согласование своей деятельности с начальником склада. При указанном
количестве покупателей в день на это может уйти от 5 до 22 часов. Естественно,
один менеджер с таким потоком не способен справиться, что ведет к
необходимости большего количества менеджеров, что в свою очередь, влечет
больше финансовые затраты.
Такой же порядок определен и при получении товара на склад. При
большом потоке поступающего груза начальник склада затрачивает большое
количество времени на его учет, размещение и документирование этих действий.
Так как вид учета – бумажный, то поиск и выборка необходимых сведений
занимает значительное время и результат не всегда является достоверным. Такая
постановка вопроса не позволяет вести своевременный и правильный учет, ведет
к многочисленным расхождениям учетных данных, имеющегося на складе
товара и результатов проводимых ревизий, что создает путаницу в складском
хозяйстве и предпосылки для воровства.
В результате проводимой автоматизации складского учета предполагается
постоянно иметь точнейшие сведения о товаре на складе, сократить время на
уточнение сведений о нем, о размещении на складе, на передачу документов за
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2331