Статья: База данных Access

Особенности СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - офисная система управления базами данных (СУБД). Она входит в состав пакета Microsoft Office, распространяемого на коммерческой основе. Продукт ориентирован на пользователей, не имеющих специальных знаний по работе с базами данных. С его помощью создавать их и управлять ими могут даже те, кто не знаком с языком запросов SQL и другими приемами, необходимыми для работы с более сложными СУБД.

Microsoft Access оснащен интуитивно понятным интерфейсом. С помощью хорошо визуализированных элементов управления, организованных в "ленту" (меню приложения), пользователь может в графическом режиме создавать, изменять, связывать между собой, удалять следующие группы объектов:

• таблицы;
• запросы;
• формы;
• отчеты;
• модули.

Приложение оснащено и другими полезными в офисных базах данных возможностями: схема данных, которая также может быть представлена в наглядной форме, импорт данных из популярных форматов (текстовые файлы, электронные таблицы) и экспорт в них, подключение к внешним источникам данных, оснащение базы данных дополнительными возможностями с помощью специально написанных модулей на языке Visual Basic и т.п.

Рисунок 1. Основные элементы управления MS Access.

Следует отметить, что Microsoft Access предназначен для управления сравнительно небольшими базами данных (до несколько десятков тысяч записей), которыми пользуется сравнительно небольшое количество пользователей (порядка 20-30). Его главное достоинство - наглядность и низкий порог вхождения для пользователей. Для создания высоконагруженных баз данных с большим количеством пользователей следует задействовать более подходящие СУБД: MSSQL, PostgreSQL, MySQL, БД Oracle и т.д.

Таблицы и запросы

Таблицы предназначены для хранения данных в форме колонок (полей, столбцов) и строк (записей). Каждая колонка имеет свой тип данных (число, строка, дата, логическое значение, бинарная последовательность и т.д.). Каждая строка таблицы разбита на поля в соответствии со структурой колонок. Строки используются для хранения данных об однотипных объектах: сотрудниках, контрагентах, товарах, документах и т.д.

Таблицы в Microsoft Access создаются, как правило, в помощью визуального конструктора, в котором можно добавлять и удалять поля, назначать их типы, присваивать им такие параметры, как уникальность, допустимость пустых значений, назначать ключом и т.п. Можно также использовать визард или сразу начать вводить данные, но эти способы рекомендуется использовать лишь для простых случаев.

Рисунок 2. Инструменты для создания таблиц в MS Access.

Переключение из режима конструктора в режим просмотра позволяет сразу же приступить к занесению данных в таблицу. Строки (записи) можно добавлять, удалять, править, хотя делать это удобнее с помощью форм (см. ниже).

Таблицы могут быть связаны между собой по ключевым полям. Это предотвращает ссылку на несуществующие записи.

С помощью запросов можно делать выборки из таблиц по определенным критериям с возможностью сортировки. Можно выполнять агрегирующие запросы (подсчет суммарных, средних значений и т.п.). Можно создавать и запросы, изменяющие данные в таблицах (insert, update, delete).

Простые запросы можно создавать с помощью конструктора, но предусмотрен и режим SQL для более сложных ситуаций.

Формы и отчеты

С помощью форм производится заполнение таблиц, причем формы проектируются таким образом, чтобы пользователю было наиболее комфортно работать с данными. При этом заполнение формы проверяется на целостность: если оператор вводит некорректные данные, программа сообщает об этом и не позволяет сохранить запись, пока ошибка не будет исправлена. Предусмотрено большое количество элементов управления: текстовые поля, кнопки, списки, чекбоксы, календари, палетты и т.п.

Формы в Microsoft Access можно создавать на основе таблиц или запросов в режиме визарда: указав исходную таблицу и желаемый вариант внешнего вида, пользователь получает готовую форму, созданную приложением в автоматическом режиме. Ее можно открыть в режиме конструктора и править в соответствии с предпочтениями. Это наиболее эффективный способ, хотя можно разрабатывать формы в режиме конструктора и с "чистого листа".

Рисунок 3. Возможности для создания форм.

В программе предусмотрено несколько готовых шаблонов для форм (ленточная, табличная и т.д.), что существенно облегчает работу.

Отчеты, как и формы, предназначены для вывода данных из таблиц и запросов в удобном для восприятия виде, но они адаптированы для печати на бумаге. С помощью отчетов нельзя вносить изменения в таблицы. Для формирования отчетов, как и для форм, предусмотрены режим визарда и множество удобных шаблонов.