Материал: Березкина

4.1.2. Структура и классификация знаний

Взаимосвязь знаний, обучения и ключевой компетенции организации представлена на рис. 4.3, где Б.З. Мильнером показано⁷², как на знаниях базируются все хозяйственные и управленческие отношения, выявляются предпочтения хозяйствующих субъектов, происходит обмен и поставляется информация на рынки.

Рис. 4.3. Взаимосвязь знаний, обучения и ключевой компетенции организации

При исследовании структуры знания выделяют их пространственную характеристику: знания внешние и внутренние. Внешние знания или знания, содержащие информацию и опыт деятельности о наиболее важных объектах деловой активности, которые имеют тенденцию к быстрому изменению и развитию. К ним можно отнести знания о клиенте, результаты маркетинговых исследований, характеристику цен на рынке, состояние внешних коммуникаций, условия и примеры деятельности конкурентов (бенчмаркинг⁷³), рейтинги.

Внутренние знания или знания о ключевых бизнес-процессах, об основных и вспомогательных продуктах (услугах) организации, о состоянии внутренних коммуникаций, знания персонала организации и лучший опыт их применения (интеллектуальные активы), корпоративные знания (память).

Любая полезная информация и знание должны быть сохранены в корпоративной памяти организации.

Например, по мнению. В.П. Мясоедова⁷⁴, корпоративная память может быть условно разделена на четыре основных типа: а) «вершина»; б) «губка»; в) «издатель»; г) «насос». Особенности каждого из них в следующим:

- «верши­на» - наиболее простая форма организации корпоративной памяти -используется как архив, к которому можно обращаться по мере необходимости. Это пассивное получение и такое же распростране­ние знаний;

- «губка» обеспечивает более активный сбор информации по сравнению с «вершиной». В этом случае создается достаточно полная корпоративная память, использование которой для повыше­ния качества организационных процессов зависит от каждого работника в отдельности;

- «издатель» применяет более активную форму распространения знания, чем «вершина». Функцией коор­динаторов корпоративной памяти является анализ полученного опыта, соединение его со знанием в корпоративной памяти и направление объединенного знания работникам, для которых полу­ченный опыт может быть актуальным;

- «насос» - самый сложный тип корпоративной памяти. Он включает элементы, как активного сбора, так и активного распространения знаний. Данная модель усиливает вертикальную направленность организационного обу­чения.

Непрерывность функционирования системы управления знаниями требует постоянного пополнения и информационной актуализации ее элементов. В соответствии с предложенным делением на внутренние и внешние знания можно предложить следующую классификацию источников информации.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте. Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности современных организаций движение информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе хозяйственной деятельности отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• своевременность поступления;

• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений;

• оптимальность систематизации;

• краткость, четкость формулировок;

• непрерывность сбора и обработки сведений.

Фильтрация, структурирование и движение информации, и ее включение в соответствующий элемент структуры знаний организации обеспечивается соответствующей функциональной «знаниевой» структурой, в которой могут быть выделены элементы, обеспечивающие целенаправленный запрос и соответствующее применение информационных потоков. Построение функциональной структуры зависит от целей и задач хозяйственной деятельности организации, может меняться как поэлементно, так и в связи с усилением значения отдельных ее составляющих. Как правило, функциональная «знаниевая» структура включает:

• теоретическое и эмпирическое знания;

• нормативно-правовое знание в широком (базовом) и узко профессиональном (прикладном) аспектах;

• методологическое знание и технологические навыки исследовательской работы;

• методологическое знание и технологические навыки прикладного, практического характера;

• организационные и корпоративные знания.

Особый характер корпоративного знания подчеркивает и Г. Минцберг: «Знание, с которым имеет дело стратегическое мышление, не является интеллектуальным, не является ни аналитическим обобщени­ем, ни абстрактными фактами и цифрами... В гораздо большей степени это личностное знание, внутреннее понимание, родственное «чувству мате­риала» у мастера. Если факты доступны каждому, то такое знание - лишь немногим»⁷⁵.

Следует уточнить, что в отличии от информации знание не принадлежит целиком организации, так как находится не только в формализованном виде, но в значительной мере – в головах сотрудников. Это позволяет использовать еще один признак разделения знания с точки зрения познания на два вида – явное или формализованное и неявное или неформализованное⁷⁶.

Формализованные знания – это те, что переведены» в вербальную форму и, следовательно, могут быть закодированы. Иными словами, они могут стать информацией. Формализованные знания могут передаваться от одного человека другому без непосредственного социального контакта этих двух индивидуумов.

Неформализованные знания – это знания, не переведенные в вербальную форму, но, тем не менее, человек ими обладает. Для передачи неформализованных знаний необходима совместная деятельность. Именно скрытое знание – это практическое знание, которое является ключевым для принятия решений и управления. В действительности эти два типа информации, как две стороны одной медали, одинаково важны в структуре системы управления знаниями.

Любая организация зарождается на определенном уровне знаний своих сотрудников, функционирует, используя и пополняя корпоративные знания (о продукте, о технологиях, о потребителях и рынке), являясь од­новременно и получателем, и источником такого рода знаний. В органи­зации и вне ее происходит непрерывный процесс движения информации и знаний. Знания поступают в организацию в разнообразных формах (набор персонала, повышение квалификации, изучение специальной литературы, приобретение лицензий), формируются и развиваются в процессе профессиональной и управленческой дея­тельности, передаются вместе с товарами и услугами.

4.1.3. Управление знаниями как функция организационно-управленческой деятельности

Научная концепция «управления знаниями» включает различные аспекты деятельности по управлению. В частности, создания и развитием организации, управления персоналом, позиционирования и продвижения создаваемых товаров и услуг, создания клиентской базы, обеспечения ресурсного и инновационного преимущества, а также использование новых информационных технологий в управлении организациями.

Исследования в области управления знаниями направлены как на классификацию самих знаний, так и на систематизацию деятельности по управлению знаниями. По мнению П. Друкера⁷⁷, уже в конце 20-го столетия одной из задач менеджмента стало улучшение работы со знаниями и инновациями, их коммерциализация, что предполагает внедрение управления знаниями в систему управления организацией, а также выделение управления знаниями в отдельную область деятельности руководства и работников. Формирование систем управления знаниями в организациях позволяет создавать знания, развивать их внутри компании, внедрять в практику.

Современными авторами выделяются три подхода к организации систем управления знаниями в организациях – технологический, гуманитарный и смешанный. Технологический подход в основном используется в консалтинговых, аудиторских, юридических компаниях, бизнес которых основан на использовании прошлого опыта, зафиксированного в документах: отчетах, предложениях клиентам, архиве успешно реализованных или выигранных дел. Эти документы нужно хранить в общедоступных базах, чтобы все сотрудники могли ими воспользоваться. Гуманитарный подход характерен для торговых, производственных, промышленных компаний, которые нацелены на диверсификацию своей деятельности. Для таких компаний важно обмениваться «скрытыми» (неявными) знаниями, которыми сотрудники делятся преимущественно в специально организованных сообществах, на совещаниях, а также в неформальной обстановке (в курительной комнате, во время обеда). Смешанную модель управления знаниями используют в компаниях, которые не ограничиваются использованием одной модели управления знаниями и используют управление как явными, так и неявными знаниями.

В любом случае, большое значение должно придаваться обучению и повышению квалификации персонала, созданию условий для извлечения и передачи знаний, мотивации персонала к обмену знаниями.

Наряду с другими входящими в систему управления организацией подсистемами или иерархическими системами (планирование, маркетинг, управление персоналом, стратегическое управление, логистика, финансовый менеджмент, менеджмент качества и др.) управление знаниями может быть рассмотрена как самостоятельная подсистема (или система, которая выполняет кросс-управленческие функции).

Стратегическими задачами управления знаниями являются:

• аудит и оценка имеющихся ресурсов знаний, их источников и информационных ресурсов организации;

• определения подхода (сценария) управления знаниями организации;

• определение актуальных и первостепенных знаний и информации для избранной стратегии бизнеса;

• разработка классификации организационных знаний;

• разработка классификации корпоративных знаний;

• определение технологической модели обеспечения решения стратегических и тактических задач, выбор необходимых ИТ-решений.

Следует обратить внимание на то, что управление знаниями подразумевает две составляющие: организационную и технологическую, которые во взаимосвязи позволяют достигать целей развития организации.

Например, по мнению Т.Г. Мясоедова и Р.О. Шевченко⁷⁸, для выполнения своих стратегических задач, подсистема управления знаниями должна включать пять основных функциональных составляющих: планирование, сбор, систематизацию, капитализацию и распределение знаний (рис.4.3). Каждый элемент рассматриваемой подсистемы, а особенно систематизация, распределение и капитализация знаний, должны быть защищены. При этом каждый элемент выполняет свою роль в организационной части политики компании и использует определенный набор технологий и инструментов. Кратко уточним содержание каждого элемента:

Рис. 4.3. Основные составляющие подсистемы управления знаниями

1) планирование - является процессом стратегическим. В ходе планирования знаний проводится анализ текущих знаний компании, их сопоставление с мировыми стандартами, выявляются «узкие места». Определяются знания, недостающие для повышения эффективности и результативности, происходит предварительная оценка знаний, которые потребуются в будущем для реализации стратегии развития;

2) сбор – нацелен на определение внутренних и внешних носителей знаний, аккумулирование явных и неявных знаний, необходимых для обеспечения конкурентного преимущества компании. Стадии сбора должна предшествовать разъяснительная работа о том, каким образом управление знаниями приведет к повышению благополучия компании и к улучшению благополучия сотрудника, поделившегося своими эксклюзивными знаниями. При сборе знаний, также как и при планировании, особую важность представляет оценка знаний;

3) систематизация – процесс, при котором должна быть разработана классификация аккумулированных знаний (например, принципиально важные, практические и стратегические знания), обеспечено их хранение, по возможности проведена трансформация знаний из неявных в явные. Знания накапливаются и хранятся в корпоративной и обязательно доступной для сотрудников базе знаний. По сути происходит создание «организационной памяти». Компания должна при этом проинструктировать сотрудников по вопросам информационной безопасности созданной базы знаний и создать эффективную систему ее защиты;

4) распределение или организация совместной работы, включает обмен знаниями, как в рамках организации, так и за ее пределами, и передачу знаний от более опытных работников новичкам. Проводятся «круглые столы» по обмену неявными и явными знаниями, применяется практика наставничества, организуется санкционированный доступ к базам знаний;

5) капитализация - воплощение знаний в патентах, ГОСТах, ТУ, «ноу-хау», документах, базах данных и описании программ позволяет сократить время и затраты на разработку продуктов, документов, программного обеспечения, совершенствовать бизнес-процессы компании. Перевод нематериальных активов (знаний) в материальные (материалы, технологии, услуги) позволяет извлекать прибыль из знаний каждого сотрудника и компании в целом.

В главе 1 Учебника говорилось, что любая организация функционирует на основе действия многих законов. Они играют решающую роль в развитии организации.

Синергия (в переводе с греческого) – взаимодействие, сотрудничество. Сущность синергии: конечные результаты функционирования системы не равны сумме результатов индивидуального функционирования отдельных составных структурных элементов. Как правило, в процессе функционирования любой системы возникает синергетический эффект, он может быть положительным или отрицательным.

Если элементы не соответствуют друг другу, то возникает отрицательный синергетический эффект. Если же полное соответствие – то возникает положительный синергетический эффект.

Синергетический эффект возникает в т.ч. в результате взаимодействия работников между собой.

Одна из основных задач управления организацией всех уровней состоит в том, чтобы создать условия для формирования полной гармонии.

Управление знаниями, по сути, является процессом создания знания организационного, при котором знание создаётся, формализуется и распространяется в организации посредством взаимодействия находящихся в ней людей и реализуется в инновационных изменениях компании – продуктовых или процессных.

Управление знаниями связано с использованием интеллектуального капитала людей для прямой генерации положительных результатов, выработке стратегии, процедур и принятию решений в различных видах деятельности.

Управление знаниями также означает возможность отвечать на следующие вопросы: Как быстро вводить новых сотрудников в курс дела?

Как объединять знания отдельных подразделений?