Системность управления организацией реализуется в определенной управленческой структуре, которую можно представить как упорядоченную совокупность связей между отдельными (функциональными) частями (подразделениями и или должностями), составляющими организацию как объект управления.
Сама по себе управленческая структура состоит из определенных органов управления (подразделения, должности, службы), которые находятся в определенном соподчинении и взаимодействии. Во главе такой структуры стоит руководитель, о роли и задачах которого поговорим в параграфе 1.1.3.
Формирование управленческой структуры основывается на процессе разделения работ, полномочий и ответственности, глубина которого зависит и одновременно влияет на степень автономности звеньев управления. В современных условиях хозяйствования, особенно в небольших по размерам организациях, происходит концентрация профессиональных и управленческих функций в руках одного и того же субъекта деятельности.
Взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется с помощью коммуникационных каналов, которые в зависимости от выполняемых задач могут приобретать различные конфигурации6.
Коммуникационный канал — это реальная или воображаемая линия связи, по которой сообщения движутся от отправителя к получателю информации. Разновидности коммуникационных структур позволяют соответствующим образом распределять управленческие полномочия и ответственности между отдельными подразделениями и должностными лицами в рамках выполнения соответствующих управленческих задач.
За весь период развития управления как самостоятельного научного вида человеческой деятельности сформировалось три основных подхода к управлению: системный, ситуационный и процессный.
Главным методологическим подходом к управлению является системный подход7. С его помощью организация рассматривается как единое целое со всеми сложнейшими ее связями и отношениями, а также согласованием деятельности всех ее подсистем.
Системный подход требует использования принципа обратной связи между частями и целым; целым и окружением (т. е. средой), а также между частями и окружением. Этот принцип есть проявление диалектики взаимозависимости между различными свойствами.
Применительно к проблемам управления в системном подходе важнейшим является выполнение следующих действий:
1) выделение объекта исследования;
2) определение иерархии целей системы и ее отражение в целях подсистем;
3) описание влияния каждой из подсистем на систему, в которой они функционируют и обратного влияния системы на объекты подсистемы;
4) определение возможных путей совершенствования деятельности изучаемых подсистем.
При использовании руководителями ситуационного подхода (другое его название - "конкретный подход") исходят из того, что конкретная ситуация является основой применения возможных методов управления. При этом наиболее эффективным считают тот метод, который в большей степени соответствует данной управленческой ситуации.
Ситуационный подход - концепция, согласно которой оптимальное решение есть функция факторов среды в самой организации (внутренние переменные) и в окружающей среде (внешние переменные). В данном подходе концентрируются основные положения известных школ управления путем сочетания определенных приемов. Данная концепция позволяет более эффективно достигать целей организации, особенно в условиях динамичного развития внешней окружающей среды.
Процессный подход основывается на концепции, согласно которой управление есть непрерывная цепь функций управления, осуществляемая в результате выполнения связанных между собой действий.
Важным в процессуальной схеме управления, по мнении. Г.П. Щедровицкого, является представление о «собственной энергетике» протекающих процессов - когда эти процессы поддерживаются существующими социально-экономическими механизмами и активностью людей. Именно изменение социально-экономических механизмов и векторов человеческой активности в результате управленческого воздействия позволяет управлять процессами социальных, экономических и культурных изменений.
Для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления, чрезвычайно важно понимание природы принятия решений. Разработка управленческих решений является важным процессом, связывающим основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Именно решения, принимаемые руководителями любой организации, определяют не только эффективность ее деятельности, но и возможность устойчивого развития, выживаемость в быстро изменяющемся мире. Именно поэтому изучение и организация процесса принятия решений и их исполнения составляет основу теории управления.
Что же такое решение? Обычно в процессе какой-либо деятельности возникают ситуации, когда человек или группа людей сталкивается с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действия. Результат этого выбора и будет являться решением. Такого рода решения принимаются каждым человеком ежедневно и многократно. Его можно определить как выбор альтернативы. Однако в управленческой деятельности решения приобретают специфический характер, проявляющийся в специфике:
- цели принятия решений, в частности, обеспечивают последовательное движение к поставленным перед организацией задачам;
- порядка (технологии) принятия решений и их реализации, в частности, распределение функций и профессиональных задач для достижения лучшего результата;
- масштабов ответственности за эффективность (рациональность, оптимальность), которая лежит «на плечах» лиц принимающих эти решения.
Таким образом, решение называется управленческим, если оно разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено на:
- стратегическое, тактическое и оперативное планирование;
- управление человеческими ресурсами (производительность, активизация знаний, умений, навыков);
- управление хозяйственной деятельностью;
- формирование системы управления компании (методология, механизм);
- управление внутренними и внешними коммуникациями и др.
Важным признаком управленческих решений является их системный характер. Следует отметить, что встречаются два определения теории принятия решений: расширенное и узкое. В расширенном определении принятие решений отождествляется со всем процессом управления. В узком определении принятие решений понимается как выбор наилучшего из предложенных альтернативных вариантов. Принимать решения — значит, находить ответы на поставленные вопросы. Однако, каждый ответ на вопрос приводит к возникновению других вопросов. Вот почему многие специалисты не соглашаются с узким определением, считая, что принятие решений не может ограничиваться лишь выбором наилучшего решения (т.е. ответом на один вопрос). В процесс принятия решений имеет смысл, включать также и их исполнение, контроль и анализ результатов действий, последовавших за принятым решением. Поэтому в теории управления принятие управленческого решения понимается как технологический процесс с конкретным содержанием и механизмом.8 Например, каждая управленческая функция связана с несколькими общими, жизненно важными решениями, требующими претворения в жизнь. Некоторые из них перечислены в табл. 1.1.
Таблица 1.1.
Планирование |
|
1. |
Каковы основные цели нашего бизнеса ? |
2. |
Каковы отличительные особенности нашего продукта? |
3. |
Каковы возможные перспективы развития бизнеса (позиционирование и продвижение товара/услуги на рынке) ? |
4. |
Каковы финансовые возможности обеспечения плановых заданий? |
5. |
Какие стратегию и тактику следует выбрать для достижения поставленной цели? |
Организация |
|
1. |
Каким образом следует организовать работу персонала (разделение и кооперация труда)? |
2. |
Как целесообразно организовать блоки выполняемых работ? |
3. |
Как скоординировать функционирование этих блоков, чтобы избежать противоречивость реализации целей? |
4. |
Принятие каких решений на каждом уровне следует доверять людям, в частности, руководителям (задачи делегирования полномочий)? |
5 |
Как следует изменить структуру организации из-за изменений во внешней среде? |
|
Исполнение (мотивация) |
1. |
Каковы ценностные ориентации и потребности подчиненных? |
2. |
Какова степень соответствия потребностей подчиненных задачам достижения целей организации? |
3. |
Как обеспечить рост удовлетворения работой и производительностью труда подчиненных? |
4. |
Какие формы и условия повышения квалификации работников соответствуют задачам достижения целей организации? |
5. |
Каковы причины текучести кадров в организации? |
6. |
Какие изменения в структуре персонала следует обеспечить? |
Контроль |
|
1. |
Как следует измерять результаты работы (виды управленческого контроля)? |
2. |
Каковы основные функции установленного в организации контроля? Соответствуют ли они задачам деятельности? |
3. |
Как часто следует давать оценку результатов? Насколько удалось продвинуться в достижении целей организации? |
4. |
Каковы основные причины снижения плановых параметров деятельности? |
5. |
Каковы основные направления совершенствования технологии контроля? |
Следует обратить внимание, что в каждом функциональном направлении завершающим является вопрос, имеющий функцию анализа и задачи оптимизации или совершенствования усилий по достижению целей организации.
Существуют различные методы принятия управленческих решений, которые различаются наличием и качеством информации, количеством времени и участников, принимающих решения и др. Большинство отечественных и зарубежных ученых разработали классификацию методов выработки решений. Из всей совокупности методов выработки решений можно выделить три группы:
1) интуитивные: методы, основанные на интуиции руководителей, что становится возможным благодаря накопленному опыту и знаниям в конкретной области деятельности. Это позволяет принимать решения без аргументированных доказательств;
2) методы, основанные на суждениях: строятся на «здравом смысле», то есть логических обоснованиях, последовательных доказательствах, опирающихся на практический опыт;
3) методы, основанные на научно-практическом подходе, предполагающие выбор оптимальных решений из числа вариантов, рассчитанных путем использования значительных информационных массивов с применением современных электронно-вычислительных средств.
Указанные классификационные признаки методов выработки решений можно расширить. Так, методы принятия решения в зависимости от наличия и качества информации, а также поведенческих характеристик руководителя, принимающего решения.
Если принять во внимание расширительную трактовку управленческого решения, то становится очевидным, что принятие решений - это процесс, который состоит из последовательности этапов и процедур. В общем виде последовательность этапов может быть представлена в следующем виде:
1) Выявление и описание проблемной ситуации;
2) Анализ проблем;
3) Этап выработки предположений (гипотез);
4) Этап определения целей;
5) Выбор допустимых альтернатив;
6) Оценка альтернатив со стороны лица, принимающего решение;
7) Экспериментальная проверка альтернатив;
8) Выбор единственного решения.
Достаточно четкое последовательное разделение на этапы является упрощением. Приведенная схема этапов процесса принятия решения может быть дополнена действиями по выбору оценочных критериев, сбору информации. Все это осуществляется практически на всех рассмотренных этапах принятия решения. Так, без использования соответствующих критериев не представляется возможным выделить ключевые проблемы, определить приоритетность отдельных целей, осуществить выбор допустимых, а затем и наилучших альтернатив.
То же касается поиска и анализа информации. Эта работа осуществляется практически на всех этапах процесса принятия решений, а не только на начальном, как иногда предлагается. Чтобы руководитель знал, в какой информации он нуждается, он должен отчетливо представлять себе каждый тип решений, которые ему следует принимать, и у него должна быть адекватная модель каждого решения.9
Управленческое решение обладает определенной совокупностью параметров, которые должны удовлетворять критериям его качества (эффективности) и обеспечивать реальность его достижения. Качественным является управленческое решение, которое отвечает установленным в организации стандартам деятельности и позволяет достигать эффективного выполнения заложенных в этом решении целей и задач.
К основным условиям обеспечения качества управленческого решения относятся:
- научный подход в разработке управленческого решения, использование знаний в области теории управления;
- наличие у лица, принимающего решение, качественной (достоверной, актуальной, надежной) информации;
- экономическая обоснованность принимаемого решения;
- правовая обоснованность принимаемого решения;
- структуризация проблемы и построение дерева целей;
- функциональная и мотивационная обоснованность процесса реализации решения
- наличие механизма реализации решения.