Четкое распределение зон ответственности. В проекте должно быть полное понимание каждого участника его роли в команде, согласно сформированной структуре.
Соблюдение плана продвижения проекта по стадиям. Работа должна быть построена на основных вехах, с подведением итогов и составлением выводов.
Управление по исключениям. Совет проекта, чаще всего, не имеет необходимое количество временных и трудовых ресурсов для выполнения операционной деятельности, поэтому часть обязанностей делегируется менеджеру проекта. При возникновении проблемы, она считается исключением и разрешается советом.
Качество продукта должно стоять на первом месте. Вся команда проекта должна быть нацелена не на процесс, а на качество конечного продукта.
Метод должен быть адаптирован к каждому проекту, с учетом внешних условий (корпоративной культуры, стандартов компании, требований заказчика и т.п.).
Также неотъемлемым фактором этого метода является большое количество необходимой документации, которая обеспечивает исполнение плана и подтверждение соответствия продукта требованиям заказчика. В основной пул документов входят:
Паспорт проекта Реестр проблем Реестр рисков Реестр качества
Журнал о ходе выполнения проекта Расчёт экономического обоснования
Метод критического пути. В основе этого метода лежит математический алгоритм, который позволяет за счёт списках всех имеющихся операций, взаимосвязей между ними и затрат времени на их выполнение определить такую последовательность этих операций, чтобы сформировать наиболее длинный «путь» к достижению целей проекта. Метод позволяет сравнивать текущие результаты выполнения этапов проекта с плановыми сроками операций, прописанных в критическом пути, распределить ресурсы для критически важных задач и минимизировать потери времени, за счёт параллельного выполнения задач и контроля за последовательностью.
Далее автор рассмотрит возможность и доступность использования изложенных выше методов для процессно-ориентированных организаций. С этой целью в ходе исследования была сформирована следующая структура факторов: масштаб организации, основные недостатки, барьеры входа, барьеры применения и самостоятельность применения. Эти факторы являются одними из наиболее важных при выборе того или иного метода для внедрения, и позволяют сформировать первоначальный выбор касательного метода проектного управления для интеграции в бизнес-процесс.
Таблица 2. Матрица применения методов в процессных организациях
|
Метод |
Масштаб организации |
Недостатки |
Барьер входа |
Барьеры применения |
Самостоятельность применения |
|
|
Agile |
Организация может быть любого масштаба, однако, крупным компаниям будет наиболее тяжело принимать новые принципы работы |
Низкая значимость тех. документации, краткосрочное планирование, большое количество итераций на исправления, быстрые, но не всегда правильные решения |
Порог входа низкий, отсутствует необходимость в дополнительной квалификации сотрудников |
Высокий уровень бюрократизации, жесткая линейная иерархия |
Нет, для достижения наибольшего эффекта необходимо использовать с другими методами |
|
|
Waterfal l |
Организация может быть любого масштаба |
Избыточность сопутствующей документации, «неповоротливость» системы, долгая подготовка к пилотированию и внедрению проекта, большое количество труда для контроля проекта. |
Средний, необходимы специалисты, которые точно определят потребности заказчика и опытный руководитель проекта |
Перманентная актуализация проектной документации, не предполагает внесения изменений в реализованные этапы |
Да, может применяться самостоятельно, без дополнительных методов BPM |
|
|
Scrum |
Организация может быть любого масштаба, но чем крупнее компания, тем больше возможностей для минимизации рисков |
Постоянное взаимодействие с заказчиком проекта, снижение эффективности работы команды в прямой зависимости от продолжительности проекта |
Высокий, необходим Scrum-мастер (результат проекта во многом зависит от него), подготовка сотрудников к новому темпу и формату работы |
Сложность координации команд внутри крупных проектов, необходима высокая самоорганизация и уровень доверия каждого члена команды |
Метод является самостоятельным, но чаще используется с Agile |
|
|
Канбан |
Подходит для организации любого размера, но для небольших подразделений внутри неё |
Метод не эффективен для использования большими командами с разным функционалом, а эффективен для долгосрочного планирования |
Высокий, необходима разработка шаблона доски, необходимо переобучение сотрудников к новому формату работы, а также требуется эксперт, который заложит фундамент |
Необходимы знания принципов бережливого производства, необходим предварительный анализ внутренних процессов |
Да, но тесно связан с Agile, часто используется со Scrum (сочетание этих методов образует синергию под названием Skrnmban), а также зависит от состояния и формата процессов организации |
|
|
PRINCE 2 |
Подходит для организаций любого масштаба |
Плохо походит для небольших проектов, ввиду большого количества документов и уровней контроля качества Ставит во главу стола документацию, а не команду, за счёт чего усложняется управление конфликтами и мотивацией команды |
Высокий, необходим квалифицированный сотрудник для эффективного ведения проекта и подготовки необходимой документации, необходима перестройка работы под новый формат |
Четкое следование принципам на всем жизненном цикле, нет рекомендаций для менеджера проекта по развитию лидерских компетенций, большое количество сопутствующей документации |
Да, метод является полностью автономным |
|
|
Метод критического пути |
Подходит для организаций любого масштаба |
Строгая последовательность выполнения операций, отсутствие гибкости |
Низкий, необходимо подготовить начальную документацию |
Необходимо понимание принципа построения критического пути |
Метод самостоятельный |
Исходя из проведенного анализа можно составить матрицу применения методов проектного управления для оптимизации операционной эффективности каждого из бизнес-процессов.
Таблица 3. Матрица применения проектных методов управления для типов бизнес-процессов
|
Основные процессы |
Процессы управленческой деятельности |
Процессы развития |
Поддерживающие процессы |
||
|
Agile |
+ |
- |
+ |
+ |
|
|
Waterfall |
+ |
- |
+ |
+ |
|
|
Scrum |
- |
+ |
+ |
+ |
|
|
Канбан |
+ |
+ |
- |
+ |
|
|
PRINCE2 |
- |
+ |
- |
+ |
|
|
Метод критического пути |
+ |
- |
- |
+ |
Автор отмечает, что применение методов проектного управления для повышения операционной эффективности бизнес -процессов, согласно разработанной матрице, позволит добиться наибольшего эффекта от интеграции. Подобное соединение двух подходов также положительно сказывается на квалификации сотрудников и на их психологическом состоянии за счёт изменения привычных типов работы и выхода из «рутины».
В дополнение к вышесказанному, следует отметить, что конечный выбор того или иного метода для повышения эффективности бизнес-процессов также будет зависеть от финансовых возможностей компании и потенциала тиражирования разрабатываемого решения внутри организации. Предложенная автором методика позволит исключить проработку изначально не подходящих методов, а также сформировать пул наиболее перспективных направлений для интеграции.
Список литературы
1. http://publishing-vak.ru/file/archive-economy-2018-12/2-dorofeeva.pdf (СНОСКА _ бинес-процессы).
2. https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-formirovaniya-biznes-protsessov-na-predpriyatii/viewer.
3. https://cyberleninka.ru/article/n/rol-agile-podhoda-v-povyshenii-effektivnosti-sovremennogo-bankovskogo-menedzhmenta/viewer (АДЖАИЛ СНОСКА).
4. https://cyberleninka.ru/article/n/sovremennye-podhody-k-proektam-metodologii-agile-scrum/viewer (Агиле скрам сноска).
5. https://cyberleninka.ru/article/n/sistema-upravleniya-proektami-kanban/viewer (КАНБАН).
6. https://cyberleninka.ru/article/n/agile-vs-waterfall-raznitsa-mezhdu-metodologiyami/viewer (вотерфолле).
7. file:///D:/User/Downloads/primenenie-standartov-upravleniya-proektami-v-it-industrii-prince2-i-pmbok.pdf (принце).
8. https://cyberleninka.ru/article/n/usovershenstvovanie-metoda-kriticheskogo-puti-dlya-ispolzovaniya-v-programmnyh-prilozheniyah-po-upravleniyu-proektnoy-deyatelnostyu/viewer (критический путь).