Количество источников информации растет невероятными темпами, а в процессе поиска информации фирмы опираются на использование средств поиска в режиме он-лайн, таких как Lycos, созданный университетом Carnegie Mellon, WebCrawler, или InfoSeek. Эти средства позволяют искать информацию многими способами: одни ищут по заголовкам и названиям, другие ищут сами документы, третьи еще как-нибудь. Для подписчиков количество услуг в Интернете вообще, а также в частных сетях, таких как Microsoft Network, продолжает расти, обеспечивая доступ к конкретной, очень подробной информации.
Информационные технологии увеличили возможности доступа к первичным источникам информации внутри компании. Менеджерские информационные системы (MIS) и администраторские информационные системы (EIS) собирают информацию из таких источников, как отчеты о продажах, производственные отчеты, а также добывают информацию о рынках, финансах и производстве (см. информационные системы для руководителей). Использование усложненных баз данных сделало возможными методы маркетинга взаимодействия, а новое программное обеспечение позволило развивать автоматизированные и даже «интеллектуальные» электронные формы Очевидно, что качество информации зависит от качества информационной системы и профессионализма людей, отвечающих за входные данные [16].
Дибольд подчеркивает, что потребность в информации неявно присутствует в каждом действии менеджера. Он утверждает, что вся работа в современном офисе делится на шесть основных частей:
вход, сбор необработанных данных;
коммуникации, перемещение информации от одного источника к другому;
обработка, преобразование информации из одной формы в другую;
хранение, сохранение обработанной информации;
поиск, процесс доступа к хранящимся данным;
выход, формирование данных или информации в виде, удобном для пользователя.
Эта классификация совпадает с точкой зрения Друкера, который предложил применять в качестве отличительной черты руководителя его способность контролировать и использовать знание. Сейчас это общепринятая точка зрения; тем не менее все еще продолжаются споры относительно природы информации и степени, в которой ее можно использовать. Точка зрения прагматиков резюмирована Гарнхэмом, который считал, что информация - это функция, основная цель которой заключается в развитии рынков и увеличении прибыли. Коннел придерживается иного мнения о бизнес-информации: поскольку ее нужно интерпретировать, чтобы получить знание, то способность экономической власти контролировать информацию ограничена.
Организации используют информацию в четырех основных целях:
для создания возможности функционировать или, говоря словами Гарнхэма, для роста прибыли и расширения рынков;
для снижения риска и уменьшения неопределенности;
для получения власти и средств воздействия на других;
для контроля и оценки производительности и эффективности своей фирмы [2].
Различные виды информации компании склонны собирать разными способами, например, маркетинговую и сбытовую информацию - более неформально, чем финансовую и законодательную информацию, которую собирают официально. Хотя процесс сбора информации представляет собой комбинацию официальных и неофициальных схем, наблюдается тенденция к тому, чтобы использовать официальный подход к информации, касающейся регулирования, и к служебным видам информации. И все же часто сведения о лучших официальных источниках информации поступают через неофициальные каналы. Менеджеры, особенно в небольших фирмах, предпочитают обращаться к людям, а не к документам. Джинтер и Дункан, а также Шарки подтверждают это предпочтение и подчеркивают, что не следует пренебрегать внутренними источниками информации, так как зачастую они оказываются очень ценными [6].
Сбор информации как процесс состоит из двух частей: непрерывный сбор общих деловых сведений от неформального общения с коллегами и других контактов как часть повседневной деятельности, а также постоянная подпитка информацией из более официальных сетей, откуда поступают важные новости.
Основные навыки, которые требуются для получения и использования информации, - это поиск, анализ, структурирование, хранение и манипуляция. Галиерс отстаивает необходимость подходить к сбору новой информации, основываясь на уже имеющейся, а также важность интерпретации информации следующей фразой: «Мы предполагаем, что всего лишь набор данных, являющихся побочным результатом деятельности фирмы, обеспечит нам принятие решений, основанное на имеющейся информации. Но очень часто это приводит к тому, что мы называем «информационной перегрузкой»».
Сегодня растет сложность сбора информации и управления ею; значит, это требует все больше времени и базовых навыков, необходимых менеджерам для управления информацией, часто не хватает. Блэйер и Гордон поддерживают мнение, что растет значение контроля и управления письменной информацией в фирмах: «Менеджеры бывают перегружены массой бесполезной информации, которая часто делает запутанными действительно важные документы». Такое неправильное управление мешает правильному принятию решений и планированию и ухудшает результаты деятельности фирмы [9].
Главной движущей силой сбора и анализа бизнес-информации является повышение конкурентоспособности. Сейчас для эффективного использования информации фирмы чаще всего используют компьютер и телекоммуникационные технологии. Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно описать как улучшение взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оптимизацию операций в бизнесе, а также более быстрый доступ к ресурсам и услугам экспертов.
Однако сейчас все чаще стали признавать, что одной информации недостаточно. Для того чтобы использовать информацию эффективно, фирмы должны обладать механизмами «трансформации» информации в знание и использования этого знания как имущества. Несмотря на то что десять лет назад учебники по менеджменту и статьи в журналах провозглашали информацию как самый ценный товар, сейчас акцент делается на знании. Успех компании в будущем, по-видимому, зависит только от понимания взаимосвязи между ними, а также от того, насколько правильно компания ими управляет [14].
1.2 Тенденции формирования и развития информационных систем управления в 21 веке
Современные информационные системы представляют собой совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию комплекса операций процесса управления и принятия решения. Обязательными элементами процесса являются наличие поэтапного плана и методов решения, а также их информационное обеспечение. Работа по сбору, обработке и оценке информации проводится на всех этапах процесса принятия решений [1].
Информационная система создается для конкретного объекта. Эффективная информационная система принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функций управления.
Эволюция информационных технологий тесно связана с развитием новых моделей корпоративного бизнеса. Любая информационная система (далее ИС) управления формируется на основе современной концепции офисной деятельности. Офис рассматривается как сложная система, синтезирующая ряд многоцелевых электронных технологий. Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади, здания, на которых располагается персонал управления. Помещение офиса, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем техническими средствами, составляют так называемую Intelligent Building System. Такие системы должны создавать максимально благоприятные условия для работы, обеспечивая управленческому персоналу комфорт и безопасность, наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей [8].
В рыночных условиях большинство предприятий преследует следующие цели: применить современные рыночные методы анализа, планирования и контроля в финансово-хозяйственной деятельности; повысить уровень управляемости и надежности работы; обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями; снизить долю рутинных операций, освободив время для интеллектуального труда. Достижение этих целей приводит к таким конкретным и ощутимым выгодам, как снижение издержек, оптимизация управления, эффективный контроль за происходящими процессами.
В настоящее время организации, ради выживания и приспособления к непрерывно изменяющимся условиям существования, реформируют свою структуру и организацию работ, систему управления. Но внедрение и использование информационных технологий управления предприятием не всегда гарантирует успех, даже если используется дорогая западная система. Объяснений этому может быть несколько:
) Изменение условий рыночного хозяйствования и структурная перестройка экономики. Большинство предприятий, как правило, не готовы к внедрению формализованных управленческих процедур, ориентированных на рыночные отношения и основанных на четком регламенте учета, анализа, планирования-прогнозирования и контроля. Автоматизация управления «как есть сегодня» или «как есть вчера» в большинстве случаев не поддерживает управленческий учет, и это несмотря на то, что многие акционерные общества и фирмы, как сложившиеся производственные структуры, работали во времена планового ведения хозяйства. Деятельность предприятия должна быть сориентирована на работу в постоянно изменяющихся условиях рынка. При этом необходимо не только эффективное управление, но и пристальное внимание к конъюнктуре рынка, планирование работы с учетом всех происходящих изменений. Готовых решений для проблем такого масштаба практически нет [10].
) Слабо развитая инфраструктура рынка (моральное устаревание линий связи и телекоммуникаций) ограничивает масштабное применение информационных систем.
) Дефицит квалифицированных специалистов. Для разработки и дальнейшего сопровождения ИСУ требуются специалисты, способные поддержать и развивать систему при постоянных изменениях.
Мировой опыт показывает, что при создании прикладного программного обеспечения (далее ПО) на проектирование информационных потоков и моделирование будущего взаимодействия пользователя с самой программой в процессе решения требуемых задач идет свыше трех четвертей бюджета. Эта пропорция имеет тенденцию к дальнейшему росту. Экономия на проектных исследованиях снижает общий уровень затрат, но в дальнейшем с высокой вероятностью приводит к неэффективным решениям [15].
Научные исследования и практика формирования и развития ИС свидетельствуют о необходимости переосмысления методологических основ управления, дополнения их положениями, отражающими современные условия экономики; формирование и развитие новых информационных технологий должно проходить поэтапно и параллельно с реструктуризацией и оптимизацией функциональных подсистем и задач на уровне хозяйствующих субъектов. В сложившихся условиях фирмы по тем или иным причинам занимают определенные позиции в вопросах интеграции информационных систем управления: от ориентации на полнофункциональные программные технологии до внедрения отдельных модулей и систем, автоматизирующих различные участки работы.
Первый вариант выбирают фирмы, имеющие достаточно устойчивую организационно-финансовую структуру с резервами роста, налаженными и надежными процессами производства, снабжения и сбыта. Для оптимизации своих управленческих процессов такое предприятие может пойти на существенные инвестиции в собственную инфраструктуру [17].
Второй вариант предпочтителен для предприятий, у которых еще недостаточно развит регулярный менеджмент и отлажены деловые процессы.
Подход, основанный на фрагментарной автоматизации бухгалтерии и других участков работы, может оказаться вполне приемлемым для решения задач в краткосрочной перспективе. Поэтапное внедрение специализированных компьютерных программ позволяет решить первоочередные проблемы и подготовить почву для дальнейшего серьезного технологического перевооружения.
Существуют организации, которые воспринимают компьютерные технологии как излишество и не видят реальной пользы от их внедрения или использования [19].
Таким образом, современные фирмы и организации ищут такие формы интеграции новых информационных систем, которые давали бы инструмент эффективного управления, адекватно реагирующего на процессы структурной перестройки экономики.
.3 Методические принципы организации современных информационных систем в международном бизнесе
Развитие систем и средств вычислительной техники, расширенное их внедрение во все сферы науки, техники, сферы обслуживания и быта привели к необходимости объединения конкретных вычислительных устройств и реализованных на их основе информационных систем в единые информационно-вычислительные системы (далее ИВС) и среды.
Одной из ключевых проблем в развитии ИВС в международном бизнесе является проблема совместимости программных средств. Решение проблем совместимости привело к разработке большого числа международных стандартов и соглашений в сфере применения информационных технологий и разработки информационных систем. Основополагающим понятием стало понятие открытые системы [21].
Термин «открытая система» сегодня можно определить, как «исчерпывающий и согласованный набор международных стандартов на информационные технологии и профили функциональных стандартов, которые специфицируют интерфейсы, службы и поддерживающие их форматы, чтобы обеспечить взаимодействие и мобильность программных приложений, данных и персонала».
Это определение, сформулированное специалистами института IEEE (Institute of Electrical and Electronic Engineers), унифицирует содержание среды, которую предоставляет открытая система для широкого использования. В настоящее время общепризнанным координационным центром по разработке и согласованию стандартов открытых систем является OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) [22].
Общие свойства открытых информационных систем можно сформулировать следующим образом:
) расширяемость / масштабируемость - обеспечение возможности добавления новых функций ИС или изменения некоторых уже имеющихся при неизменных остальных функциональных частях ИС.
) мобильность / переносимость - обеспечение возможности переноса программ и данных при модернизации или замене аппаратных платформ ИС и возможности работы с ними специалистов, пользующихся ИТ, без их переподготовки при изменениях ИС.
) взаимодействие - способность к взаимодействию с другими ИС (технические средства, на которых реализована информационная система, объединяются сетью или сетями различного уровня - от локальной до глобальной).
) стандартизуемость - ИС проектируются и разрабатываются на основе согласованных международных стандартов и предложений, реализация открытости осуществляется на базе функциональных стандартов (профилей) в области информационных технологий.
) дружественность к пользователю - развитые унифицированные интерфейсы в процессах взаимодействия в системе «человек-машина» позволяют работать пользователю, не имеющему специальной «компьютерной» подготовки.
Новый взгляд на открытые системы определяется тем, что эти черты рассматриваются в совокупности, как взаимосвязанные, и реализуются в комплексе, что вполне естественно, поскольку все указанные выше свойства дополняют друг друга. Только в совокупности возможности открытых систем позволяют решать проблемы проектирования, разработки и внедрения современных информационных систем в деятельность международных корпораций [29].
Обобщенная структура любой ИС может быть представлена двумя взаимодействующими частями:
функциональная часть, включающая прикладные программы, которые реализуют функции прикладной области;