Статья: Классификация документов архивного фонда РФ

Сущность классификации документов

Цель классификации документов – повысить оперативность работы аппарата управления и ответственность исполнителей. Первичной классификацией документов обеспечивается их быстрый поиск, повышается оперативность работы с ними, их исполнения и контроля.

Классификация документов является необходимым условием для проведения работ, направленных на их унификацию, что играет важную роль в документационном обеспечении автоматизированных управленческих систем. Унификацией документов предполагается установление единого комплекса их видов и разновидностей для схожих управленческих ситуаций.

Классификация документов Архивного фонда РФ состоит из трех ступеней, учитывающих уровни объектов классификации. Классификацию осуществляют в пределах:

• архивного фонда в целом;
• государственного архива;
• отдельного архива.

Основания классификации документов Архивного фонда РФ

Составление схемы классификации документов архивных фондов – важный шаг в практическом осуществлении научной организации хранения документации государственного архива.

Схема классификации, то есть способ организовать документы архивного фонда, представлена систематизированным списком наименований структурных подразделений учреждений-фондообразователей, их функций, а также направлений их деятельности.

Распределение документов на основании схемы классификации может быть проведено двумя способами: непосредственной группировкой и расположением документов в соответствии со схемой классификации или карточным методом.

В случае непосредственной группировки, разрабатывают необходимую схему, и документы физически группируют по разделам и прочим более мелким подразделениям, учитывая порядок, разработанный в схеме.

В случае карточного способа идет группировка не самих документов, а карточек с описанными на них делами. Карточки для описания располагают в заранее разработанной последовательности, и нумеруют в порядке валовой нумерации.

Классификация документов в Архивном фонде РФ базируется на нескольких признаках:

• форма собственности – документы федеральные, субъектов РФ, муниципальная и частная собственность;
• исторический период – российские государственные архивы подразделяются на документы периода до 1917 года и после 1917 года, то есть дореволюционные и советские;
• носитель информации, а также способы и техники закрепления информации – архивные документы могут храниться в общих архивах, в общих или специализированных отделах. Например, к специализированным архивам относят Российский государственный архив кинофотодокументов.
• срок хранения – документы Архивного фонда Российской Федерации, которые находятся в государственной собственности, могут храниться: постоянно (в государственных архивах, музеях и библиотеках), а также временно (в государственных органах, организациях и муниципальных архивах).

Депозитарно можно хранить документы Архивного фонда Российской Федерации, которые находятся в федеральной собственности, осуществляется такое хранение федеральными органами исполнительной власти и организации, включая государственные академии наук, кроме Российской академии наук, перечень которых устанавливает Правительство Российской Федерации.

Документы в Архивном фонде Российской Федерации, которые находятся в частной собственности, могут сохранятся их собственными или владельцами самостоятельно, либо могут передаваться на основании договора на хранение в государственные или муниципальные архивы, библиотеки, музеи, а также в организацию Российской академии наук. Условия хранения таких документов определены их собственниками или владельцами при соблюдении норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки временного хранения документов

Установлены следующие сроки временного хранения документов в Архивном фонде РФ до момента их передачи в государственные и муниципальные архивы:

• 15 лет – документы федеральных органов государственной власти, иных государственных органов России, в том числе органов прокуратуры, Центральной избирательной комиссии, Счетной палаты, Центробанак Российской Федерации, а также документы государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций, которые включают в разработанном порядке в Архивный фонд РФ;
• 10 лет – документы органов государственной власти и прочих государственных органов субъектов Российской Федерации, а также организаций субъектов РФ, включенные в разработанном порядке в Архивный фонд РФ;
• 5 лет – документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Помимо того, установлены особые сроки хранения для отдельных видов архивных документов:

• 100 лет – записи актов гражданского состояния;
• 75 лет – документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги, документы, затрагивающие приватизацию жилищного фонда;
• 20 лет – проектная документация по капитальному строительству, а также технологическая и конструкторская документация, патенты на изобретение, полезные модели, промышленные образцы;
• 15 лет – научная документация;
• 5 лет – кино- и фотодокументы;
• 3 года – видео- и фотодокументы.

Принадлежность документов к той или иной отрасли государственной и общественной деятельности является признаком применяемости для организаций крупных комплексов документов, которые обособляются в качестве самостоятельного архива.

Иными словами, классификация документов в Архивном фонде Российской Федерации предполагает их научную группировку, осуществляемую с целью правильно распределить их по государственным архивам.