Статья: Компьютеризация делопроизводства

Начало компьютеризации управления делопроизводством в РФ

Российская Федерация с большим опозданием начала переход к компьютеризации управления делопроизводством, которая дает возможность повысить его четкость и оперативность.

Во второй половине 90-х годов на российский рынок вышло большое количество программ, которые были призваны обеспечить компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также торговли ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Безусловно, процесс организации делопроизводством во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно порекомендовать какое-то универсальное решение относительно вопроса организации делопроизводства для любой коммерческой фирмы.

Если делопроизводство рассматривать в качестве процесса обработки входящей внешней информации, принятия решений и контроля за их исполнением, а также подготовки ответов, оно должно соответствовать следующим принципам:

• вся входящая информация должна быть зарегистрирована и поведена через первичную обработку в объединенной группе помощников и секретарей. В более крупных фирмах это могут быть специализированные отделы, в мелких – специалист секретарь-делопроизводитель;
• первичную обработку всей входящей информации осуществляет группа опытных помощников, регистрирующих ее получение и знакомящихся с ее содержанием. В зависимости от адресата и содержания полученного документа, ими может быть принято то или иное решение.

Возможности применения компьютерных технологий в делопроизводстве

В современной системе делопроизводства используют различные виды как отечественной, так и импортной оргтехники. В зависимости от назначения, все технические средства можно разделить на следующие группы:

• средства составления документации;
• копировальная и множительная техника;
• средства обработки документации;
• средства, предназначенные для хранения, поиска и передачи документов;
• техника управленческой связи.

Основа современных процессов организации рациональной и оперативной работы, направленной на создание и обработку огромного потока документации в организациях представлена персональными компьютерами. Компьютерные технологии смогли радикально изменить сам характер трудовой деятельности в делопроизводстве и управлении.

К основным возможностям компьютерных технологий в делопроизводстве можно отнести:

• помощь при создании первичного документа – конструирование индивидуального бланка организации, подготовка документа и размещение его в памяти устройства, использование шаблонов для создания документов, поиск, хранение и редактирование текста документов;
• передача документа на расстояние любому адресату, имеющему факсимильную связь, либо компьютер и модем – документ передают в электронном формате с одного компьютера на другой внутри компьютерной локальной сети, либо с использованием электронной почты и сети Интернет;
• регистрация документа – регистрационная карточка заполняется в специальной программе, что дает возможность упразднить журналы регистрации;
• контроль за исполнением документа – в электронной карточке делают отметку о контроле, а это автоматически дает возможность проинформировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты, касающиеся документооборота;
• перевод текста с одного языка на другой – может осуществляться в автоматическом режиме, если есть соответствующий пакет программ и текст дополнительно отредактирован;
• защита документов от несанкционированного доступа к информации в папках компьютера, возможность восстановления текста, антивирусная защита.

Иными словами, использование компьютерных технологий дает возможность практически автоматизировать все основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарям, экономистам, менеджерам и пр.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение дают возможность решать практически любые задачи, связанные с организацией документооборота:

• пересылка корреспонденции в диалоговом и пакетном режимах;
• составление писем «на контроль»;
• отслеживание исполнения документов;
• ведение иерархических папок для хранения документов;
• сортировка документов в папках в соответствии с разнообразными критериями;
• автоматизация огромного количества рутинных операций при создании документов, их рецензировании и редактировании;
• осуществление контроля за соблюдением временных графиков;
• обеспечение конфиденциальности хранения и обработки документации с разной степенью защиты на рабочем месте и пр.

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческой деятельности, сокращение трудозатрат на документоведение, обработку, передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированную работу с документами осуществляют через создание и внедрение специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест – АРМ. При этом необходимо обеспечивать информационно-техническую совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Несмотря на бурное развитие электронного документооборота, специалисты считают, что многие организационные и технические трудности не позволяют в обозримом будущем полностью заменить электронными и исключить из обращения традиционные документы. Однако электронные документы представляют собой наиболее оперативный, удобный и надежный способ документационного обеспечения управления.