Личные архивы и их трансформация в эпоху цифровизации
Ирина Вячеславовна Сабенникова
Аннотация
Происходящие в настоящее время социальные перемены, такие как цифровая революция, отражаются на работе архивов, во многом меняя природу основных направлений их деятельности. Личные архивы, создающиеся людьми в процессе их жизнедеятельности, также подвергаются существенной трансформации путем замены, характерных для них прежде, аналоговых документов цифровыми и связанных с этим процессом неконтролируемого накопления информации, отсутствием необходимой классификации и методов управления электронными документами.
Складывающаяся ситуация с личными архивами требует упорядочивания процессов накопления, отбора, копирования и хранения личностной информации. В связи с этим фондообразователи нуждаются в приобретении определенных знаний и навыков по данному направлению. Перед архивистами стоит задача предложить потенциальным фондообразователям эффективные и простые методы управления электронными документами внутри личных и семейных архивов. Архивные структуры в ряде стран публикуют на своих сайтах доступные для понимания рекомендации с целью дать пользователям представление о методах управления архивами личного происхождения, существующими в цифровом формате, как на стадии их создания, так и при передаче в архив. В статье также рассматриваются виды электронных цифровых документов, которыми могут комплектоваться личные фонды, и проблемы, которые, в связи с этим, возникают.
Ключевые слова: архив, личный фонд, документ, электронный документ, виды документов, цифровизация
Abstract
Personal Archives and Their Transformation in Digital Era
Irina V. Sabennikova
The social changes that are taking place, such as the digital revolution, affect the work of the archives, largely transforming the nature of their main activities. Personal archives that people create in the process of life are also undergoing significant transformation by replacing analog documents with digital ones and uncontrolled material accumulation, lack of classification and methods of managing electronic documents related to this process. The current situation with personal archives requires arrangement of the processes of accumulation, selection, copying and storage of personal information. In this regard, fund creators need to acquire certain knowledge and skills in this area. The task of archivists is to offer potential fund creators effective and simple methods of managing electronic documents within personal and family archives. Archives in a number of countries publish understandable recommendations on their websites in order to give people an idea of the methods of managing personal archives that exist in a digital format, both at the stage of their creation and when they are archived. The article also examines the types of electronic digital documents that can be used to complete personal funds and the problems that arise in this regard.
Keywords: archive, personal fund, document, electronic document, types of documents, digitalization
Введение
В научном сообществе все чаще обсуждается вопрос - сохранятся ли в мире, где электронные документы (ЭД) становятся основным средством передачи и накопления знаний, архивы в их прежнем, традиционном понимании. Задачей традиционного архива было сохранение материального носителя, на котором был записан документ - папирус, пергамент, бумага, береста, глиняные таблички и т. д. В настоящий момент происходит разрушение устоявшейся парадигмы - ЭД, который все больше вытесняет традиционные аналоговые документы не только из сферы делопроизводства, но из жизни обычных граждан, теряет свою материальную визуализацию. Материальный носитель не исчезает как таковой, но он сводится к цифровому коду, с помощью которого записана информация ЭД. В связи с этим несколько меняется и задача архивов.
Традиционно архивы сохраняли историческую память предшествующих поколений, путем сохранения исторических источников - документов, зафиксированных на материальных носителях. Теперь на первое место выходят аспекты информационного содержания, а сохранность ЭД напрямую оказывается связанной с коммуникациями. Тревога за сохранность архивов существует не только на уровне архивной практики, но и на уровне юридических норм, которые не успевают за темпами цифровизации. Подтверждением повышенного внимания к этому вопросу стала программа ЮНЕСКО «Память всемирного наследия» (World Memory Heritage), поддерживающая такие проекты как «Архивы в опасности» Report on the Implementation of the International Decade for the Rapprochement of Cultures (2013- 2022).197 ЕХ/9. Paris, 8 August 2017. URL: http://unesdoc.unesco.org/images/0025/002528/252833e.pdf (дата обращения: 15.04.2021).. В рамках этого проекта совместно с Французским национальным институтом аудиовизуальных материалов (INA) ЮНЕСКО проводило оцифровку своего аудиовизуального наследия.
Момент, когда ЭД как по способу создания, так и по форме хранения начали доминировать над традиционными относится к началу XXI в. Согласно статистике в 1986 г. 1 % документов был создан в цифровом формате, в 1993 г. - 3 %, в 2000 г. - 25 %, в 2007 г. уже 94 % Allegrezza S. The Impact of Digital Transformation on Private Archives: What Future for Personal Archives? // Atlanti. Vol. 28 (2018). № 3. P. 79-90.. С 2010-х гг. в Интернете быстро развиваются социальные сети, которые в настоящее время активно используют специалисты разных отраслей знания. Информация, накапливаемая в соцсетях, имеет очень ограниченный срок хранения, что привлекло к ним структуры, занимающиеся хранением документов. В 2010 г. Библиотека Конгресса заключила соглашение с Twitter о сохранении сообщений пользователей. В то же время аналогичные соглашения с целью сохранения контента года по профилю аудиовизуальных материалов, профессионально создаваемых во Франции, заключил и Национальный аудиовизуальный институт Франции (INA) с видеоплатформами YouTube и Dailymotion, с 2013 г. - с сетевыми радиоканалами, с 2014 г. - с Twitter. Аналогичная практика проводится в Швеции, Австралии и некоторых других странах. Соцсети, таким образом, становятся новым источником комплектования архивов ЭД, в том числе и личных фондов.
В то время, как комплектование архивов фондами учреждений или организаций в силу их экономической значимости, существующему законодательству, исследовательскому спросу на документы, находятся в центре внимания архивистов, прием на хранение ЭД в составе личных фондов пока остается за кадром, хотя именно фонды личного происхождения подвергаются повышенному риску утраты. Это стало причиной рассмотрения в данной статье трансформации источников комплектования личных архивов в период замены аналоговых документов электронными и ряда вопросов с этим связанных.
Виды личных документов и форма их подачи в условиях цифровизации
При подготовке методических рекомендаций по личным фондам мы столкнулись с тем, что архивы понимают неизбежность комплектования личных фондов ЭД. В цифровой формат уже перешли традиционные для личных фондов виды документов - письма, открытки, дневники. Они заменены электронными письмами, сообщениями WhatsApp, электронными вариантами телефонных книг и календарей. В цифровом формате ведутся записи и лекции. Аналоговые фотографии вытеснены цифровыми фотографиям и видеофильмам. Исчезли как таковые печатные географические карты. Цифровизирована школьная и медицинская документация. Личные сайты, блоги, в том числе и в соцсетях, сетевые издания тоже могут быть рассмотрены как источники комплектования личных фондов. Личные документы, как правило, хранятся на электронных носителях - жестких дисках, флэш-картах, CDRom-ах, или на онлайн- сервисах, с защищенным доступом через авторизацию пользователя.
Виды личных документов с переходом на цифровой формат записи остаются прежними, меняется форма их подачи. Значительная часть документов создается фондообразователем на личном компьютере и представляет собой текстовые документы, которые могут быть распечатаны на бумаге или экспортированы на другие носители и таким образом быть приняты в архив в традиционном виде. Сложности могут возникнуть с электронными письмами, которые часто имеют вложения в виде файлов, ссылок на Яндекс диск, графики и мультимедийных вставок, что не позволит ограничиться только их распечаткой, а потребует полной загрузки навески и ее хранения. Архиву неизбежно придется заниматься экспертизой вложений в электронные письма и их описанием, особенно если этого не сделал сам фондосдатчик. Описания будут необходимы и для вложений, отклоненных архивом.
Некоторые исследователи считают, что персональные веб-сайты, блоги, профили на Facebook, аккаунты в Twitter, Instagram и др. представляют собой новые виды документов Allegrezza S. L'importanza degli archivi digitale di persona e di famiglia per una nuova percezione della disciplina archivistica // Atlanti. International Review for Modern Archival Theory and Practice. 2019.. На наш взгляд, нет оснований говорить о новых видах документов лишь потому, что изменилась среда бытования документа. По сути это все те же продолжающиеся публикации или колонки в газете, пусть и электронной, путевые и тематические дневники и публикации. информация цифровизация электронный архив
Новые источники комплектования личных фондов
Источником комплектования личных фондов, формирующихся в цифровом формате, могут стать личные сайты. Многочисленные версии используемых программных сред, в которых они создаются, усложняют их прием в архив. Упростить ситуацию может прием на хранение PDF страниц личного сайта с системой ссылок, либо рамочные нормы, выработанные архивами для приема мультимедиа. Форматы PDF, дающие возможность хранить и текстовую, и графическую информацию, представляются наиболее простым решением для приема ЭД личного происхождения в архив.
Блоги также могут стать источниками комплектования архивов, в том числе в некоторых случаях и личных фондов. Блог, по сути, аналогичен личному электронному журналу или тематической колонке в электронной газете, основное содержимое которой - регулярно добавляемые ведущим его лицом записи, содержащие текст, изображения или мультимедиа. Комментарии посетителей, скорее всего, архивы не заинтересует.
При отборе материалов с личных сайтов или блогов особенно важна станет экспертиза ценности как самого сайта или блога в целом, включая его персонификацию, так и отбор на хранение элементов его структуры. Архивам стоит задуматься о том, что материалы, представленные в Интернете, изначально создавались на личном компьютере, именно там должны храниться файлы, отражающие различные стадии работы блогера над текстом. Это может упростить прием в архив на хранение не весь блог, а именно соответствующие личные файлы, что определит и использование материалов. Существует некоторая практика Информрегистра в этом вопросе, который регистрирует и хранит сайты, которые их создатель регулярно пополняет и предоставляет копии на хранение по установленному в договоре графику.
Отметим, что блоги и личные сайты изначально создаются и являются публичными объектами. Вероятно, что и в архиве они будут храниться в открытом доступе.
Специфика создания личных архивов в условиях цифровизации общества
Хотя хранение ЭД в фондах личного происхождения будет схоже с другими архивными фондами, в плане комплектования намечается определенная специфика. Отличие состоит в изначально неуправляемом процессе формирования личного архива, что выражается: в стихийном накоплении документов личного происхождения, их распыления путем размещения на разных носителях, информационных платформах и в сетях; в создании многочисленных копий; в отсутствии экспертизы и отбора ЭД для личных архивов, а также в отсутствии четкой классификации всего массива накопленных ЭД. Отсутствие критериев систематизации документов на стадии формирования личных архивов с помощью хронологической или цифровой классификации, собирание ЭД в одну или несколько папок по отдельным направлениям жизнедеятельности, характерно для всех личных архивов в цифровом формате. Создатели личных архивов традиционно склонны излишне доверять электронным ресурсам, на которых они хранят ЭД: посты в Facebook, твиты в Twitter, фотографии в Instagram, письма электронной почты в webmail, не думая о том, что в случае прекращения деятельности такого ресурса их ЭД будут утрачены.
Возможные сценарии утраты личных архивов
Неупорядоченный массив ЭД личного происхождения при приеме в архив и создания личного фонда будет значительно труднее реорганизовать, чем традиционный, что также может привести к утрате документов.
В случае передачи личного архива наследниками фондообразователя утрата документов может произойти и по техническим причинам, таким как нечитаемость твердотельных носителей, на которых хранились документы изначально, отсутствие доступа к личному аккаунту на сервисном хранении или на личном компьютере фондообразователя по причине незнания пароля для входа, из-за закрытия онлайн- сервиса и др. Даже если известны удаленные сервера, которые использовал фондо- образователь и пароль для доступа к ним, срок действия этого пароля для входа на сервисное хранение ограничен по времени и может быть закрыт провайдерами, поэтому работу по реструктуризации имеющихся документов, инвентаризации и экспертизе архиву нельзя будет отложить, как в случае аналоговых документов. К уже названным сложностям добавляется еще отсутствие правовых норм, по передаче электронных документов в порядке наследования, в отношении которых действует законодательство о частной собственности.
Легко ли сохранить личный архив для потомков, или Азы архивоведения
Хотя в последнее десятилетие «цифровая грамотность» населения сильно возросла, представления об организации и управлении личными и семейными архивами, создающимися самыми разными людьми в цифровом формате, остались на прежнем уровне. Потенциальные фондообразователи нуждаются в информации, касающейся основ архивоведения, прежде всего понятийного аппарата (понятий ЭД, директория, архив, жизненный цикл ЭД). Кроме того, им необходимы знания об основных этапах создания архивного фонда в цифровом формате; о правилах присвоения имен документам и директориям, датированию документов, созданию копий, о структуре метаданных; о критериях выбора электронных форматов; о применении классификационных схем в фондах личного происхождения и семейных фондах и некоторых других.
Фондообразователям не менее важна информация об организации процесса управления своими архивами, прежде всего о действиях, связанных с формированием метаданных и их изменением, поиском копий, сравнения текстов и фотографий, автоматического переименования файлов и директорий, резервным копированием, а также электронной почтой, занимающей существенное место в фондах личного происхождения и имеющей свои особенности как в управлении, так и в стратегии долговременного хранения. Потенциальные фондообразователи должны иметь представления об отборе, экспертизе электронных сообщений; надежности и обеспечения сохранности в системе электронной почты и долговременного хранения фондов личного происхождения в цифровом формате в целом. Необходимо знакомство с некоторыми правовыми нормами и этическими представлениями.