Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.
Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ООО. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.
Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.
Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.
Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелит коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.
Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет несписанных в расход денег.
Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим купюрам и в присутствии кассира проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.
Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге. Составляется проводка:
Дт 50 "Касса"
Кт 80 "Прибыли и убытки"
Выявленная недостача в кассе отражается следующим образом:
1. Отражена недостача денежных средств в кассе
Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кт 50 "Касса"
2. Отражены суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц за недостающие ценности
Дт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
3. Отражаются суммы погашенного ущерба, причиненного работниками.
Дт 50 "Касса" или Дт 70 "Расчеты по оплате труда"
Кт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15
Недостатки в организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ООО «Интер» следующие:
1. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.
2. Дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в сейфе главного бухгалтера.
3. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.
4. Разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только день их составления.
5. Наличные деньги, полученные в учреждении банка должны расходоваться по строго целевому назначению. В хозяйстве практикуется, например, деньги, полученные на социальную сферу, расходовать на командировки и оплату труда.
3. Совершенствование учета и контроля за сохранностью и использованием денежных средств
В ООО «Интер» применяется журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов. Это наиболее распространенная форма организации бухгалтерского учета. Но у нее есть свои недостатки. К ним следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
От значительной части указанных недостатков освобождена автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации.
В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными - ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).
Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.
Предлагаю на уже имеющиеся компьютеры в ООО «Интер» установить соответствующее программное обеспечение по автоматизированному учету денежных средств и расчетных операций в кассе (к примеру: программу «1С: Бухгалтерия» или «Анжелика»), чтобы организовать бухгалтерский учет на должном уровне и с наименьшими потерями рабочего времени, что значительно облегчит труд штатного сотрудника ООО «Интер» бухгалтера-кассира. А также это обеспечит автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда учетных работников; освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставления большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
Большое количество операций на фирме осуществляется наличными деньгами, поэтому необходим наиболее хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.
Предлагаем для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Бухгалтерский учет в ООО «Интер» ведется в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете и отчетности». Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в хозяйстве осуществляет руководитель и главный бухгалтер. Он введется в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в РФ.
Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о материальной ответственности. Руководитель предприятия обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при транспортировке их из банка в банк.
Основным приемом осуществления внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно один раз в месяц. Результаты инвентаризации наличия денежных средств оформляют актом инвентаризации.
В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ООО «Интер» выявлены следующие недостатки:
· Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в хозяйство.
· Дубликаты ключей от сейфа и помещения кассы хранятся в сейфе главного бухгалтера.
· Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.
· Наличные деньги, полученные в банке, расходуются не по целевому назначению.
· Проверку отчета кассира проводит бухгалтер расчетной группы.
· Денежные средства являются основой благосостояния каждого предприятия, поэтому контроль за их хранением и использованием должен быть хорошо организован.
· Предлагаем для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в данной организации примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.
· Для совершенствования бухгалтерского учета денежных средств предлагаем установить соответствующее программное обеспечение на уже имеющиеся компьютеры, чтобы организовать автоматизированный бухгалтерский учет на должном уровне.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРЕТУРЫ
1. Методика составления рейтинга В. Кромонова // Деньги. -1995.-№6 (26).-с. 47.
2. Методика составления рейтинга В. Кромонова // Деньги. -1995. №2 (42). - с. 31.
3. Методика составления рейтинга В. Кромонова // Деньги. -1995.-№38 (48).-с. 40.
Мэнкью Н.Т. Макроэкономика / Пер. с англ. М.: Изд-во МГУ, 1994.-276 с.
Новиков В.М. Банковские системы: опыт реструктурирования кредитных организаций в странах Западной Европы и Америки // ЦБ РФ. Информационно-аналитические материалы. 1999. - Вып. 1(28).
4. Новикова В.В. Методологические основы формирования развития надежности коммерческих банков: Автореферат дисс. к.э.н.: 08.00.10 -м., 1996.
5. Новикова В.В. От формального рейтинга к разумному дистанционному финансовому анализу // Финансовый бизнес. 1996. - №3.
6. Остапенко Е.Д. Переход к устойчивому развитию территории. Влияние внешнеэкономических форм сотрудничества / Теория и практика регионального управления. М., 2000. 24 с.
7. Отчет о развитии банковского сектора и банковского надзора в 2004 году. М.: Центральный Банк РФ, 2005. - 101 с.
8. Папенов К.В. Устойчивое развитие: теоретический аспект. // Вестник московского университета: научный журнал, Серия 6: Экономика. №5, 1995.
9. Пашковский B.C. роль аудита в укреплении устойчивости коммерческого банка // Банковские услуги. 1998. - №6.
10. Показатели устойчивого развития: теория, метод, практическое использование. / Авт. X. Боссель. Пер. с англ. Тюмень: Изд. ИПОС СО РАН, 2001.- 123 с.
11. Портер Р.С. Международные подходы к банковским рейтингам // Бюллетень финансовой информации. 1996. - №1.
12. Программа экономического и социального развития Ставропольского края на 2003-2007 годы // Ставропольская правда. 2003. - 15 октября. - с. 2-12.
13. Прокофьева O.K. О банковских рейтингах // Деньги. 1995. -№21(31).
14. Проскурин A.M. Рейтинг банка должен отражать его потенциал // Бизнес и банки. 1997. - №27.
15. Путь в XXI век: стратегические проблемы и перспективы российской экономики / Рук. авт. кол. Д.С. Львов. Отд. экон. РАН; науч.-ред. совет изд-ва «Экономика», 1999. -- 793 с.
16. Пчелинцев О.С. Проблемы формирования экономической системы устойчивого развития // Экономическая наука современной России. 2001.-№4.-С. 28-41.
17. Равновесие и неравновесие социально-экономических систем / Под ред. акад. А.И. Добрынина, проф. Д.Ю. Миропольского. СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 1998. - 342 с.
18. Реструктуризация кредитных организаций в зарубежных странах: Учебное пособие / Под ред. А.Г. Грязновой, Н.В. Новиковой, М.А. Федотовой. М.: Финансы и статистика, 2000.
19. Родионова В.М., Фетодова М.А. Финансовая устойчивость предприятия в условиях инфляции. -М.: Перспектива, 1995.
20. Розенбург Г.С., Черникова С.А., Краснощекова Г.П., Крылов Ю.М., Гелашвили Д.Б. Мифы и реальность «устойчивого развития» // Проблемы прогнозирования. 2000. - №2. - С. 134-145.