Поскольку в качестве основного инструмента информационного обмена между организациями выступает переписка, предлагаем рассмотреть типичные ошибки при составлении документов на примерах деловых (служебных) писем.
Структурные ошибки
Большое количество документов составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разработанных типовых документов.
Вновь создаваемый документ не должен дублировать другой, уже стандартизованный.
Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:
"Завод "Прогресс" выполнил план к 20 декабря". "К 20 декабря завод "Прогресс" выполнил план". "К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".
В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно "Прогресс") выполнил план.
Так, например, из предложения "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию" непонятно, "расценки уточняются в конце года" или "расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года".
По-видимому, это предложение должно быть составлено в следующем виде: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.
Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
"Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает... "
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: "Учитывая... " " Считая...' "Принимая во внимание...", "Руководствуясь..." и т. д.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.
Неправильно:
"Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты ". Правильно:
"При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты ". Или:
"Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты ".
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д.
Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.
При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами "что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как".
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например:
"Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом..." (вместо: "которые одобрены").
Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом "о" и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: "вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с..." и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога "о", что создает языковые помехи. Например:
"Директор завода отметил о важности поставленной проблемы ".
Правильно:
"Директор отметил важность поставленной проблемы ". "Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам ".
Правильно:
"Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам ". "Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем ". Правильно:
"Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем ".
"Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная ".
Правильно:
"Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и ваэ/сная
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: "В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты" (правильно: "На наше предприятие").
Неправильное согласование в падеже. Составители деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Неправильно:
"Согласно Вашей просьбы..." "Согласно приказа..." "Согласнорешения...". Правильно:
"Согласно Вашей просьбе..." "Согласно приказу..." "Согласнорешению...".
Слово "руководство" требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать:
"Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия ".
Правильно:
"Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия ".
Рассмотрим следующий пример:
"Институт ходатайствует о постоянной прописке в г. Москве сотруднику Петрову H.A.".
В этом случае следует употребить слово "сотрудник" в родительном падеже или использовать выражение:
Морфологические ошибки
Согласование определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа "директор завода т. Иванова", определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: "наш начальник цеха Петрова"; "старший инженер т. Яковлева"; "новый лаборант Серова".
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием:
"выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова"...; "принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева"....
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Неправильно:
"Выводы комиссии обоснованные и справедливые ". "Решение об увольнении т. Иванова незаконное". "Изменение графика отпусков работников отдела неэ/селательное "Данное решение обязательное для исполнения ".
Правильно:
"Выводы комиссии обоснованны и справедливы ". "Решение об увольнении т. Иванова незаконно ". "Изменение графика отпусков работников отдела неэ/селательно "Данное решение обязательно для исполнения ".
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на "-ен" и "-енен" следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на "-енен".
Правильно:
"Окончательный результат тождественен предварительным расчетам ".
"Каждый член бригады ответственен за качество продукции
Ошибки при употреблении количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в конкурентах письма - телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью семью рублями и т. д.
Не склонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:
"На завод было доставлено до 777 т (семисот семидесяти семи тонн) металлолома
"Депутат встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода ".
Лексические ошибки
Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.
Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы: "Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу ".
"Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200руб. ".
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое решение? Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.
Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: "редуктор" в химической промышленности означает "приспособление для снижения давления газа", а в машиностроении - "приспособление, снижающее скорость вращения валов".
Стремление придать словам большую значимость выливается в "терминологическую игру", приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо "премировать" пишут "производить премирование", вместо "монтировать" - "производить монтаж", вместо "внедрить" - "осуществить внедрение".
В одном из документов находим:
"Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов".
Зачем понадобилось отглагольное существительное "приглашение"?
В деловых письмах очень много отглагольных существительных с окончанием на "-ание", "-ение", придающих речи ярко выраженный канцелярский характер.
Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как "недополучение", "недовыполнение" или (что вообще трудно вообразимо) "недоперевыполнение"?
Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент.
Например, пишут:
"срок выполнения может быть пролонгирован" вместо "продлен"; "презентовать" вместо "представить".
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение:
"Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы".
Слово "лимит" означает "предельная норма". Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция - условие, экстраординарный - особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокорен-ные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях.... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:
"Новый станок - настоящий ас среди своих собратьев".
"Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет".
Заимствование иностранных слов - закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.