· оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;
· оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой ;
· применение специализированного программного обеспечения,
учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с
документами.
Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Информационный круг замыкается.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:
· в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;
· во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение. Так формируется документооборот предприятия.
Документооборот - это процесс продвижения документированной информации на предприятии.
В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:
· обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или учреждение;
· рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;
· движение документов внутри предприятия, организации или учреждения; − обработка отправляемых адресату или на хранение документов.
Чем крупнее предприятие, тем больше документов циркулирует в нем. В
документообороте участвуют руководители разного 16 ранга, специалисты,
менеджеры, эксперты, контролеры, хранители, пользователи информации.
Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс
информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит
выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.
Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.
Круг задач электронной офисной системы:
· автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
· организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
· осуществление эффективного поиска информации;
· обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:
· ввод, подготовка и редактирование документов;
· регистрация документов;
· совместная работа над документами;
· контроль исполнения документов;
· создание баз данных (хранение документов);
· прием и пересылка документов;
· систематизация документов, формирование дел;
· подготовка к хранению и архивное хранение дел.
В настоящее время на рынке производителей программных продуктов в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:
) системы управления документами (такие как "БОСС-референт", "ДЕЛО", "DocsVision", и др.);
) справочно-информационные (справочно-правовые) системы ("КонсультантПлюс", "Гарант", и др.);
) комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как "БОСС-кадровик", и др.).
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.
Система включает в себя два продукта:
· "ДЕЛО-Предприятие" - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
· "ДЕЛО-Секретарь" - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне "исходящих - входящих документов".
Система "Дело" настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).
Для хранения и обработки справочной информации, используются специализированные базы данных - компьютерные справочные системы.
Именно справочные системы решают все поставленные задачи по обеспечению потребителей нормативной информацией. Справочные системы имеют целый ряд уникальных достоинств и возможностей.
В первую очередь это:
возможность компактно хранить большие объемы информации;
возможность структуированно отображать хранимую информацию;
возможность быстрого поиска нужных документов или даже их фрагментов в огромных массивах данных.
Специалистами ЗАО "НПЦ ИРЭБ" разработана информационно-справочная система, в которой, наряду с основными возможностями таких информационно-правовых систем, как "Гарант", "Консультант" и "Кодекс", реализован принцип открытых технологий, которые позволяют не только активно развивать систему, наполняя ее новыми документами, а также дают возможность хранения и просмотра фото-, аудио-, мультимедия и видео-материалов и различного рода компьютерных файлов, для просмотра и анализа которых необходимо использование внешних приложений. Данное новшество позволяет не только хранить тексты документов, но и при необходимости проиллюстрировать их, например, фото- и видео-изображениями.
Программное обеспечение разработанной информационно-справочной системы
позволяет не только комплексно хранить тексты и все эти разные по свойствам
"объекты", но и связывать их друг с другом.
.4.1.3 Комплексные системы
БОСС-Кадровик относится к классу систем управления персоналом (Human Resource Management Systems - HRMS) и решает задачу централизованного управления человеческими ресурсами предприятия любой организационной структуры, как самостоятельно, так и в составе ERP-системы предприятия.БОСС-Кадровик имеет репутацию лучшего инструмента, позволяющего не только оптимизировать бизнес-процесс управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях, но и обеспечить анализ информации и принятие решений по управлению непосредственно человеческим ресурсом.
С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.
Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами - переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети, связывающей компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.
Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации
коллективной работы с электронными документами - для их перемещения,
согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное
обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое
системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой
электронного документооборота (СЭД).
В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом".
Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Ряд законодательных актов РФ содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Нормативные акты, имеющие в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении.
Нормативные документы:
· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.
· Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. Типовая инструкция утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, агентствах, службах.
· Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Национальный (государственный) стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.
· ГОСТР ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО рассматривает управление документацией преимущественно как технологический процесс, порядок повышения эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа и использования документированной информации. Перечисленные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, предприятия, фирмы.
Бронирование - это предварительный заказ мест и номеров в гостинице. С этого процесса начинается обслуживание гостей. Бронированием номеров занимаются менеджеры отдела бронирования Gran Melia Rome или службы приема и размещения. Именно в эти подразделения поступают заявки на бронирование от клиентов. Кроме формального сбора заявок отдел бронирования должен изучать спрос на гостиничные места. Изучая многолетний опыт работы гостиницы, учитывая план мероприятий, которые будут проходить в данном регионе (спортивные соревнования, карнавалы, съезды, фестивали и т.п.), прогнозируя спрос на места и анализируя загрузку номеров в прошедший и настоящий периоды, отдел бронирования совместно со службой маркетинга планирует деятельность гостиницы.