После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения.
Уголовные и гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы по вопросам судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания, обращения граждан непроцессуального характера и другие материалы передаются председателю суда, который определяет исполнителя и возвращает документы в отдел делопроизводства для передачи конкретному судье.
Другие документы, поступившие в суд, предаются исполнителям (помощникам судей, администратору, начальникам структурных подразделений). Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации в журнале учета входящей корреспонденции, в порядке, определяемом председателем суда, не позднее следующего рабочего дня, передаются под расписку в указанном журнале судьям в соответствии с обслуживаемыми зонами или рассматриваемыми категориями дел.
Исковые заявления и другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в отдел делопроизводства для учета в журнале входящей корреспонденции, после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются исполнителю для рассмотрения.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственными исполнителями проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается председателем суда, регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции и отправляется адресату.
Документы направляются гражданам и в организации разными способами: по почте, через курьера, по факсу, по электронной почте и др. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы — заказными письмами либо направляются курьерами. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 221, в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на которой указывается адрес. На лицевой стороне письма делается отметка «судебная повестка с указанным уведомлением», «определение» и т. д.
В соответствии с п.2.12 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде на заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма, которая остается в суде и подшивается в хронологическом порядке в наряд № 21. Корреспонденция в отделения почтовой связи сдается по спискам: заказная – форма 103, простая – форма 103-ф, международная – форма – 103а, утвержденным приказом ФГУП «Почта России» от 14.11.2007 г. № 573-П.
Данные списки составляются в двух экземплярах, один из которых сдается в почтовое отделение, а другой с отметкой о получении работником почтового отделения возвращается в суд и подшивается в наряд № 21. Второй экземпляр (заверенная копия) исходящего документа подшивается в соответствующий наряд.
К внутренним (управленческим) документам в суде относятся организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, инструкции и положения), утверждаемые председателем суда; планы и отчеты; протоколы собраний и оперативных совещаний; деловые письма; объяснительные записки, акты и т.д. Оформление этих документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения обращения к исполнению решений по ним, отправки или сдачи в наряд.
Различают три основных потока документооборота: документы, поступающие от граждан и других организаций (входящие); документы, отправляемые гражданам и в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в управленческом процессе (внутренние). Порядок документооборота в суде установлен Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде.
Задание 4
Используя учебно-методические материалы кафедры к практическим занятиям по судебному делопроизводству в системе электронного обучения https://femida.raj.ru/, изучить номенклатуру дел в суде, рассмотреть правила составления и оформления номенклатуры. Отразить всё в отчёте.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в делопроизводстве суда, с указанием сроков их хранения, составленный согласно установленной форме.
В суде составляются номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений и номенклатура суда.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуальным законодательством, нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере организации делопроизводства и архивного дела, положением об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штатным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения, а также номенклатурами за предшествующие годы.
Номенклатура состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда, расположенных в соответствии со структурой суда, либо из разделов согласно направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), расположенных с учетом действующей схемы построения Перечня документов.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составления новой номенклатуры не требуется.
В графе 1 (индекс дела) номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается использование наименований заголовков дел, которые не отражают содержание и состав документов дел (например: разные материалы, общая переписка и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы (справки, отчеты, переписку и прочее), являющиеся приложениями к какому-либо документу.
Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру суда следующего года с тем же индексом с проставлением соответствующей отметки в графе "Примечание".
При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.
В графе 3 номенклатуры по окончании календарного года указывается количество заведенных дел (томов).
В графе 4 номенклатуры указываются срок хранения дел, номера статей, установленных Перечнем документов.
В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о ведении дел в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и другое.
Заполнение граф номенклатуры по судебным делам, апелляционным и кассационным производствам осуществляется по общим правилам.
Графа 2 заполняется в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных Перечнем документов, без включения в номенклатуру номеров конкретных судебных дел.
По окончании календарного года (до 1 февраля следующего года) судебными коллегиями, судебными составами и структурными подразделениями суда в отдел делопроизводства (общий отдел) представляются сведения о категориях и количестве заведенных в истекшем году дел для внесения в номенклатуру.
На основе этих данных отделом делопроизводства (общим отделом) в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются работнику, ответственному за работу архива.
Задание 5
Используя учебно-методические материалы кафедры к практическим занятиям по судебному делопроизводству в системе электронного обучения https://femida.raj.ru/ изучить и в отчёте отразить правила ведения книг, журналов и нарядов в суде.
Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.
Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.
Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:
судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;
уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).
Исполнительные листы, возвращенные в суд в связи с невозможностью их доставки адресату, также не подлежат регистрации и вместе с сопроводительным письмом и почтовым конвертом подшиваются в соответствующий наряд, предусмотренный номенклатурой дел суда.
Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.
При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается уполномоченным работником аппарата суда на информационных стендах, в информационных киосках и на официальном сайте суда.
Судебные дела, материалы и иная корреспонденция, направляемые курьером (нарочным), записываются в разносную книгу для корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге.
Все поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления по делам особого производства, жалобы, представления, протесты, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях после регистрации в ПС ГАС "Правосудие" и формирования в реестре (журнале) входящей корреспонденции в целях реализации требований ст. 14 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (далее - ГПК РФ), ст. 30 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее - УПК РФ), ст. 28 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (далее - КАС РФ) распределяются в автоматизированном режиме посредством ПС ГАС "Правосудие" "Модуль распределения дел", а в случае невозможности использования данной системы передаются председателю суда (уполномоченному им лицу) для распределения.