Дипломная (вкр): Построение интерактивной модели системы управления запасами

В конце каждого периода проверяется уровень запасов и, на основе этого, определяется размер партии поставки. Таким образом, в системе с фиксированной периодичностью заказа изменяется размер заказа (объем партии), который зависит от уровня расходов (потребления) материальных ресурсов в предыдущем периоде. Размер заказа определяется как разница между фиксированным максимальным уровнем, до которого и выполняется пополнения запаса, и фактическим его объемом в момент заказа.

Регулирующими параметрами данной системы является максимальный размер запаса и фиксированный период заказа, т.е. интервал между двумя заказами или очередными поступлениями партий.

Преимуществом данной системы является отсутствие необходимости вести систематический учет запасов на складах. Недостаток же заключается в необходимости делать заказ иногда незначительного количества материальных ресурсов, а при ускорении интенсивности потребления материалов (например, из-за роста спроса на готовую продукцию) возникает опасность использования запаса до наступления момента дежурного заказа, то есть возникновения дефицита.

Таким образом, система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

·        условия поставки позволяют варьировать размер заказа;

·        расходы на заказ и доставку сравнительно невелики;

·        потери от возможного дефицита сравнительно небольшие.

Частота поставок оказывает прямое влияние на уровень запасов. Чем реже поставки, тем больше требуется запасов. Однако увеличение частоты не всегда экономически целесообразно, т.к. стоимость одной доставки может быть весьма дорогой.

Функция затрат составляет в совокупности критерий эффективности избранной стратегии управления и учитывает (в общем случае) расходы на хранение, стоимость поставок, затраты на заказ каждой новой поставки, штрафы за дефицит.

Страховой запас нужен для того, чтобы в моменты неожиданных задержек приходов или повышенного спроса не возникал дефицит.

Управление запасами склада, как правило, состоит из трех основных этапов:

·        контроль остатков и выявление потребности;

·        формирование заказа;

·        контроль доставки.

Каждый из этих этапов является звеньями в непрерывной деятельности склада, они движутся по кругу. После оприходования очередной партии вновь начинается контроль расхода остатков, выявление потребности и т.д.

Контроль остатков - первый этап управления запасами, на котором решаются важнейшие задачи по выявлению потребности, расстановки приоритетов (очередности заказов), определению момента заказа.

Формирование заказа - это непосредственный расчет заказа с учетом ограничений и условий.

Контроль доставки - это последний этап в движении заказа. Этап заканчивается после появления заказа на остатках в учетной системе.

Далее перейдем к имеющимся программным продуктам на информационном рынке, реализующим функцию управления запасами.

1.2 Обзор рынка систем управления запасами

Система управления запасами - это комплекс мероприятий по созданию и пополнению запасов, организации непрерывного контроля и оперативного планирования поставок.

Главный механизм системы управления запасами, который необходимо внедрить в работу всех элементов, состоит в реализации принципа обратной связи. Суть этого принципа заключается в том, что если руководящее звено системы оказывает управляющее воздействие на ее рабочий элемент, то в системе должна существовать «обратная связь», которая обеспечивает поступление данных о новом состоянии всей системы и оценивает результативность ее функционирования. Система будет управляема, если после воздействия на нее можно определить ее новое состояние, оценить его и с учетом полученных новых данных о системе принять следующее корректирующее воздействие на нее.

На первом уровне системы размещаются модули складской программы и баз данных, в которых накапливаются сведения о движении товаров и работе с покупателями по отгрузке товаров.

Второй уровень системы состоит из различных моделей управления запасами, использующих необходимый математический аппарат для оценки текущего состояния запасов и разработки рекомендаций по их эффективному управлению.

На третьем уровне находится модель управления финансами и правила, которые позволяют контролировать финансовое состояние запасов. Здесь оценивается экономическая эффективность принимаемых правил по формированию запасов, определяются финансовые источники для их приобретения и общая финансовая стратегия управления запасами.

Таким образом, основу системы управления запасами составляют технологии анализа состояния запасов и внешней среды, а также правила принятия решений по формированию запасов. Сами правила могут быть реализованы в виде специализированных программных модулей и инструкций для персонала.

Сегодня на рынке для предприятий предлагается большое количество программных продуктов для управления запасами. Рассмотрим некоторые из них.

Goods4Cast <#"896809.files/image011.jpg">

Рисунок 1 - Модель системной динамики работы склада

Предполагается, что на работу склада (его прибыльности, рентабельности) во внешней среде в большей степени влияет потребительский спрос, конкуренты, поставщики, законодательство и правила введения бухгалтерского и налогового учета, постоянные затраты, не являющиеся подконтрольными (цена арендной платы, кредитные платежи банкам, коммунальные тарифы, услуги обслуживания сторонних организаций) и реклама.

Знаками «+» и «-» на рисунке 1 показаны направления взаимовлияния факторов друг на друга, т.е. например, на доходность склада положительное влияние оказывает рост объема продаж, который в свою очередь будет увеличиваться за счет роста потребительского спроса, на который влияют ряд других факторов, указанных на рисунке 1. Рассмотрим другой вариант, например, на управление работой склада влияет политика конкурентов в части снижения цены, предоставления скидок, проведения акций, положительная динамика конкурентов в таком направлении может отрицательно сказаться на складе, в частности, потеря ряда покупателей, установления другой равновесной цены на рынке и, как следствие, снижения доходов склада.

Таким образом, эффективная система управления запасами (склад) заключается в том, чтобы анализируя внешнюю среду со своими факторами, представленную на рисунке 1, выбирать такую стратегию для принятия решения в задаче управления запасами, чтобы создавать и поддерживать (в части информирования пользователя «когда» и «сколько» пополнять товара) некоторое оптимальное количество запасов, которое максимизирует чистую прибыль.

Сформулируем задачу управления запасами склада.

Допустим, что имеется склад одно номенклатурных товаров. Ключевым параметром, влияющим на работу склада, выявленным при построении модели системной динамики, является потребительский спрос. На практике при составлении бизнес-планов объем продаж (потребительский спрос) прогнозируют, основываясь на прочих опытах работы бизнеса, взяв за основу ключевые показатели отрасли.

Для описания величины спроса необходимо задать ряд качественных характеристик:

·        доходы населения = {понижаются, неизменны, повышаются};

·        цена товара = {понижается, неизменна, повышается};

·        качество товара = {низкое, среднее, высокое};

·        имидж фирмы = {популярная фирма, новая фирма};

·        удобство системы заказа и доставки = {есть заказ и доставка, есть заказ нет доставки, нет заказа есть доставка, нет заказа и доставки}.

Также для моделирования деятельности склада можно задать некоторым качественным образом такие параметры, как:

·        реклама = {нет рекламы, доходы на рекламу низкие, доходы на рекламу увеличиваются};

·        постоянные затраты склада = {уменьшаются, не изменяются, повышаются};

·        законодательство и правела введения бух. и налогового учета = {не было изменений, были новые введения};

·        политика поставщиков = {есть/нет ограничения на количество партии заказа, цены на товар понизились/повысились};

·        политика конкурентов = {цены выше/ниже наших, акции применяют/не применяют}.

В идеальном случае разработки системы необходимо учитывать и математически моделировать все перечисленные выше параметры.

В данном случае в систему управления запасами под потребительским спросом будем понимать величину среднего чека покупателя, которая, во-первых, даст информацию о количестве и частоте покупаемого товара. Величина среднего чека является конечным результатом процесса прогнозирование спроса, поэтому в ней уже есть влияние таких параметров как доходы населения, цена товара, качество товара, имидж фирмы, удобство системы заказа и доставки. Аккумулируя показатель величины среднего чека, система будет адаптироваться под условия торговли определенного склада в части прогнозирования спроса, а от точности спроса зависит выбор стратегии управления запасами, которая с точки зрения получения экономической выгоды по итогам заданного периода (обычно финансовый год) будет являться оптимальной.

Перейдем теперь к проектированию информационной системы, в которой построенная интерактивная модель может использоваться для поддержки принятия решений о выборе стратегии управления запасами.

Начнем с назначения и целей создания системы.

Разрабатываемая информационная система предназначена, во-первых, для накапливания, систематизации и контроля движения запасов на складе (база данных), т.е. отслеживания отгрузки и приемки запасов, их продажи, заказов поставщикам и прочие перемещения, во-вторых, для выбора стратегии управления запасами на основе методов математического моделирования, в-третьих, для прогнозирования экономической эффективности формирования и управления запасами, т.е. прогнозирования выручки, затрат на приобретение и хранение товаров, формирования чистой прибыли и других экономических показателей деятельности склада, а, в-четверных, для удобства взаимодействия с покупателями.

Для комплексного информационно-аналитического обеспечения работы склада необходимо исполнение следующих процессов:

·        автоматической обработки заявок покупателей;

·        контроля уровня запасов товаров на складе;

·        своевременное формирование заявок поставщикам на пополнение запасов;

·        оптимизация расходов на заказ.

Основными целями создания информационной системы являются:

·        повышение эффективности исполнения процессов, перечисленных выше, путем сокращения операций, выполняемых «вручную»;

·        оптимизация информационного взаимодействия участников процессов;

·        повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации.

Для реализации поставленных целей система должна решать следующие задачи:

·        предоставлять шаблоны заявок покупателю для формирования заказа на покупку;

·        отправлять заявки покупателей и сохранять их;

·        предоставлять возможность отправки сообщений покупателей продавцу с целью оперативной связи;

·        возможность у покупателя отслеживания выполнения заказа.

Интерфейс покупателя в части предоставление каталога товаров и отправки заявки на покупку товаров должен выглядеть примерно (с аналогичными вариантами) как на рисунке 2.

Рисунок 2 - Интерфейс пользователя при выборе товаров из
каталога и отправки заявки на покупку товаров

Так же система в отношении продавца должна решать следующие задачи:

·        возможность принимать решение по выбору рекомендуемой системой стратегии управления запасами на основе анализируемых параметров торговли склада;

·        возможность формирования отчета об уровне запасов на складе по каждой номенклатуре товара;

·        автоматическое уведомление системой о необходимости направления заявки поставщику на закупку товаров указанных позиций;

·        возможность ввода новых номенклатурных позиций;

·        возможность формирования отчета о доходах с продаж;

·        предоставление шаблонов форм заявок поставщику;

·        возможность ввода товаров при их поступлении от поставщиков;

·        формирование счетов на оплату покупателям и прочих документов для отгрузки товара.

Как говорилось ранее в параграфе 1.1, задача управления запасами основывается, прежде всего, на выборе стратегии. Трудность заключается в большом объеме неопределенных параметров: время прихода заказа от поставщиков, спрос покупателя на товар, объем покупки товара покупателем, объем заказа товаров поставщику и другие. Для выбора стратегии управления запасами нет единого универсального эффективного алгоритма, задача управления запасами основывается на принятии решения лицом, управляющим складом. Решение это будет основываться на применение наиболее выгодной и благоприятной стратегии развития склада только с точки зрения лица, принимающего решения (ЛПР). В качестве рекомендаций для ЛПР разрабатываемая система, на основе проигрывания сценарий развития по той или иной стратегии управления запасами, должна предложить все варианты. Таким образом, управляющему складом необходимо ввести ряд следующих параметров для управления одноменклатурной позицией товара:

·        прогнозируемый объем продаж;

·        максимальный уровень хранений запаса на складе;

·        время прихода заказа от поставщика;

·        уровень страхового запаса;

·        объем пополнения запаса фиксированный - «да», «нет» (если «да», то задать числовое значение);

·        время пополнения запаса периодичное - «да», «нет» (если «да», то задать числовое значение).

После выбора стратегии управления запасами необходимо, чтобы система настроила работу по определению времени пополнения запасов на складе и их объема и уведомляла продавцов.

Смысл расчетов системы следующий: если объем и время пополнения запасов в стратегии управления запасами не фиксированное число, тогда  - это момент, когда уровень запаса на складе меньше страхового уровня, а

.

Теперь перейдем к характеристике объекта автоматизации.

Объектом автоматизации в данной системе являются информационные процессы взаимодействия с клиентом в части продаж, а так же процессы внутреннего управления запасами склада.

Информационные процессы взаимодействия с клиентом в части продаж включают в себя:

·        принятие заявок покупателей;

·        обработка заявок покупателей и оформление счетов и документов для отгрузки товаров.

Информационные процессы внутреннего управления запасами склада включают в себя:

·        своевременный контроль уровня запасов склада и пополнение его;

·        контроль доходов от продаж.

Рассмотрим требования к функциональным характеристикам.

Разрабатываемая информационная система должна выполнять следующие функции:

. Функции для работы с покупателями:

·        регистрация покупателя и управление профилем;