В соответствии с ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» учет фонда осуществляется в названиях и экземплярах.
Название - это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.
Единицей учета названий являются:
• для книг и брошюр - каждое
новое издание, имеющее
дополнения и изменения в полиграфическом оформлении и тексте.
Многотомники учитываются как одно название (например, собрание 15 сочинений).
Каждая книга, входящая в серию и не имеющая нумерацию, учитывается как
отдельное название;
· для периодических изданий - название комплекта (журнала, газеты) за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия и полноты комплекта;
· для документов на нетрадиционных носителях информации (аудио- видеокассет, CD-ROM'ob, дискет и т.д.) - название каждого отдельно выпущенного документа. Комплект документов, объединенных одной упаковкой, учитывается как одно название.
Экземпляр - это каждая отдельная единица из тиража.
Единицей учета экземпляров являются:
· для книг - экземпляр тома;
· для периодических изданий (кроме газет) - экземпляр номера выпуска. Учет газет в КСУ ведется в годовых комплектах;
· для документов на нетрадиционных носителях информации (далее ДННИ) - каждый отдельно выпущенный самостоятельный документ: диск, кассета, дискета и т.д. Комплект ДННИ учитывается по количеству дисков, кассет и других входящих в комплект носителей информации. ДННИ могут поступать в виде самостоятельных документов и в качестве приложений. Приложения к текстовым документам представляют собой вкладыши (вложения) в текстовый документ. Учету в названиях принадлежат только ДННИ, являющиеся самостоятельными документами. ДННИ, поступившие в качестве приложений, учитываются только в экземплярах.
Вся литература, выбывшая из фонда, отражается во второй части КСУ. В КСУ сведения вносятся только после утверждения акта на списание руководителем филиала. Каждый акт вносится в КСУ отдельной записью на одной строке под одним порядковым номером.
По окончании полугодия (года) библиотека подводит итоги поступлений и выбытия литературы и определяет объем, и состав фонда на начало каждого полугодия (года). Эти сведения вносятся в третью часть книги суммарного учета фонда.
Второй вид учета - индивидуальный учет. Этот вид учета фиксируется в инвентарной книге. Инвентарная книга является важнейшим библиотечным документом и хранится наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть едина инвентарная книга на весь книжный фонд.
В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых берется на баланс филиала. Стоимость указывается в соответствии с данными сопроводительного документа. Каждому экземпляру издания, поступившему в фонд, присваивается свой индивидуальный номер, который сохраняется за ним на весь период его нахождения в библиотеке. В инвентарную книгу записываются инвентарный номер, автор, заглавие, год издания и цена одного экземпляра.
При записи дублетов в инвентарной книге указывается только инвентарный номер и цена. При списании вычеркивается инвентарный номер и цена и ставится номер акта на списание.
Учет периодических изданий ведется на регистрационных карточках.
Каждая книга снабжена формуляром, который хранится в специальном «кармашке» на внутренней стороне обложки книги.
При поступлении в университет, студенту выдается читательский билет. При выдаче, из книги изымается формуляр, на котором получатель ставит дату получения и подпись, и помещается в читательский билет получателя. При возвращении книги в библиотеку, формуляр изымается из читательского билета и вкладывается в книгу.
Списание литературы из библиотечного фонда производят не реже одного раза в год. Отбор изданий на списание осуществляет специальная комиссия, утвержденная приказом по филиалу. В состав комиссии должны войти представители руководства филиала, бухгалтерии, кафедр, ведущий библиотекарь.
Исключение литературы из фонда оформляется актом, в котором указывается причина списания. В каждый отдельный акт включаются издания, списываемые по одной причине (физический износ, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата). [11]
Из описанного понятно, что
процесс поступления и списания литературы из библиотечного фонда, а также учет
движения книг среди читателей довольно трудоемкий.
1.3 Обоснование необходимости
создания автоматизированного учета книг в библиотеке филиала РГГУ в г. Улан-Удэ
В ходе происходящих преобразований в России, библиотеки, как хранилища знаний и информации, являющаяся важнейшими факторами развития экономики и неуклонно повышают свою значимость. Сегодня библиотеки в первую очередь ориентируются на пользователя, а не только занимаются формированием своих фондов. Это весьма показательная переориентация центров тяжести во внутрибиблиотечной деятельности.
Развитие фонда предполагает принятие решений относительно состава и структуры книгохранения.
Ручной способ решения задачи сопровождается значительными временными затратами по составлению, оформлению и переноса данных на бумажные носители. Для решения задачи ручным способом требуется внимательность при вычислениях и немало времени для заполнения документов. Важное значение имеет правильность заполнения бланков и формуляров, так как занесенные данные влияют на отчетность. Инвентаризационная опись составляется один раз в год (в конце года). В ведомость заносится наименование, количество и цена книги на момент инвентаризации. Годовой отчет оформляется в конце каждого года, отражая все выполненные работы за год, как плановых заказов книг для библиотеки, так и прочитанных читателями.
Таким образом можно сделать
вывод, что сегодня, на рабочие места сотрудников библиотеки установлены
компьютеры, т.е. созданы автоматизированные рабочие места библиотекарей. В
данный момент необходимо совершенствование библиотечно-информационного
обслуживания, повышение уровня сервиса и качества, сокращение времени на поиск
необходимых книг и составление отчетности. Поэтому, необходимо, используя
современные информационные технологии, автоматизировать процесс учета книжного
фонда в библиотеке.[15]
Глава 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ
ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА «АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА КНИЖНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕКИ филиала
РГГУ»
.1 Постановка задачи
Задачей дипломной работы является автоматизированный учет движения книг в библиотеке РГГУ, с целью повышения эффективности учета книжного фонда и уровня обслуживания читателей.
Одной из задач библиотеки является - обеспечение планомерного и сбалансированного пополнения своего фонда новой литературой в соответствии с профилем комплектованием библиотечного фонда.
В решении задачи участвуют поставщики, поставляющие в библиотеку книги, библиотекарь, который организует работу с читателями и осуществляет сбор, обработку, анализ и обобщение данных и выводит необходимую информацию.
При решении данной задачи следует обратить внимание на понятие ее узловых вопросов - точная и своевременная постановка на учет поступивших в филиал книг, расходов на их приобретение, постоянный контроль над движением книжного фонда библиотеки.
Общий перечень документов, регламентирующих деятельность библиотеки высшего учебного заведения, включает:
· Положение о библиотеке высшего учебного заведения.
· Правила пользования библиотекой высшего учебного заведения (читальным залом, медиатекой)
· Режим работы библиотеки
· Должностные инструкции сотрудников
· Инвентарная книга
· Регистрационная картотека периодических изданий
· Алфавитный каталог книг и брошюр
· Таблицы библиотечно-библиографической классификации (ББК)
· Авторские таблицы
Решением этой задачи предусматривается автоматизированная обработка данных, необходимая для повышения эффективности, скорости работы. Предметом исследования является ручная обработка данных о книжном фонде библиотеки филиала.
Организационные аспекты учетной политики библиотеки должны содержать следующие основные разделы:
· Сведения о том кто отвечает за организацию учета.
· Бухгалтерская служба, ее организация и руководство.
· Выбор способа (формы) ведения и организации учета.
· Формирование правил документооборота и установление графика документооборота;
Учет движения книжного фонда проводит библиотекарь, он является непосредственным исполнителем ряда работ, в ходе которых обязательно образуются самые разные документы (формуляр читателя, электронные книги, журналы и газеты, акт о списании книг и т. п.). Качество управленческой документации отражает качество управленческого процесса. Грамотное управление рождает грамотные документы. Недаром внешние проверки управления библиотекой основываются на оценке управленческой документации - отчетов, ведомостей, справок и т. п. И наоборот, качество документов часто влияет на конкретные действия персонала: чем грамотнее документ оформлен, тем эффективнее деятельность персонала. Не менее важна четкая работа с документами в ходе исполнения конкретных действий. Правильное оформленное и сохраняемое требование на поставку необходимой литературы, грамотно составленный акт списания книжного фонда и т.д. [9]
Все это неотъемлемая часть, составляющей работы, за которую отвечает библиотекарь.
Библиотекарь при автоматизации должен вводить данные по книжному фонду из первичных документов: счет-фактура, формуляр читателя, акт о списании книжного фонда в компьютеры и сформировать соответствующие отчеты.
Затем библиотекарь сдает главному бухгалтеру всю отчетность за отчетный период на проверку.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет в библиотеке в зависимости от объемов учетной работы может вестись самостоятельным структурным подразделением, централизованной бухгалтерией или непосредственно главным бухгалтером (бухгалтером) при отсутствии соответствующего структурного подразделения. В данном случае учет движения книжного фонда возложен на библиотекаря.
Теперь, рассмотрев процесс движения документооборота в библиотеке, мы можем сформулировать требования к создаваемому программному продукту.
Требуется создать автоматизированную систему учета для библиотеки РГГУ, которая позволит выдавать книги читателям, отслеживать задолженности читателя и формировать отчеты по совершенным операциям за заданный период.
В программе должны фиксироваться следующие события:
· Выдача книг читателю из библиотеки на определенный срок.
· Продление книги.
· Возврат книги читателем в библиотеку.
· Потеря книги читателем.
Для каждого события в конфигурации необходимо предусмотреть соответствующий документ.
Правила работы библиотеки следующие:
· Читатель может взять в библиотеке только определенное количество книг (задается директором библиотеки).
· Читатель берет книги обычно на месяц, но может сразу взять книгу на больший срок, если явно скажет об этом.
· Читатель может продлевать книгу, т.е. сообщать о том, что он вернет ее позже указанного ранее срока.
· При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение.
· Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на 1 месяц.
· При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на 1 месяц, независимо от количества предупреждений.
В программе реализовать возможность формирования библиотечной выписки, которая показывает все совершенные операции за заданный период. Необходимо предусмотреть возможность выбора операции только по указанному читателю и/или по указанной книге.
В программе предусмотреть вывод информации по задолженностям каждого читателя на данный момент, т.е. какие книги у него сейчас на руках и когда он должен их вернуть.
В конфигурации разработать возможность поиска нужной книги по следующим критериям:
· Названию.
· Автору.
· Жанру.
Каждому читателю и каждой книге должен быть присвоен уникальный код. В экранных формах выбор читателя должен производится путем введения кода, программа должна найти читателя или книгу в справочнике по коду.
Денежные расчеты.
Каждая книга имеет определенную цену. При потере книги читатель должен заплатить штраф и стоимость утерянной книги. Предусмотреть реализацию этой функции.
Отмена документов.
При отмене проведения документов все изменения, которые, он сделал в системе, должны быть также отменены. Для сохранения непротиворечивости базы данных, отмена документов должна проводиться в обратном порядке для каждого читателя и книги.
Для решения задачи «Автоматизация учета книжного фонда в библиотеке» используются следующие формы первичных документов:
· Счет-фактура.
· Акт о списании книжного фонда.
· Формуляр читателя.
На основании этих документов составляются входные файлы:
· «Поступление» - содержит информацию о поступлении книг.
· «Списание» - содержит информацию о списанной литературе.
· «Выдача читателям»- содержит информацию о книгах, выданных читателям на руки.
На основании имеющейся информации сформировать отчеты:
· Библиотечная выписка.
· Перечень книжных изданий.
· Читатели.
· Долги читателя.
· Список задолжников.
· Отчет о работе библиотеки РГГУ.
· Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам.
При работе с данными использовать следующие расчетные формулы:
· сумма по приходу книг = стоимость за единицу * количество;
· сумма по списанию книг = стоимость за единицу * количество;
· сумма по остатку книг = остаток книг * стоимость за единицу;
Источником входной информации является библиотекарь.
Получателем результатной информации является библиотекарь и бухгалтерия.
Для установки данной автоматизированной системы и ее нормального функционирования необходимы следующие минимальные требования к системе:
· процессор Pentium III и выше;
· ОЗУ 256 Мбайт и выше;
· VGA монитор;
· объем жесткого диска 2 Гб и выше;
· операционная система Windows 98/2000/Me/XP;
· принтер;
· 1С:Предприятие 7.7.
Потребителями результатной информации являются
библиотекарь и бухгалтерия.
2.2 Обзор и анализ
существующего программного обеспечения для решения задач
Система автоматизации библиотек АИБС "МАRC"
Автоматизированная информационно-библиотечная система "МАRC" (АИБС "МАRC") предназначена для автоматизации наиболее трудоемких библиотечных процессов, связанных с комплектованием, обработкой первоисточников, печатью стандартных выходных форм от оформления предварительного заказа до списания, регистрацией читателей и их обслуживанием.
Система позволяет заменить привычный карточный каталог литературы так называемым электронным каталогом, с помощью которого можно высокоэффективно организовать следующие процессы:
· Текущее комплектование
· Комплектование периодических изданий