Лекция
Систематизация единиц хранения
План
1. Определение и виды единиц хранения
Наименьшей учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения (или как чаще называют - "дело").
Единица хранения - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Объем ед.хр. колеблется от одного листа до нескольких сотен (по правилам до 250 стр.)
Существует несколько основных родов единицы хранения. Самый распространенный называется делом: это совокупность различных видов документов, связанных содержанием и последовательностью делопроизводства. Другой род единицы хранения - переписка, состоит из документов запросов и ответов, возникших в результате обмена информацией по определенному вопросу между учреждениями или лицами. И третий род, материалы - это составленные из документов-приложений к какому-либо документу, или это различные виды документы, не связанные последовательностью делопроизводства.
2. Признаки заведения единиц хранения
Единицы хранения систематизируются в пределах фонда не произвольно, а по определенным признакам, согласно схеме систематизации. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью.
Распределение единиц хранения внутри фонда проводится с учетом следующих признаков заведения ед.хр.:
- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения, например, отчеты за год, пятилетку и т.д.);
функционального, отраслевого (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения, например, справки министерства здравоохранения и районных поликлиник о прививках против дифтерии);
тематического, предметно-вопросного (все документы касаются одного вопроса, например, постановления, справки и пр. о борьбе с наркоманией)
- номинального (по видам и разновидностям документов, например, протоколы);
- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения, например, письма различных организаций и частных лиц Музею боевой славы);
- географического (в соответствии с географическими территориями, населенными пунктами, с которыми связано содержание документов, например, справки о поселениях поволжских немцев);
- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, дела группируются не по одному, а нескольким признакам.
Наиболее распространенной является структурно-хронологическая схема систематизации. Она применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру или незначительные изменения в ней, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. В такой схеме единицы хранения группируются сначала по структурным подразделениям, а внутри них - по годам.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям организации.
3. Схема систематизации единиц хранения фондов личного происхождения
Схема систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяется составом фондообразователей, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Обычно используется следующая схема систематизации:
- творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);
- письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);
- письма фондообразователю;
- документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);
- документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);
- документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;
- коллекции.
Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя - по разделам приведенной выше схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы), помещаются в начале.
4. Схема систематизации единиц хранения объединенных фондов и коллекций
Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема. хранение фонд коллекция систематизация
Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.
При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:
- единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором они поступили в данную организацию из другой организации;
- единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
- в пределах года единицы хранения располагаются по значимости функций организации;
- личные дела систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.
Допускается нефондовая организация документов, но только для аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов. Такие документы - кино-, фото-, фоно- и видео-документы организацуются по их видам, т.е. совокупности документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).
На каждый вид составляется отдельная опись, внутри описи документы могут систематизироваться по времени их изготовления, материалу и формату носителя, автору, объекту и месту съемки и др. признакам.
Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представленной информации, и далее - по характеру зафиксированной информации. Мы не будем подробно останавливаться на этом вопросе, т.к. вам предстоит еще изучать курс "Аудиовизуальные (электронные) документы".