2
Совершенствование организации учета, контроля и управления запасами на предприятиях
Байдыбекова С.К.
Цель. Исследование процессов учета, контроля и управления запасами на предприятиях.
Результаты и научная новизна. Эффективность управления производственными запасами имеет большое значение, особенно на предприятиях, где сосредотачиваются большие потоки материальных запасов. Осуществление деятельности в условиях рыночных отношений требует разработки и внедрения нововведений по организации учета производственных запасов на складах предприятий и организаций. Это предопределяет необходимость реализации предложений по улучшению организации учета производственных запасов на складах предприятий с целью достижения наиболее эффективных результатов деятельности.
Ключевые слова: документирование, документооборот, номенклатура, производственные запасы.
учёт управление производственные запасы склад
Вопросы организации учета, в последнее время привлекает к себе все больше внимания в работах отечественных ученых.
Однако в настоящее время ряд принципиальных вопросов, в частности организации учета производственных запасов на складах, остаются дискуссионными и требуют усовершенствования на местах в зависимости от отрасли производства и видов деятельности предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо определить направления управления производственными запасами предприятий и организаций.
Для правильной организации учета запасов на предприятии, прежде всего, необходимо дать ответ на ряд вопросов:
· откуда, когда, сколько и на какую сумму поступили запасы, как выполняются программы поставки;
· кому, когда и сколько отпущено запасов;
· как выполняется программа производственного потребления;
· каков остаток по отдельным видам запасов и как соблюдаются установленные лимиты и т. д.
Необходимыми предпосылками правильной организации учета запасов являются:
· рациональная организация складского хозяйства;
· разработка номенклатуры запасов;
· наличие инструкции по учету производственных запасов;
· правильная группировка (классификация) запасов;
· разработка норм расходования запасов [1, 59с.].
Для организации бесперебойного снабжения, размещения, хранения и выдачи материальных запасов в производство большую роль играет рационально организованное складское хозяйство, потому что в деятельности предприятия или организации не всегда можно добиться полного согласования темпов поставок материальных ресурсов, темпов производства, и сбыта готовой продукции.
К числу основных функций складского хозяйства относятся:
аккумуляция материальных ресурсов в объемах и номенклатуре, достаточных для непрерывности процесса производства;
· надлежащее хранение и учет материалов;
· планомерное и бесперебойное снабжение цехов и участков производственными запасами;
· подготовка материалов к их непосредственному потреблению;
· осуществление комплекса операций, связанных с выполнением контроля, сортировки производственных запасов.
Существует несколько методов учета производственных запасов на складах предприятия, которые приведены в таблице 1.
Аналитический учет материальных запасов ведется на складах с помощью карточек складского учета, которые размещаются в картотеке по техническим группами производственных запасов согласно номенклатуры-ценника. Аналитические счета группируются по группам материалов, местам хранения, материально ответственными лицами, по синтетическим счетам бухгалтерского учета и субсчетам. Данные по аналитическим счетам обобщаются в оборотно-сальдовых ведомостях. Используют счета аналитического учета для контроля за хранением и движением производственных запасов, их оценки, сравнения с данными складского учета, а также для подведения итогов инвентаризации.
Учет значительно упрощается при использовании в складском учете компьютерной техники. В этом случае все приходно-расходные документы обрабатываются ежедневно или по мере их поступления со складов.
Таблица 1. Методы учета производственных запасов на складах предприятия
|
Вариант учета |
Содержание варианта |
|
|
Сортовой |
На каждый вид запасов на основании первичных документов открывается карточка аналитического учета, где они учитываются в натуральном и денежном выражении. Оборотные ведомости аналитического учета составляются по окончании отчетного периода. По данным карточек складского учета сравниваются остатки и обороты по ним. |
|
|
Партионный |
Первичные документы группируются по номенклатурным номерам, и в конце отчетного периода конечные данные по каждому из номеров заносятся в оборотных ведомостей. Оборотные ведомости составляются в натуральном и денежном выражении по каждому складу и для каждого счета |
|
|
Сальдовый (оперативно-бухгалтерский) |
Сальдовый метод учета базируется на использовании регистров аналитического учета карточек складского учета. Ежедневно (еженедельно, раз в 10 дней) работником бухгалтерии проверяется правильность записей поступления и расходования материалов на складе и подтверждается остаток по карточке складского учета личной подписью бухгалтера, а каждого первого числа месяца остаток по каждому номенклатурному номеру переносится в ведомость учета остатков производственных запасов на складе (без выделения оборотов расходов и поступления запасов). На основании данных ведомости выводятся итоги по составу. |
Ранее действующие методики учета производственных запасов, которые были выработаны наукой и практикой, на протяжении последних лет в некоторой степени потеряли актуальность и в основном были ориентированы на систему ручного труда в условиях так называемых твердых (плановых) регулируемых государством цен.
Поэтому, сегодня все это требует совершенствования и новых подходов относительно организации и методики ведения аналитического учета наличия и движения производственных запасов, который является одним из самых важных и наиболее трудоемких участков бухгалтерского учета.
Важность и трудоемкость ведения количественного аналитического учета производственных запасов, значительные их качественные показатели обусловили необходимость поиска более рациональных методов учета материальных запасов с целью устранения дублирования одних и тех же операций.
Разновидностью оперативно-бухгалтерского учета является так называемый оперативно-групповой аналитический метод учета производственных запасов, где их учет ведется в разрезе их видов, групп и подгрупп. Для учета материалов по группам целесообразно, чтобы в группу входило не более 100 их наименований, что значительно облегчает и ускоряет процесс выявления возможных ошибок [2, 175с.].
Для повышения эффективности оперативно-бухгалтерского метода учета производственных запасов целесообразно осуществить детализацию их групп на несколько подгрупп с тем расчетом, чтобы в подгруппе количество наименований производственных запасов не превышало ста наименований, что позволит контролировать объемы производственных запасов для учета их движения и проверки. Это можно достичь путем ежемесячного составления товарно-транспортных накладных, лимитно-заборных карт, накладной на отпуск материалов на сторону и сведений по поступлению и выбытию производственных запасов по каждой подгруппе производственных запасов, что повышает оперативность выявления возможных ошибок в складском и бухгалтерском учете. К тому же следует отметить, что при автоматизированном учете программа позволяет без лишних усилий формировать данные сведения в аналитическом разрезе как по группам и подгруппам материалов, так и по отдельным их видам и сортам за любой период.
Складское хозяйство большинства предприятий достаточно сложно и состоит из сети складов со специальными устройствами и оборудованием для перемещения, хранения производственных запасов (стеллажи, подъемно-транспортное, весовое, измерительное и т. п.). В настоящее время во многих организациях постоянно ведутся работы по совершенствованию складского хозяйства с применением различных средств механизации и автоматизации складских операций, как правило, с использованием вычислительной техники, внедряются автоматизированные системы управления технологическими процессами складирования.
Предприятия и организации нуждаются в совершенной системе управления производственными запасами, когда резко возрастает сложность управления, существенно усложняются и повышаются требования к оперативности решения традиционных задач планирования и учета. В управлении производственными запасами сегодня, возникает необходимость в принципиальных изменениях методов их осуществления.
Учет всех факторов в материально-техническом обеспечении организаций и предприятий, а также необходимость решения поставленных задач, потребовали и структурных преобразований, выражающихся в объединении функций управления материально-технического обеспечения, складского хозяйства, маркетинга и сбыта под единым руководством. Действуя сообща, в рамках системы управления материальными ресурсами организации, система управления складским хозяйством направлена на удовлетворение спроса подразделений организации в многономенклатурных производственных запасах, необходимых для бесперебойного хода производства при максимальной ритмичности работы и минимальных совокупных затратах в любой момент времени [3, С.78-80.].
Объектом управления системы является снабженческо-заготовительный процесс на складах организации: прием и отпуск материалов; хранение, размещение материалов внутри склада; поиск необходимых материалов; внутрискладские перемещения и т. д.
Основными функциями системы управления складским хозяйством являются: прогнозирование, планирование, учет, контроль и регулирование.
В реальном режиме времени функции системы управления складским хозяйством детализируются управляемыми позициями, причем степень детализации должна быть не меньше степени детализации номенклатуры производственных запасов. Эти функции очень тесно связаны друг с другом и с другими системами управления в организации.
Необходимым условием поддержания производственного процесса на предприятии является наличие складского хозяйства с достаточным количеством производственных запасов. Чтобы осуществлять процесс производства, производственное предприятие должно иметь на складе необходимые запасы сырья, материалов, топлива, стройматериалов, запасных частей, и других производственных запасов [4, 127с.].
Следовательно, производственные запасы являются весомой частью активов производственного предприятия, они занимают особое место в составе имущества и доминирующие позиции в структуре затрат предприятий различных сфер деятельности; а также при определении результатов хозяйственной деятельности и при освещении информации о финансовом состоянии.
Это в свою очередь требует полной, достоверной информации о наличии и движении производственных запасов, которую может предоставить правильно организованная система управления складским хозяйством, что генерирует и интерпретирует всю базу информационного потока, предоставленную различными рыночными системами для эффективного управления производственными запасами.
Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать складской учет, что позволит механизировать обработку информации о внутреннем перемещении материальных запасов, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета движения материальных ценностей на предприятии.
Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учено-вычислительных работ, а также обеспечение строго порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива и др., ограничения числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов.
Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрение эффективных форм предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов[5].
Важным условием эффективного использования материалов на производстве, является правильный выбор методов учета. Методология организации бухгалтерского учета материальных ресурсов предполагает выбор одного из нескольких методов их учета и оценки, который фиксируется в учетной политике предприятия. Для выбора метода необходимо провести анализ расхода материалов. Так определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство, разрешается производить одним из следующих методов оценки запасов: по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО).