Этапы прохождения документов
при использовании электронных накладных (шаги прохождения документов обозначены соответствующими цифрами на рисунке):
-
Создание электронной накладной, а также реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов.
-
Передача перевозчику (экспедитору, водителю) груза (товара) и реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов. Водитель может получить информацию о составе груза любым удобным для него способом: на мобильном устройстве, на экране монитора, либо по бумажной распечатке. При желании поставщик может указывать информацию о составе груза в реестре.
-
Перевозка груза (товара), на руках у перевозчика должен находиться реестр товарно-транспортных накладных.
-
Проверка товара в процессе перевозки по реестру товарно-транспортных накладных. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра он проводится в присутствии налогового инспектора, имеющего on-line доступ к электронным накладным.
-
Передача груза (товара) покупателю. Подписание реестра товарно-транспортных накладных, а также подписание электронной накладной. Составление актов (при необходимости).
-
После развоза реестр товарно-транспортных накладных остается у перевозчика, и служит основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги и для учета транспортных работ (этот этап на рисунке не обозначен).
****Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, получаемый благодаря криптографической трансформации информации с использованием особого ключа. Прилагается к документу, чтобы установить аутентичность: ЭЦП является доказательством факта подписания и подтверждает, что подпись поставил именно владелец сертификата ключа подписи.
ЭЦП доказывает целостность, неизменность информации после подписания.
В ситуациях, прописанных в нормативно-правовых актах страны, ЭЦП выступает как аналог личной подписи человека во время совершения юридически значимых действий. Электронный документ (например, декларация о доходах индивидуального предпринимателя), подписанный ЭЦП, обретает такую же силу, что и бумажный вариант с личной подписью от руки. Естественно, что ЭЦП позволяет экономить время и силы для личного обращения. Отправлять юридически ликвидные бумаги можно прямо из дома.
Чтобы поставить ЭЦП, надо иметь ключ (выглядит как обычная флешка, подсоединяется к компьютеру через USB-разъем). ЭЦП – это уникальный набор символов, который выдается в результате криптографического преобразования информации с применением ключа и по специально созданному сложному алгоритму. Для создания ЭЦП чаще используется технология асимметричного шифрования — издаются закрытый ключ (Private key) и открытый ключ (Public key).
Закрытый ключ известен только владелецу сертификата и вычислить его нельзя, даже если иметь всю информацию, хранящуюся на открытом ключе. А вот открытый ключ всего лишь дает возможность проверить, действительно ли конкретный пользователь поставил свою подпись на электронном файле.
В Германии закон об ЭЦП действует с 1997 года, в США и Австрии – с 2000-го, в Эстонии – с 2001-го. К слову, именно в Эстонии ЭЦП распространена повсеместно, поскольку граждане этой страны старше 15 лет обязаны иметь ID-карту. Привычным делом ЭЦП стала в США, Канаде, Великобритании, Ирландии, Чили, Швейцарии, Сингапуре, ОАЭ. А вот, к примеру, в Аргентине, Бразилии, Дании, Венгрии статус ЭЦП пока не стал максимально ясным.
ЭЦП в Беларуси
Использование электронной подписи в Беларуси регламентировано Законом от 28.12.2009 № 113-З. ЭЦП дает право полноценно подписывать электронные документы и обращения, подаваемые в Министерство по налогам и сборам (например, электронные декларации), таможенные органы, фонды соцзащиты населения, «Белгосстрах», «Белстат» и др.
Электронный документооборот обеспечивает с технической стороны Национальный центр электронных услуг. Получить сертификат открытого ключа можно в его подразделении – Республиканском удостоверяющем центре государственной системы управления открытыми ключами (Минск, проспект Машерова, 25). Он начал работать летом 2014 года. Есть региональные представительства в крупных городах. Ожидается, что в стране будет создана система, позволяющая человеку получить сертификат открытого ключа единого образца. Узнать, как сделать ЭЦП, можно на сайте Национального центра удостоверяющих услуг: http://nces.by/.
Индивидуальные предприниматели, желающие подавать декларации в налоговую службу дистанционно, надо заказать ЭЦП в Удостоверяющем центре РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам». Сведения о нем доступны на сайте http://www.pki.by/. Сейчас работают 4 филиала в Минске; также заказать ЭЦП для подписи электронной декларации можно в Бресте, Гродно, Гомеле, Могилеве, Витебске, Борисове, Слуцке, Пинске, Барановичах, Полоцке, Лиде, Мозыре, Бобруйске.
Удостоверяющий центр Министерства финансов работает в системе названного министерства и также выпускает сертификаты и ключи.
5. Учет поступления товаров в аптекеДля получения товаров необходимо предъявление доверенности. На заведующего аптекой и его заместителя бухгалтерией УП «Фармация» ежегодно оформляется на склад генеральная доверенность по форме №М-2. На получение аптеками лекарственных средств, содержащих лекарственные средства списка «А», наркотические средства, психотропные вещества и этиловый спирт выписывается доверенность сроком до 3 месяцев. Другим лицам аптеки товар с аптечного склада отпускается по разовой доверенности (ф.№М-2а), срок действия которой 15 дней.
При получении товаров непосредственно на аптечном складе представитель аптеки тщательно проверяет его количество в соответствии с сопроводительными документами и качество. Затаренная продукция принимается по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка на сопроводительном документе.
При доставке товаров в аптеку за отгруженные товары и сопроводительные документы до момента их доставки в аптеку несет ответственность водитель- экспедитор.
Приехав в аптеку, экспедитор должен передать поступивший товар материально-ответственному лицу, на которого выдана доверенность.
Приемка товара должна осуществляться в аптеках первой категории – в отдельном помещении приемки, в аптеках второй, третьей, четвертой и пятой категорий в зоне приемки.
-
Приемочный контроль в аптеке осуществляется в соответствии с постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь № 120 от 27 декабря 2006 г. №120 «Об утверждении Надлежащей аптечной практики».
Приемочный контроль осуществляется приемочной комиссией, за исключением аптек третьей-пятой категории, в которых приемочный контроль может осуществляться одним фармацевтическим работником аптеки. Приемочная комиссия формируется из числа работников аптеки, в том числе фармацевтических работников.
Приемочный контроль включает проверку:
правильности оформления сопроводительных и иных документов, в том числе товарно-транспортных (товарных) накладных (далее, если не установлено иное, - сопроводительные документы);
соответствия указанных в сопроводительных документах реквизитов лекарственного средства (наименования, дозировки, количества, номера серии) фактически полученному лекарственному средству;
целостности упаковок лекарственных средств и их маркировки;
наличия инструкции по медицинскому применению и (или) листка-вкладыша на русском (белорусском) языке в индивидуальной или групповой упаковке и соответствия количества инструкций по медицинскому применению и (или) листков-вкладышей количеству первичных индивидуальных упаковок лекарственных средств в групповой упаковке.
Приемочный контроль лекарственного растительного сырья, поступившего от населения, включает:
проверку соответствия внешних признаков лекарственного растительного сырья требованиям Государственной фармакопеи Республики Беларусь;
отбор образцов лекарственного растительного сырья от поступившей партии и их направление в испытательную лабораторию для проведения испытаний по физико-химическим показателям соответствующих частных фармакопейных статей Государственной фармакопеи Республики Беларусь.
После проведения приемочного контроля в журнале регистрации результатов приемочного контроля по форме, утвержденной руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем, производится запись о результатах приемочного контроля, которая заверяется подписью председателя приемочной комиссии или подписью фармацевтического работника аптеки, проводившего приемочный контроль в аптеках третьей-пятой категории.
В случае выявления несоответствия какому-либо из требований, указанных в частях второй и третьей настоящего пункта, поступившая серия (партия) лекарственного средства и лекарственного растительного сырья хранится отдельно от других лекарственных средств с обозначением «Забраковано при приемочном контроле» до выяснения и устранения причин несоответствия.
При приемке лекарственных средств, для хранения которых требуются особые условия (термолабильные), их незамедлительно направляют в места хранения, обеспечивающие требуемые условия (холодильник, холодильная камера).
При приемке наркотических средств, психотропных веществ, а также радиофармацевтических лекарственных средств их незамедлительно передают в специально оборудованные помещения для хранения. Лекарственные средства списка «А» передаются в сейфы или металлические шкафы, прикрепленные к стене или полу.
18 сентября 2007 г. впервые введена в действие инструкция № 051 – 0807 по разработке стандартной операционной процедуры (СОП) «Порядок приемки в аптеке лекарственных средств и осуществление приемочного контроля». Цель данной инструкции – стандартизировать следующие процессы:
‑ разгрузку автотранспорта;
‑ контроль за условиями транспортировки лекарственных средств;
‑ последовательность приемки лекарственных средств и других товаров в аптеке, в том числе лекарственных средств, требующих защиты от повышенной температуры, наркотических лекарственных средств, психотропных веществ, лекарственных средств списка «А», фармацевтических субстанций.
Все поступающие в аптеку товары регистрируются в «Журнале регистрации поступления товаров». В котором указываются дата получения, наименование поставщика, номер и дата накладной поставщика стоимость по ценам приобретения, стоимость по розничным ценам.
Лекарственные средства списка «А», наркотические лекарственные средства, психотропные вещества и этиловый спирт учитываются дополнительно в «Журнале предметно-количественного учета лекарственных средств и спирта этилового в аптеках».
Поступившие в течение месяца товары в хронологической последовательности учитываются по каждой ТТН заведующим аптекой или материально-ответственным лицом (МОЛ) в приходной части «Товарного отчета» по ценам приобретения и по розничным ценам.
6. Учет внутриаптечных операций, вызывающих увеличение стоимости
товарных запасов
К внутриаптечным операциям, увеличивающим стоимость товарных запасов, относят:
1. Отпуск воды очищенной в чистом виде и в составе изготовленных в аптеке лекарственных средств.
2. Дооценка по лабораторным и фасовочным работам.
3. Стоимость услуги по изготовлению и фасовке лекарственных средств.
4. Оприходование возвратной аптечной посуды, принятой от населения и организаций здравоохранения (ОЗ).
5. Оприходование излишков товаров, обнаруженных при инвентаризации.
6. Поступление товаров при передаче их из одной аптеки в другую.
7. Переоценка товаров в связи с повышением розничных цен.
6.1. Отпуск воды очищенной в чистом виде и в составе изготовленных в аптеке лекарственных средств