Материал: Тема Планирование в таймменеджменте

Практическое задание 2
Тема 3. Планирование в тайм-менеджменте

Задание 2

1. 
   Прочитайте текст задания 2 – рассуждения работника о предстоящем дне и план дня, который он составил.
   
2. 
   Проанализируйте размышления менеджера и его план. Какие ошибки он допустил в составлении плана?
   
3. 
   Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.
   
4. 
   Как бы вы составили этот план дня? (Представить в виде таблицы.)
   

Текст задания 2

Сегодня будет насыщенный день! Сейчас только восемь часов утра, а дел столько много, что мне времени может не хватить на все.

Позвонил недовольный клиент, т. к. он получил свой заказ не в указанный срок. Нужно ему позвонить и узнать, какие у него есть вопросы, постараться успокоить. Также необходимо подготовить материалы к выставке, которая откроется через 1 неделю, а слайды и текст для рекламных буклетов еще не готовы. Да и в полиграфию нужно позвонить и заказать материалы для выставки – календари, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, иначе получится как обычно, в последний день опомнимся, и опять на выставке будет стенд практически без всего. Позор!

На час дня назначена встреча с поставщиком – нужно обязательно поехать. Только на чем поехать? Машина до сих пор в сервисе, т. к. я ее не забрал, некогда было. На автобусе? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас должна быть еще презентация вечером! Начало в шесть вечера, а моя команда еще не в курсе. Срочно необходимо ее собрать на информирование. Не мешало бы еще текст статьи для журнала отредактировать, а то уже 3 недели лежит в столе. Кстати, о столе, нужно на нем разобрать все, а то постоянно полчаса ищу на нем какой-нибудь документ. А еще хотел сегодня в спортзал пойти! Но, наверно, не получится. Если еще взять во внимание, что в базу данных не внес большой объем информации по клиентам... А они ведь являются потенциальной прибылью компании.

Ну вот, позвонил секретарь – через полчаса совещание. Надо успеть хотя бы набросать план дня на сегодня, а то опять половина задач из головы вылетит.

9.00	Совещание. Шеф	важно
10.00	Позвонить клиенту	важно
11.00	Вызвать такси
12.00	Заказать полиграфию и сувениры	важно
13.00	Переговоры	важно
14.00	Подготовка к презентации
15.00
16.00	Подготовить слайды и текст	важно
17.00
18.00	Презентация	важно
19.00	Внести информацию в базу данных. Навести порядок на рабочем столе
20.00	Забрать машину из сервиса

Были допущены следующие ошибки:

- не были распределены дела на важные и не важные;

- не учитывалась срочность некоторых дел;

- нет полной увязки между важностью дела и сроками его выполнения.
При планировании времени рабочего дня:

• расставляются приоритеты;

• выбираются наиболее важные задачи;

• ищутся наилучшие варианты решения задач;

• распределяется деятельность для свободного времени.

Расставлять приоритеты важно. Это позволяет заблаговременно выделить вопросы, требующие срочного решения, и отсеять проблемы, которые не имеют на данный момент смысла. Как и информация, время сегодня имеет большую ценность, и впустую распыляться им глупо.

Похожий смысл имеет этап выбора важнейших задач, только планирование ограничено одним рабочим днем. Необходимо выбрать, что в пределах этого периода требует срочного решения, а что может подождать.

Всего этого сделано не было.

9.00	Совещание. Шеф
10.00	Позвонить клиенту
11.00	Работа с командой по вечерней презентации
12.00	Подготовка к презентации
13.00	Подготовить слайды и текст
14.00	Перерыв
15.00	Переговоры с поставщиком
16.00	Внести информацию в базу данных. Навести порядок на рабочем столе
17.00	Подготовка к выставке
18.00	Презентация
19.00	Забрать машину из сервиса