Материал: Управление заинтересованными сторонами проекта

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что определение заинтересованных сторон проекта занимает ключевое место в проекте, и как правило заинтересованные стороны и их ожидания являются главной причиной изменений в проекте.

Заинтересованные стороны имеют разные степени ответственности и полномочий при участии в проекте. Эти уровни могут меняться на протяжении жизненного цикла проекта. Их вовлеченность может варьироваться от периодического участия в опросах и целевых группах до полного спонсорства проекта, включающего предоставление финансовой, политической или другой поддержки.

Выявление заинтересованных сторон является непрерывным процессом на протяжении всего жизненного цикла проекта. Выявление заинтересованных сторон, понимание относительной степени их влияния на проект и уравновешивание их требований, потребностей и ожиданий является критически важной задачей для успеха проекта. Невыполнение этой задачи может привести к отсрочкам, увеличению стоимости, неожиданным проблемам и другим негативным последствиям, включая отмену проекта.

Примером может являться позднее выяснение того, что юридический отдел является важной заинтересованной стороной проекта, что приводит к задержкам и росту затрат в связи с юридическими требованиями, которые должны быть удовлетворены до завершения проекта или до поставки содержания проекта.

Целью данной работы является выявление заинтересованных сторон в проекте по открытию магазина товаров для детей.

Задачи работы:

1. изучить литературу по данной теме, в том числе и PMBOK;
2. рассмотреть вопросы, касающиеся выявления заинтересованных сторон проекта;
3. рассмотреть процессы управления заинтересованными сторонами;
4. выявить участников проекта по открытию магазина товаров для детей и описать их роль в проекте.

Предмет работы: заинтересованные стороны проекта по открытию магазина товаров для детей.

Объект работы: проект по открытию магазина товаров для детей.

Методы исследования в данной работе:

1. Теоретические методы.
2. Обобщение.
3. Классификация.
4. Практические методы.

Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, четырех параграфов и заключения.

Данные методы будут рассмотрены на примере проекта открытия магазина для детей «Акула».

Цель проекта: открытие и в будущем развитие своей сети магазинов.

Сроки проекта, заинтересованные стороны и критерии проекта будут определены в результате работы.

Актуальность проекта:

Родителям приходится достаточно часто обновлять детский гардероб и закупать товары для них, так как они очень быстро растут и нередко портят вещи. Большинство родителей не экономит деньги на своих детях и старается им покупать максимально хорошие и доступные по карману вещи. В условиях кризиса взрослые часто отказываются от покупки одежды для себя, в пользу приобретения вещей для своего ребенка.

Высокий спрос обеспечивает рентабельность бизнеса и его быструю окупаемость.

Глава 1. Теоретические аспекты определения заинтересованных сторон

Общие сведения о заинтересованных сторонах проекта

Под проектом понимается комплекс взаимосвязанных действий, предпринимаемых для достижения определенной цели в течение заданного периода в рамках имеющихся возможностей. В любом проекте, есть те, кто заинтересован в нем и в его реализации, их называют заинтересованными сторонами(участниками)проекта.

Заинтересованные стороны– это лица или организации, которые активно участвуют в проекте или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Определение заинтересованных сторон проекта – процесс выявления всех людей и организаций, которые могут быть непосредственно вовлечены в осуществление проекта, так и косвенно воздействовать на него или, наоборот, осуществление проекта может влиять (позитивно или негативно) на их интересы.

В зависимости от проекта к заинтересованным сторонам относятся [7]:

1. органы власти и местного самоуправления;
2. заказчик проекта – это лицо, формулирующие требования к результатам проекта и использующее полученные результаты проекта;
3. спонсор проекта (инвестор) - лицо или организация (в том числе коммерческая компания, государство и т. д.), размещающие капитал с целью последующего получения прибыли (осуществляет инвестиции);
4. команда проекта - группа лиц, состоящая из руководителя проекта, иных членов команды проекта и команды управления проектом;
5. руководитель проекта (менеджер проекта) - человек, ответственный за управление проектом;
6. команда управления проектом - люди из проектной команды, занимающиеся операциями по проект-менеджменту;
7. проектный офис–организационная структура, призванная решать задачи структуризации и упорядочивания всех процессов, связанных с реализацией нового замысла, а также обмениваться методологиями, инструментами и ресурсами;
8. поставщики – любое физическое лицо, поставляющие товары или услуги заказчикам;
9. источники влияния – люди или организации, не связанные напрямую с получением или применением продукта, но способные оказать положительное или отрицательное воздействие на реализацию проекта;
10. функциональный руководитель - должностное лицо, несущее ответственность за выполнение группы однородных функций по управлению каким-либо видом деятельности;
11. потребители – человек, имеющий намерение заказать или приобрести либо заказать. На рисунке 1 указаны заинтересованные стороны проекта.

Рисунок 1. Заинтересованные стороны проекта [3]

Рассмотрим некоторых участников более подробно и перечислим ключевые характеристики команды проекта:

Команда проекта – это организационная структура, которая состоит из руководителя проекта, персонала, отвечающего за управление проектом, и остальных членов команды, которые выполняют работу, но не обязательно участвуют в управлении проектом.

Основная задача этой группы — обеспечение достижения целей проекта. Создается целевым образом на период осуществления проекта. Включает также всех внешних исполнителей и консультантов.

Существует классификация участников проекта на внутренние и внешние:

1. Внешние ЗС – не принимающие непосредственную участие в выполнении работ проекта, но могут оказывать влияние на цели и содержанию проекта.
2. Внутренние ЗС – непосредственно участвуют в реализации проекта (менеджер проекта, команда управления проектом, члены команды проекта, офис управления проектами при его наличии, инвесторы проекта, поставщики проекта).

Жизненный цикл команды проекта:

1. Формирование. На этом этапе члены команды знакомятся друг с другом. Менеджер проекта занимается формированием благоприятных взаимоотношений и эффективного взаимодействия в команде, сплочением участников на основе главной цели проекта, начинается выработка общих норм и согласование ценностей. Кроме этого менеджер выстраивает эффективные отношения с окружением и внешними участниками проекта.

2. Этап срабатываемости участников. В процессе совместной работы над проектом проявляются различия в подходах и методах, используемых участниками, возникают трудности и конфликтные ситуации в работе команды. Менеджер проекта уделяет особое внимание формированию конструктивных позиций у участников проекта при решении возникающих проблем и оптимальному распределению ролей в команде.

3. Этап нормального функционирования. К этому этапу у участников уже формируется чувство команды, все они, как правило, понимают, что от них требуется для достижения общей цели, и выполняют определенную для них в рамках проекта часть работы. Этот этап является самым продолжительным и самым продуктивным для проекта.

4. Этап реорганизации. На этом этапе менеджер, как правило, производит изменения в количественном и качественном составе команды. Это связано с различными причинами, в том числе и с такими, как изменения в объемах и видах работ, необходимость замены некоторых работников из-за их непригодности, потребность в привлечении новых специалистов или временных экспертов.

5. Этап расформирования команды. По завершении проекта команда расформировывается. Два типичных сценария развития событий на этом этапе таковы.

В первом случае, когда команда достигает успеха в реализации проекта, все ее участники получают удовлетворение от совместной работы и готовы к дальнейшему сотрудничеству. При открытии нового проекта менеджер, как правило, и приглашает в команду этих же людей.

Во втором случае, когда проект неуспешен, команда расформировывается и чаще всего далее уже не собирается в таком составе.

Опыт реализации различных проектов показывает, что оптимальный период работы проектной команды 1,5–2 года. Затем ее эффективность падает. Для решения данной проблемы специалисты рекомендуют периодически возвращать участников проекта обратно в функциональные подразделения и привлекать новых сотрудников.

При инициации проекта важно устранить разрывы в понимании целей и интересов различных заинтересованных сторон.

Проект связан с изменениями, а изменения всегда затрагивают интересы всех заинтересованных сторон проекта, способных повлиять на реализацию проекта. Заинтересованная сторона - это любой человек либо группа людей, которые могут повлиять на успех или провал проекта как до, так и вовремя, а также после его завершения

Заинтересованные стороны могут выдвигать функциональные требования к проекту, а также качественные требования, которые могут стать ограничениями проекта. Также могут оказывать неблагоприятное влияние на цели проекта.

Проект может восприниматься заинтересованными сторонами как имеющий и положительные, и отрицательные результаты. Неспособность заметить отрицательно настроенных заинтересованных сторон проекта может привести к увеличению вероятности неудачи. Успех и ход исполнения проекта часто зависит от факторов, выходящих за границы традиционных контрактов и управления проектами.

Также необходимо обратить внимание на понятие управления проектами [5].

Управление проектами — это деятельность, направленная на достижение поставленных задач, реализацию определённых планов, используя имеющиеся ресурсы - время, капитал, людей. В основе управления проектами лежит планирование – краткосрочное или на более длительный период. В бизнес-процессах планирование основывается на определённых методиках планирования: в зависимости от приоритета задач и сроков их выполнения [10].

Одной из функций управления проектами является управление заинтересованными сторонами проекта, оно включает в себя процессы, необходимые для выявления людей, групп и организаций, которые могут оказывать или на которых может оказывать воздействие проект, для анализа ожиданий заинтересованных сторон и их воздействия на проект, а также для разработки соответствующих стратегий управления для эффективного вовлечения заинтересованных сторон в принятие решений и исполнение проекта.

Управление заинтересованными сторонами также сосредотачивается на постоянной коммутации с заинтересованными сторонами с целью понимания их потребностей и ожиданий, на реагировании на проблемы по мере их возникновения, на управлении конфликтующими интересами и на способствовании соответствующему вовлечению заинтересованных сторон в принятие решений и в операции проекта. Удовлетворенностью заинтересованных сторон следует управлять как одной из ключевых целей проекта [1].

Итак, можно подвести итоги данного параграфа, в нем были даны основные определения заинтересованных сторон проекта и управления ими, а также рассмотрен пример структуры ЗС проекта.

Процессы управления заинтересованными сторонами проекта

Для управления заинтересованными сторонами проекта необходимо идентифицировать участников и использовать методы анализа. Выделяют такие стороны как [2]:

1. стороны, связанные с проектов и/или с его конечными результатами имущественными или финансовыми интересами;
2. стороны, являющиеся будущими потенциальными потребителями конечной продукции (услуг) проекта, а также вовлеченные в производство этой продукции (услуг);
3. стороны, от решения которых зависит осуществление проекта;
4. стороны, испытывающие дополнительную нагрузку.

Анализ ЗС – систематический сбор информации с целью определения учета интересов. Состоит из следующих этапов:

• 1. определить все потенциальные заинтересованные стороны проекта и существенную информацию о них, такую как роли, отделы, интересы, знания, ожидания и уровни влияния. Как правило, выявить ключевые заинтересованные стороны достаточно легко. Остальные заинтересованные стороны обычно определяются путем интервьюирования выявленных заинтересованных сторон;
  2. определить степень потенциального воздействия или поддержки, которые может оказать каждая из заинтересованных сторон, и классифицировать их. При большом количестве заинтересованных сторон важно уделять первостепенное внимание ключевым заинтересованным сторонам;
  3. оценить, каким образом ключевые заинтересованные стороны скорее всего будут реагировать или действовать в разнообразных ситуациях, для того чтобы спланировать, как повлиять на них с целью усиления их поддержки и сокращения потенциальных отрицательных воздействий.