Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
Вологодский филиал РАНХиГС
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
по дисциплине Управление проектами
на тему: «Управление завершением проекта»
Автор работы:
студент 3 курса группы звГиМУ-3/17
Степанов Дмитрий Григорьевич
Научный руководитель курсовой работы:
доцент кафедры управления и экономики, к.т.н.
Смирнов Алексей Владимирович
Вологда 2020
Введение
Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического и программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и так далее. управление проект социальный
Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока, наконец, не достигнута конечная цель.
Для написания данной работы была использована специальная и периодическая литература.
Целью проекта является рассмотрение теоретических аспектов завершением управления проекта, а также разработка проекта - Формирование улучшения социально-психологического климата в Департаменте финансов Вологодской области.
В связи с поставленными целями выделяются следующие задачи:
раскрыть понятие и сущность управления завершением проекта,
выделить фазы завершения проекта,
разработать проект «Формирование улучшения социально-психологического климата в Департаменте финансов Вологодской области»
Методологической основой исследования явились специальная научная и учебная литература, публикации в периодической печати, материалы, размещенные в сети Интернет.
Объектом исследования работы является Департамент финансов Вологодской области.
Предметом исследования является фазы завершения проекта.
При разработке проекта были использованы такие методы, как систематизация, обобщение, анализ источников информации, анализ полученных результатов, сравнение.
Объем и структура проекта. Курсовой проект состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.
Глава 1. Теоретические основы завершением управлением проекта
1.1 Понятие завершения проекта. Фазы
Завершение проекта - это формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Обычно проект считается завершенным после того, как состоялась официальная передача его результатов клиентам. Но не у всех проектов есть такая четкая граница между клиентом и исполнителем. Но в любом случае деятельность по реализации проекта прекращается.
Работа над проектом также прекращается, в случае если проект терпит крах, от выполнения проекта отказываются, и деятельность по проекту сходит на нет. Основным критерием для принятия решения по выходу из проекта должен служить ожидаемый уровень доходности в изменившихся условиях его реализации. Выход из проекта является вынужденным, но необходимым решением в условиях снижения эффективности реализации проекта. Одновременно с принятием решения о выходе из реального инвестиционного проекта должно приниматься решение о возможных формах реинвестирования капитала. Эффективными формами выхода из проекта являются следующие:
? отказ от реализации проекта до начала исполнения проекта;
? продажа частично реализованного проекта в форме незавершенного продукта проекта;
? продажа продукта проекта на стадии его эксплуатации;
? привлечение на любой стадии реализации проекта дополнительного паевого постороннего капитала с минимизацией своего паевого участия;
? раздельная продажа базовых видов активов реализуемого проекта. [4].
И в том и в другом случае остаются дела, которые должны быть сделаны. Но энтузиазм команды уже прошел, члены команды ждут возвращения к своим обязанностям или к другим проектам, или находятся в подвешенном состоянии, не зная, что им уготовано в будущем. Тем не менее, работу доделывать крайне важно. Ситуация часто осложняется тем, что руководитель проекта и его ведущие специалисты переходят на другой проект и передают свои полномочия менеджерам поменьше. В этих условиях управлять проектом становится гораздо сложнее.
По этой причине заключительный этап часто представляет собой даже более сложную задачу, нежели начальный этап жизненного цикла проекта. Длительность завершающего этапа зависит от общей продолжительности проекта и внимательности каждого члена команды. Руководитель должен поддерживать целеустремленность команды и неуклонно вести проект к завершению. Для этого он должен направлять внимание команды на значение результатов проекта для компании и самой команды и ее членов [2].
В этих условиях крайне важно отслеживать следующие основные моменты:
1. выполнение оставшихся работ и создание учетной информации по ним;
2. наличие ресурсов на оставшихся работах и их качество;
3. соблюдение условий контрактов;
4. вопросы, связанные с оборудованием: оно должно быть распродано, возвращено владельцам или поставлено на хранение;
5. вопросы, связанные с участниками команды: кого и куда передать, кем кого заменить и прочие вопросы, т.к. по окончании любого проекта его команда должна быть распущена. [6].
Операции по завершению проекта должны планироваться на этапе создания иерархической структуры работ проекта и должны быть профинансированы аналогично тому, как и любой другой этап проекта. Проконтролировать наличие таких операций в ИСР должен заказчик. В случае если он этого не сделал, то финансирование операций завершения должно ложиться на него. Но это не всегда в интересах заказчика. По этой причине крайне важно всегда помнить о крайне важности завершения проекта. Резкое и незапланированное завершение проекта приводит к появлению пробелов в информации и подрывает доверие клиентов к команде проекта и к результатам проекта. [7].
В ходе завершения проекта вся информация по нему должна быть переведена в разряд архивной. Достигнутые результаты должны быть документально зафиксированы и утверждены. Вся необходимая информация должна быть передана потребителю проекта (заказчику), т.к. именно он будет дальше работать с результатами проекта. Обязательно должны быть соблюдены вопросы секретности информации. [3].
Завершение проекта сопровождается двумя основными процессами. Первый процесс - административное завершение - это подготовка, сбор и распределение информации, крайне важной для формального завершения проекта. Административное завершение не должно откладываться до полного завершения проекта, а должно проводиться по фазам проекта, чтобы не допустить потери важной и полезной информации. Выходами процесса административного закрытия являются архивы проекта, закрытие проекта и документ с накопленными знаниями. Архив проекта содержит полный набор структурированных документов проекта, подготовленных к архивации соответствующими сторонами. [1]. При создании архива все специализированные проектные или программные исторические базы данных, относящиеся к проекту, должны быть обновлены. В случае если проект исполнен по контракту, или если осуществлялись значительные закупки, особое внимание следует обратить на архивацию финансовых документов. Закрытие проекта представляет собой подтверждение того, что проект удовлетворил все требования потребителя проекта по продукту проекта. Документ с накопленными знаниями является важнейшим документов при завершении проекта. Это документ, содержащий все достоинства и недостатки выполненного проекта. А также содержащий все проблемы, возникавшие в проекте и способы их решения. Часто такой документ сопровождается т.н. журналом проблем проекта. [9].
Второй основной процесс, сопровождающий завершение проекта - это закрытие контрактов, подтверждение выполнения условий контрактов или их досрочное закрытие, включая разрешение всех возникших споров. Положения и условия контракта могут предписывать проведение специальных процедур для закрытия контрактов. Преждевременное прекращение контракта является специальной формой закрытия контрактов. [11].
Входом для процесса закрытия контрактов является контрактная документация, включающая, в частности: собственно контракт со всеми прилагаемыми календарными графиками, запросами и утвержденными изменениями контракта; вся разработанная поставщиком техническая документация; отчеты поставщика по исполнению; финансовая документация (счета-фактуры, подтверждения платежей) и результаты проводившихся инспекций. Закрытие контрактов производится методом контрактного аудита. [11].
Контрактный аудит - это структурированное описание процесса контрактации от планирования контрактов до управления их исполнением. Целью такого аудита является определение достижений и ошибок, которые следует учитывать в других контрактах данного проекта или организации. В результате процесса лицо или организация, ответственные за закрытие контрактов должны предоставить заказчику письменное уведомление о завершении контракта, а полный набор структурированных документов контракта должен быть подготовлен для включения в архивы проекта. [8].
По завершении проекта должна быть проведена его постпроектная оценка, в результате которой должно быть выяснено следующее: оправдан ли перерасход средств или изменение планов, и были ли методы управления оптимальными. Постпроектная оценка производится по инициативе клиента и может проходить в течение нескольких месяцев после официального завершения проекта. Проведение постпроектной оценки должна быть поручено третьей стороне. По результатам постпроектной оценки всегда составляется детальный отчет. Проведение такой оценки часто называют извлечением уроков из проекта. [12].
Особое внимание при завершении проекта следует уделять тому, как члены команды проекта (индивидуально или в группах) будут высвобождаться, когда отпадает крайне важность их использования в проекте. Своевременно должны быть разработаны соответствующие процедуры переназначения. Эти процедуры должны уменьшать издержки с помощью снижения или исключения тенденции притворяться работающим с целью заполнения времени между предыдущим и следующим назначениями. [10].
Также они должны повышать моральное состояние, уменьшая или исключая неопределенность в отношении будущей занятости. Процедуры уведомления менеджеров других проектов о доступности членов команды проекта для работы в других проектах разрабатываются и отражаются обычно в плане обеспечения проекта персоналом.
1.2 Процедура завершения проекта
Каждый проект, в конце концов, завершается. Однако нередко организации, команды проекта не уделяют должного внимания завершению проекта. Часто считается, что все трудности уже позади, героические усилия, напряженный труд, изобретательность и новаторский дух сделали свое дело -- проект готов, а дальше предстоят рутинные процедуры, которые можно поручить малозаметным клеркам, а членам команды проекта предстоит решать важные личные проблемы: подключаться к другому проекту или вернуться в функциональный отдел организации, к повседневным обязанностям. Поэтому завершение проекта не всегда готовится и проводится с должной тщательностью и точностью. [10].
Процедура завершения проекта должна подвергаться не менее тщательному планированию и продумыванию, чем исполнение замысла проекта. Плохо проведенное завершение проекта может поставить под угрозу самые прочные отношения с клиентом, если при завершении выяснится, что изделие проекта было недоукомплектовано, или к нему прилагалась неполная техническая документация, или не был соответствующим образом подготовлен обслуживающий персонал.
Помимо влияния на команду проекта, плохое завершение оказывает негативное воздействие и на организацию, на базе которой выполнялся проект, так как увеличивает общие издержки и наносит урон ее репутации.
Меры, которые должна предпринять команда проекта и руководство организации для завершения проекта являются довольно рутинными, однако они существенно влияют на успех проекта в целом. [6].
Наиболее желательной является ситуация, когда к моменту завершения проекта все делается по расписанию, и все параметры проекта находятся под полным контролем. Команда проекта обеспечивает выполнение всех технических и прочих требований, соблюдения сроков и сметы расходов. Заказчик проекта полностью удовлетворен и с нетерпением ждет окончательного ввода объекта в эксплуатацию, и готов отправлять письма с благодарностью руководству проекта и организации, ответственной за проект. К сожалению, такая ситуация является далеко не единственным вариантом завершения проекта. В реальной жизни более распространены следующие ситуации: