Краснодарский государственный институт культуры
ВОПРОСЫ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ
Воспякова А.А.
Дулатова А.Н.
Аннотация
В статье говорится о наиболее популярных информационных технологиях, применяемых в архивном деле и о проблемах их внедрения и использования.
Ключевые слова: информационные технологии, информатизация архивного дела, автоматизированные архивные технологии, оцифровка документов, создание базы данных документов, архивный сайт.
Vospyakova A.A. Issues of information technologies in archive business
The article describes the most popular information technology, used in the Archive, and the problems of their implementation and use.
Keywords: information technology, information archiving, automated archival technologies, the digitization of documents, creation of a database of documents, archive site.
Уже несколько десятилетий информационные технологии активно применяются во всех сферах жизни общества, в том числе и в архивном деле.
В архивах ведутся масштабные работы по созданию различных комплексов баз данных, работы по оцифровке документов (переводу из традиционного вида в электронный), создаются электронные архивы и архивные сайты в сети Интернет, предоставляются государственные услуги через сайты архивов и др.
Информатизацию архивной отрасли в РФ можно разделить на три этапа. Первый этап - 1980-х до середины 1990-х. Данный период характеризуется разработкой и распространением технических средств.
Второй этап относят к середине 1990-х - началу 2010-х годов. Это время активной разработки методических основ оцифровки документов, повсеместного распространения необходимых технических средств, появления программного обеспечения и оборудования, доступного для обычного пользователя, создание баз данных, архивных сайтов.
Первым документом, отражающим проблему внедрения информационных технологий в архивах, была Концепция информатизации архивного дела в России, разработанная Росархивом в 1995 году (в настоящее время действует документ "Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации на 2011-2020 гг.") [4].
Концепция была создана с целью совершенствования работы в области информатизации государственных архивных учреждений и предусматривала создание информационно-поисковых и учетных баз данных, автоматизированного научно - справочного аппарата, баз данных электронных копий архивных документов, развитие телекоммуникационных сетей [4]. архивный информатизация документ оцифровка
Автоматизированные информационно-поисковые системы создаются с целью содействия исследователям в поиске нужной документной информации. Они выполняют функции архивных справочников, раскрывающих состав и содержание документов - путеводителей, реестров описей, описей, каталогов, указателей, перечней документов, обзоров [1].
В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы трех типов:
1) База данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
2) Единая информационно-поисковая база данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
3) Отдельная информационная база (система) в делопроизводстве или архиве организации.
Учетные базы данных предназначены для определения количества документов в единицах учета и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения [1].
Немаловажна проблема оцифровки архивных документов. Оцифровка производится с целью формирования электронного фонда пользования, который представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенных для использования вместо подлинников документов для обеспечения сохранности документа и возможности формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документам, в т.ч. и удаленного [5].
В 2012 году ВНИИДАД разработал Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. Рекомендации описывают порядок проведения работ по созданию электронного фонда пользования копий архивных документов с учетом технических возможностей архивов, учет электронных копий, входящих в электронный фонд пользования, и принципы управления медиа-ресурсами [5]. Разрешение данной проблемы напрямую зависит от обеспечения архивов современными техническими средствами.
Третий этап - с начала 2010-х гг. до настоящего времени.
Важной сферой применения информационных технологий на данном этапе является сеть Интернет.
Активно развивается и пополняется общеотраслевой портал "Архивы России", архивами создаются собственные сайты в сети Интернет.
В настоящее время, собственные сайты имеют все федеральные архивы. Благодаря сайтам пользователь может просматривать представленные на нем документы, интернет - проекты и выставки, не выходя из дома, путем удаленного доступа, заказать услугу, задать интересующий вопрос руководству архива. На таком сайте, как Росархив имеется кинозал и электронная библиотека.
Одной из проблем также является внедрение цифрового TV.Важно, чтобы качество электронных копий архивных видеоматериалов было сопоставимо с качеством цифрового TV. Также нужно решить и вопрос с организацией, хранением и дальнейшим использованием документов, созданных в форматах и на носителях, которые применяются в цифровом TV [3].
Создаются документы и в новых форматах. Так, в 2013 году в Российский государственный архив научно-технической информации был передан первый документ в формате 3D - проект Шуховской башни. Документам такого типа тоже нужно обеспечить должное хранение и возможность дальнейшего использования.
Ряд вышеперечисленных проблем отражен в Программе информатизации архивного дела на 2011-2020 гг., которая как раз и ориентирована на решение широкого круга вопросов, существующих в архивной отрасли [6].
Во внедрении информационных технологий в архивы остро стоят проблемы финансирования, оснащения рабочих мест современными компьютерами, доступа в Интернет, обеспечения безопасности электронным массивам документов и защиты их от несанкционированного доступа, а также проблема нехватки квалифицированных кадров, поскольку использование информационных технологий в архивном деле, прием электронных документов и обеспечение их сохранности требует от архивиста владения этими технологиями и умения работать с современным компьютерным оборудованием.
Список использованной литературы и источников:
1. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования / Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М.; под ред. Чл.-корр. РАН Козлова В.П. - 6-е изд., стер. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 272с.
2. Архивные информационные технологии на современном этапе [Электронный ресурс] : доклад И.Н. Киселева, заместителя начальника отдела обеспечения сохранности государственного учета и автоматизированных архивных технологий Федерального архивного агентства от 13 июля 2009 г. URL: http://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=291408 (дата обращения 10.06.2016).
3. Информатизация архивного дела в Российской Федерации [Электронный ресурс] : доклад руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова от 8 окт. 2014 г. URL: http://archives.ru/coordination/council/doclad150911.shtml (дата обращения 10.06.2016).
4. Концепция информатизации архивного дела России, утв. Росархивом в 1995г. [Электронный ресурс]. URL: http://www.gasrb.ru/concept.html (дата обращения 10.06.2016).
5. Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml (дата обращения 10.06.2016).
6. Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 г.г. [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/programs/informatization.shtml#razdel_3 (дата обращения: 20.04.2015).