Статья: Задачи Excel

Введение

Программа MS Excel является очень хорошим инструментом для обработки и анализа значительных объёмов информационных данных, кроме того она позволяет выполнять простые вычисления и отслеживать почти все сведения. Базой возможностей программы является сеточный набор ячеек, в которые можно записывать числовые и текстовые данные, а также формулы. Для работы с программой надо записать информацию в ячейки и сгруппировать её в столбцах и строчках. Затем можно выполнять вычисления с данными, их сортировку и фильтрование, а, кроме того, размещать их в таблицах и формировать профессиональные диаграммы.

Формирование книги

Документацию в Excel принято называть книгам, которые состоят из набора листов. В книгу возможно добавлять неограниченное число листов или же можно сформировать новую книгу, чтобы сохранить информацию как отдельный файл. Для этого нужно выполнить следующие действия:

1. Открыть кладку «Файл» и выбрать команду «Созать».
2. Зайти в раздел «Доступные шаблоны» и выбрать операцию «Новая книга».

Рисунок 1. Пустая книга.

Для ввода данных нужно сделать следующие действия:

1. Сделать щелок по пустой ячейке, к примеру, по ячейке А1 на сформированном листе. Номер ячейки задаётся на листе нумерацией столбца и сроки. «А» является первым столбцом, а цифра один обозначает номер строки.
2. Ввести в ячейку необходимую информацию (текстовую или числовую).
3. Для перехода к очередной ячейке нужно нажать клавишу ВВОД или ТАБ.

Работа с ячейками

Для того, чтобы очертить ячейки границами, надо выполнить следующие действия:

1. Выполнить выделение ячейки или набора ячеек, которым необходимо определить границы.
2. На главной вкладке найти группу шрифты, сделать щелчок по стрелке около кнопки границы и выбрать требуемое стилистическое оформление границы. Пример на рисунке ниже.

Рисунок 2. Шрифты.

Чтобы выполнить заливку ячеек каким-либо цветом, необходимо выполнить следующие действия:

1. Осуществить выделение ячейки или группы ячеек, которые необходимо залить цветом.
2. На главной вкладке в группе «Шрифт» сделать щелчок по стрелке около кнопки «Цвет заливки», и далее в группе «Цвета темы» или «Стандартные цвета», нужно выбрать необходимый цвет.

Если требуется быстро выполнить сложение данных из каких-либо ячеек, нужно применить операцию «Сумма» следующим образом:

1. Осуществить выбор ячейки, которая располагается правее или внизу от добавляемых чисел.
2. На главной вкладке в разделе «Редактирование» надо нажать клавишу «Автосумма».

Произойдёт выполнение операции сложения чисел и итоговый результат появится в назначенной ячейке.

Операция числового суммирования является только одной из множества возможных действий математики в Excel. В ней также имеется возможность задания формул для выполнения различных операций. Для этого надо:

Осуществить выбор ячейки, а далее ввести знак «равно» (=). Это признак того, что в ячейке будет содержаться формула.

Выполнить ввод набора чисел и операционных знаков. То есть, если надо сложить, то «плюс» (+), если вычесть, то «минус» (–). Если необходимо умножить, надо поставить знак «звёздочка» (*), а если требуется разделить, то знак «наклонная черта» (/).

К примеру, можно набрать = 3 + 5, = 5 – 3, = 3 * 5 или = 8 / 4, затем надо нажать кнопку «Ввод». Операция будет выполнена. Если нажать CTRL+ВВОД, то указатель останется в текущей ячейке.

Если необходимо ввести отличия между разными числовыми видами, то имеется возможность присвоения им различных форматов. В частности, есть форматы «денежный», «процентный», «дата». Для назначения формата надо выполнить следующие действия:

1. Выполнить выделение числовых ячеек, подлежащих форматированию.
2. На главной вкладке сделать щелчок по стрелке в группе «Общий».
3. Сделать выбор формата чисел.

Чтобы в полной мере воспользоваться широким набором различных операций Excel, необходимо разместить информацию в таблице. Таблица даёт возможность быстрой фильтрации и сортировки данных. Чтобы поместить данные в таблицу, надо выполнить следующие действия:

1. Выполнить выделение необходимых данных. Для этого сделать щелчок по первой ячейке и затем выделить требуемую область, перетащив её до последней нужной ячейки. Если необходимо сделать выделение с клавиатуры, то нужно нажать кнопку SHIFT и задать выделяемую область при помощи кнопок со стрелками.
2. Нажать клавишу «Экспресс-анализ», расположенную в правом нижнем углу выбранной области.
3. Открыть вкладку «Таблицы» и выбрать указателем мышки клавишу «Таблица». Появится возможность увидеть будущее отображение данных. Если всё устраивает, надо нажать клавишу «Таблица».
4. Сделать щелчок по стрелке в заголовке выбранного столбца таблицы.
5. Для фильтрации данных нужно снять флажок «Выделить всё» и сделать выбор необходимых для отображения в таблице данных.
6. Чтобы отсортировать данные, нужно выбрать пункт «Сортировка от А до Я» или же «Сортировка от Я до А».
7. Остаётся просто нажать клавишу «ОК».

Просмотр итогов при помощи экспресс-анализа

Для осуществления экспресс-анализа нужно выполнить следующие действия:

1. Выполнить выделение числовых ячеек, над которыми необходимо выполнить операцию сложения или подсчёта.
2. Нажать клавишу «Экспресс-анализ» в правой нижней части выделенного участка.
3. Выбрать меню «Итоги», провести указателем мыши над клавишами для отображения итогов вычислений, и затем нажать клавишу для применения этих результатов.

Чтобы выполнить интерпретацию данных посредством экспресс-анализа, надо осуществить следующие действия:

1. Выполнить выделение данных, подлежащих подробному изучению.
2. Нажать клавишу «Экспресс-анализ» внизу выбранного участка.
3. Осуществить изучение характеристик на закладках «Форматирование» и «Спарклайны», чтобы понять их влияние на данные.
4. В случае, когда в предварительном просмотре всё правильно, нужно сделать щелчок по этому варианту.