Материал: Gongalo_M__Nastolnaya_kniga_notariusa_-_Modern

5. Поэтому является важным обеспечить условия для защиты экономически и юридически слабой стороны в гражданском обороте, связанном с недвижимостью, реализацию конституционного (ст. 48 Конституции РФ) права на получение бесплатной юридической помощи, причем в таких правовых процедурах и такими лицами, которые осуществляют публично-правовые функции. Нельзя систему оборота недвижимости переводить на «полностью состязательные рельсы», переводить в сферу частноправовых отношений и отбрасывать публично-правовые начала, осуществляемые нотариусами, поскольку государственная регистрация осуществляет только небольшую часть необходимого публично-правового регулирования.

В конечном счете и система учреждений юстиции, и система нотариата, и регистраторы прав, и нотариусы имеют одну цель – обеспечить правовую защиту прав участников рынка недвижимости, стабильность и бесспорность отношений собственности на недвижимость. Поэтому конечная цель совместной работы – поиск взаимодополняющего варианта юридической деятельности, когда и регистраторы, и нотариусы являются звеньями одной системы обеспечения законности в гражданском обороте, связанном с недвижимостью.

Глава 5. ПРАВИЛА НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И СОВЕРШЕНИЯ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫХ НАДПИСЕЙ НОТАРИУСОМ

§ 1. Общие правила нотариального делопроизводства

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа 1976 г. N 32. Вместе с тем единый порядок ведения делопроизводства необходим. Особенно важное значение это имеет при передаче дел от одного нотариуса к другому в связи со сложением полномочий. Рядом региональных нотариальных палат разработаны собственные инструкции (положения, правила и т.п.) по делопроизводству, применяемые нотариусами в пределах области, причем некоторые из них подготовлены на высоком профессиональном уровне, однако юридическая сила таких местных правил весьма условна.

В целях единства практики ведения делопроизводства всеми нотариусами и за неимением иного нормативного материала целесообразно, очевидно, придерживаться хотя бы основных правил, установленных вышеназванной Инструкцией и приложением N 1 к ней, естественно, с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

При оформлении нотариальных действий нотариусам надлежит руководствоваться Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», приложение к которому содержит формы нотариальных актов.

Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Делопроизводство нотариуса включает:

– ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

– организационно-распорядительную документацию;

– работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

– составление номенклатур;

– ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству):

а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);

б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);

в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);

г) книга жалоб и предложений (форма N 4).

Указанные книги и журналы, а также все иные книги и журналы должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью органа юстиции (для государственных нотариальных контор) либо нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой).

§ 2. Подготовка служебных документов

При составлении нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведении реестров для регистрации нотариальных действий а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, в настоящее время возможно придерживаться Указаний по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2), опять-таки с учетом имеющихся изменений в действующем гражданском и семейном законодательстве. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

Наименование вида документа должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

– документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

– наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

– при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном;

– почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца – прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например «Нотариус (подпись) Н.А. Сергеев».

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

§ 3. Прием, регистрация и отправление документов

Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью нотариуса не связаны.

При приеме поступающей в нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение 1, форма N 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией. Подлежащие регистрации документы регистрируются в день поступления.

Нерегистрируемые документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой «лично», передаются по назначению.

Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции (приложение 1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляются также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа и включает краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова «в дело» и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции (приложение 1, форма N 2).

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге (приложение 1, форма N 3).

§ 4. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)

Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры (приложение 1, форма N 6).

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

Номенклатура утверждается нотариусом. Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (приложение 1, форма N 7), и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

Примерная номенклатура дел (нарядов)

нотариальной конторы (нотариуса)

I. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы

I-1. Приказы и указания Министерства юстиции РФ, министерства (управления) юстиции автономной республики, края, области, разъяснения Федеральной и региональной нотариальных палат по вопросам нотариата.

I-2. Документы финансовой и хозяйственной деятельности.

I-3. Статистические отчеты.

I-4. Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы.

I-5. Протоколы производственных совещаний.

I-6. Приказы, трудовые договоры и другие документы по личному составу.

I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.

I-8. Переписка с учреждениями и организациями.