Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"

Скачать

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
8
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ......................................................................................................... 9
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ..................................................................... 12
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
компании ООО«Восток-Дон» .......................................................................... 12
1.2 Обоснование необходимости автоматизации делопроизводства
компании ООО «Восток Дон» ......................................................................... 21
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» ......................................... 32
1.4 Обоснование внедрения системы автоматизации делопроизводства в
компанию ООО «Восток-Дон» ........................................................................ 36
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................ 44
2.1 Разработка проекта автоматизации делопроизводства компании ООО
«Восток Дон» ..................................................................................................... 44
2.2 Информационное обеспечение системы автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» ......................................... 49
2.3 Программное обеспечение системы автоматизации делопроизводства
компании ООО «Восток Дон» ......................................................................... 58
2.4 Особенности функционирования системы автоматизации
делопроизводства компании ООО «Восток Дон» ......................................... 72
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА КОМПАНИИ ООО
ВОСТОК ДОН .................................................................................................. 77
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
внедренной системы автоматизации делопроизводства ООО Восток Дон 77
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности внедренной
системы автоматизации делопроизводства ООО Восток Дон ..................... 79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ............................................................................................... 82
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ....................................... 85
ПРИЛОЖЕНИЯ .............................................................................................. 89
9
ВВЕДЕНИЕ
В каждой компании создаются документы, отражающие различные
стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование,
контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими,
финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или
производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание,
страхование, банковское обслуживание и др.).При этом, каждая компания
осуществляет информационный обмен с другими организациями, компаниями,
предприятиями, получая различные документы (деловые письма, договоры,
протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а
работа с документами упорядоченной и организованной, в организации
создается система делопроизводства.
Следует отметить, что документирование управленческой деятельности
должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-
распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный
порядок их расположения.
В настоящее время основной задачей руководителей компании является
повышение эффективности работы обслуживающего персонала и автоматизации
своей деятельности. Автоматизация делопроизводства в компании обеспечит
мобильность руководства компанией, а так же автоматизацию документооборота
основных и вспомогательных бизнес-процессов.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства обеспечит быстрое
отслеживание работы сотрудников, контроль и систематизацию все входной,
выходной и внутренней документации, оперативное составление всех типов
отчетов, тем самым позволит выявить уязвимые места в деятельности компании.
Благодаря внедрению специального программного обеспечения,
позволяющего: увеличить производительность компании, производить
оперативную обработку данных, формирование готовых автоматизированных
расчетов, повышение достоверности результатных документов и др,
эффективность функционирования компании значительно возрастает. Однако,
компьютерная программа не может заменить специалиста, но обеспечить
10
освобождение его от рутинной работы и избавит от случайных ошибочных
расчетов, кроме того поможет оценить текущее финансовое состояние компании
и перспективы его развития с помощью автоматизированного делопроизводства.
В связи, с чем возникает проблема выбора наиболее оптимальной системы
организации автоматизации делопроизводства в компании из существующих на
данный момент на рынке производителей.
Таким образом, актуальность темы настоящего исследования обусловлена
тем, современная компания в целях увеличения прибыли и привлечения новых
клиентов, а также удержания уже имеющихся, должна организовать систему
делопроизводства на основе информационных технологий.
Целью исследования является анализ функционирования систем
автоматизации делопроизводства и документооборота в деятельности
современной компании определить основные направления ее
совершенствования на примере компании ООО «Восток-Дон».
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи
исследования:
1. Провести анализ технико-экономической характеристики
предметной области и компании ООО «Восток-Дон» и обосновать
необходимости внедрения системы автоматизации делопроизводства и
документооборота в компанию ООО «Восток-Дон»;
2. Провести анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации делопроизводства компании;
3. Обосновать этапы внедрения системы автоматизации
делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон»;
4. Описать организационно-правовые и программно-аппаратные
средства разработки системы автоматизации делопроизводства и
документооборота в компанию ООО «Восток-Дон» и разработать
информационное обеспечение данной системы;
5. Внедрить программное обеспечение системы автоматизации
делопроизводства и документооборота в компанию ООО «Восток-Дон» и
привести пример функционирования системы автоматизации делопроизводства
и документооборота в компанию «ООО Восток-Дон»;
11
6. Обосновать экономическую эффективность системы автоматизации
делопроизводства и документооборота в компанию «ООО Восток-Дон».
Объектом исследования является процесс организации делопроизводства
в компании по продаже строительных материалов на основе системы
автоматизации документооборотом «1С:Документооборот:8.2».
Предметом исследования являются методы и средства организации
автоматизации делопроизводства и документооборота в компании «ООО
Восток-Дон».
Используемыми методами решения поставленных задач являются: методы
статистических исследований, системного анализа и моделирования.
Эмпирической и нормативно-правовую базой исследования послужили
труды отечественных и зарубежных авторов, посвященные проблемам
внедрения автоматизированных систем делопроизводства в процесс
деятельности современной компании.
Научная и практическая значимость результатов исследования
заключается в том, что разработанные рекомендаций по автоматизации
делопроизводства и документооборота компании были внедрены в компанию
«Восток-Дон» и являются эффективными.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых
источников и приложений. В первой главе рассмотрены: общая характеристика
компании «ООО Восток-Дон», ее организационная структура управления, а так
же программная и техническая архитектура функционирующей системы
документооборота. Во второй главе представлены результаты разработки
проектной части по внедрению системы автоматизации делопроизводства и
документооборота в «ООО Восток-Дон». В третьей главе представлены
результаты расчета экономической эффективности по внедрению системы
автоматизации делопроизводства и документооборота в компанию «ООО
Восток-Дон».
В исследовании содержится 31 рисунок, 15 таблица и 50 использованных
источников.
12
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
и компании ООО«Восток-Дон»
Общество с ограниченной ответственностью «Восток-Дон» создано в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации «О
регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» 12
февраля 2007 г. Зарегистрировано по адресу: Россия, г.Ростов на Дону, ул.
Орская 31 «А». Компания ООО «Восток-Дон» является коммерческим, основная
цель деятельности которой получение прибыли.
Компания «Восток-Дон» хозяйственно самостоятельная, обладающая
собственным имуществом, по виду деятельности компания является
производителем строительных материалов в Южном Федеральном округе и
занимается оптовой продажей строительных материалов, а так же является
официальным дистрибьютором продукции таких компаний как:
- ООО «СочиИнтерстрой», основной вид деятельности - продажа и
доставка газобетонных блоков заводского производства,
- компания AllurеFlоor, основным видом деятельности которой является
продажа и поставка ламинированного паркета Unistеp;
- ООО «Тепловер», основной вид деятельности - продажа и доставка
сухих смесей для строительства;
- ООО «Волжские промышленные технологии», основным видом
деятельности, которой является производство строительных материалов и
минеральных порошков и их продажа;
- ООО «ТД Ван-Маркет», российский производитель изоляционных
материалов;
- ООО «Dеcka-RА», основной вид деятельности – производство и продажа
террасной доски из ДПК.
Салоны-магазины находятся на территории городов Ростов-на-Дону. Все
точки продаж располагаются на арендованных площадях в частях города, все
места расположения выбирались исходя из проходимости и количества
конкурентов вокруг. В торговых помещениях выставлены образцы строительных
материалов, смесей, комплектующих и т.д. Режим работы салона позволяет
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695

Смотрите также:

_3 тема - Диффузия
'Заповит' Рейнгольда Глиэра: стилистические особенности
'Создание и продвижение интернет - платформы реферальной системы' на примере компании Бартер–кард
[БИЛЕТЫ] IMK №3
[ТЕСТЫ] Спланхнология
00601
01. Концепция БД
02_ЛР
02. РСЧС_ВСМК_Таблица
04