Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
13
охватить довольно широкий сегмент потребителей. Товарооборот компании по
данным за 2017 году составил 115 млн. рублей.
Главными партнерами, реализующими товары ООО «Восток-Дон» на
текущий 2014 год являются:
- «Мир ремонта» — один из крупнейших торговых центров в Ростове–на–
Дону, в котором можно купить строительные и отделочные материалы оптом и в
розницу;
- группа компаний «Мега Трейд», занимается оптовыми поставками
товаров для ванной комнаты, напольными покрытиями, напольными
плинтусами, отделочными материалами из пластика. Постоянными клиентами
являются строительные и торгующие организации ЮФО.
Так как компания является не только производителем, дистрибьютором
ряда компаний и полностью разделяет их взгляды, то основная миссия
деятельности «Восток - Дон», заключается в том, чтобы реализовать всю
поставляемую продукцию и получить максимальную прибыль.
Компания ООО «Восток-Дон» производит следующие виды строительных
материалов:
- сырье для оконных отливов;
- сырье для изготовления системы вентиляции;
- сырье для изготовления мебели для дома и офиса;
- крепежи;
- профиль для создания перегородок;
- профиль для гибсокартона;
- потолочный и настенный гибсокартон различной ширины;
- сырье для штукатурных работ и др.
При покупке клиентами строительных материалов, специалисты компании
ООО «Восток Дон» помогают организовать подбор материалов, оформить
соответствующие документы. В офисах продаж и на складах имеются образцы
строительных материалов, которые клиент может изучить, рассмотреть их
характеристики, узнать срок эксплуатации и особенности использования при
ремонте.
14
По требованию клиента менеджеры могут предоставить следующие
сертификаты качества продукции строительных материалов: «Сертификат
соответствия», «Сертификат СЭ и Г», «Сертификат ПОЖСТАНДАРТ» (ТУ
1122-001-80392468-2009 п.п. 2.3.1, 2.3.4-2.3.7, 2.4-2.7), кроме того, клиенту
предоставляется и паспорт качества товара.
Компания ООО «Восток-Дон» реализует следующие виды строительных
материалов, приобретенные у компаний-производителей:
- газоблоки и клей для них;
- ламинированный паркет (тестура: дуб, сосна, орех, янтарь, венге, падук,
мербау);
- строительные смеси (плиточный клей, шпаклевка, штукатурка,
кладочный раствор, гипс строительный, сухая клейкая смесь на основе цемента,
цветная кладочная смесь, мершель, наполнитель полуреитоновый, известь, сухая
клейкая смесь на основе гипса и др.);
- кварц виниловые полы (34 класс, 43 класс и механический замок);
- металлопластиковые трубы;
- минеральные порошки;
- профнастил;
- тротуарная плитка;
- стекломагнезированные листы;
- нетканый изоляционный материал Изобонд и Эксобонд;
- доска для малых архитектурных форм;
- декинг;
- террасные доски;
- материалы для освещения домов и офисов и др.
Кроме организации оптовой и розничной торговли, компания «Восток-
Дон» занимается консультированием клиентов о подборе строительных
материалов, помогает произвести расчет необходимого объема и предлагает
различные вариант по проведению ремонта клиентом «своими руками».
Снабженческо-сбытовая деятельность, это ключевой момент в работе
компании оптовой торговли. Специфика снабжения для компании «восток Дон»
15
заключается в том, что производство строительных материалов и закупка у
партнеров осуществляется двумя способами:
- производство и закупка изделий и конструкций по факту приема заказа у
физических или юридических лиц;
- закупка строительных материалов партиями по мере необходимости;
- производство материалов, согласно бизнес-плану компании.
Изделия, изготовляемые на заказ компаниями ООО «Восток-Дон»
заказываются в компаниях-партерах, по факт изготовления строительные
материалы доставляется на склад и в дальнейшем отгружается клиенту. Изделия,
реализуемые по размеру в нарезку (металлопластиковые трубы, террасные доски
и др.) и штучные комплектующие (материалы для освещения домов и офисов,
стекломагнезированные листы и др.) закупаются мелкими партиями и
отпускаются клиенту со склада или офиса. Продажа осуществляется путем
консультирование клиентов менеджерами по продажам, находящимися в точках
отдела продаж.
Анализ показателей эффективности деятельности компании ООО
«Восток-Дон» представлен в приложении 1. Анализ прибыли и уровня
рентабельности компании констатирует тот факт, что абсолютный показатель
выручки от реализации строительных материалов на 2017 г. имеет общую
положительную динамику по отношении к 2016 г. и увеличилась. Следует так
же отметить, что себестоимость реализованных товаров так же увеличилась.
Таким образом, компания ООО «Восток-Дон» относится к универсальным
посредникам и производителям согласно классификационным признакам
оптовых продаж, так она реализует все основные направления организационно-
коммерческой деятельности:
- транспортировка строительных материалов компаниями партерами в
Ростов-на-Дону;
- хранение на складах в условиях необходимых для данного типа
строительных материалов;
- покупка и производство без предоплаты клиента;
- доставка клиенту в указанные сроки;
- консультирование клиента;
16
- организация рекламы, реализуемых строительных материалов.
Однако, для успешной реализации строительных материалов в рамках
оптовой продажи необходимы не только специальные торговые помещения,
склады, проверенные партнеры, оборудованные и компетентные специалисты,
но организация деятельность компании ООО «Восток-Дон», обеспечивающей
увеличение прибыли.
Организационная структура предприятия выглядит следующим образом:
Численность работающих в компании - 134 человека. Во главе стоит
руководитель, контролирующий всю деятельность компании. Напрямую
Руководитель взаимодействует с основными сегментами своей компании.
Бухгалтер занимается регистрацией первичных документов, начислением
заработной платы. Под управлением бухгалтера находиться кадровик, в
обязанности которого входит поиск новых сотрудников, ведение личных дел
планирование повышения квалификации сотрудников.
Учредительными документами компании ООО «Восток-Дон» является
учредительный договор и устав компании. Учредительный договор определяет
состав компании, ответственность партнеров, размеры и составы вкладов
компаний дистрибьюторов, оборотный капитал, условие и порядок
взаимодействия.
Устав содержит полное и сокращенное фирменное наименование
компании, сведения о местонахождении компании, сведения о размере уставного
капитала, о размере номинальной стоимости доли участника компании, права и
обязанности участников, иные сведения, предусмотренные Федеральным
Законом об Обществах с ограниченной ответственностью.
Поскольку для дистрибьюторов важно насколько качественную
продукцию они выпускают, то для компании оптовой торговли ООО «Восток-
Дон, не менее важно качество продаваемой продукции и предоставляемых услуг.
В связи с этим в компании имеется 2 специалиста по ОТК в их обязанности
входит прием рекламаций, контроль произведенного выпуска продукции и
контроль принятой продукции на склад.
В организационно-управленческую структуру компании входит офис
генерального директора, бухгалтерия, отдел по продаже товаров оптом,
17
розничные магазины, два склада. В приложении 2 представлена схема
организационной структуры компании ООО «Восток-Дон».
В функции генерального директора компании ООО «Восток-Дон» входит
контроль работы всех подразделений компании, внесение изменений в их
работу, принятие управленческих решений для достижения высокой прибыли с
минимальными затратами. Финансовый директор занимается решением
финансовых проблем, отслеживанием новых поступлений и разработок на рынке
строительных материалов.
В отделе оптовых продаж работают два менеджера: один занимается
работой с «мелкими» клиентами, второй – оптовыми поставками для «крупных»
клиентов. Их работа состоит в консультировании, подборе необходимых
строительных материалов, организацией доставки в указанные сроки в нужном
объеме. Кроме того, компания «Восток-Дон» работает в режиме розничной
торговли, в этих целях имеются специалисты в области розничной торговли.
Основной работой по контролю офисов продаж, отгрузок и выполнением
работ занимается Административный руководитель, контролирует работу
менеджеров в офисах продаж, работу специалиста по доставкам, частично
работу логиста. Руководитель доставки контролирует выполнения работ в срок,
также на прямую взаимодействует на данный процесс и частично контролирует
работу логиста. Логист отслеживает поступление заказов на склад, планирует их
отгрузку и отдает распоряжения кладовщику план работ для водителей.
Кладовщик имеет в подчинении нескольких грузчиков, которые осуществляют
загрузку машин и несколько из них сопровождает водителя.
Также, в последние 2 года в компании ООО «Восток-Дон» открылась
должность менеджера по закупкам. Ее необходимость возникла с увеличением
объемов продаж, менеджер по закупкам не только закупает необходимый товар
и договаривается о привлекательных ценах, но и минимизирует издержки,
возникающие при работе с клиентами.
Поставки по договорам производятся на региональный склад за счет
компании-производителя. Это дает возможность снизить продажную цену до
15%, что делает организацию более привлекательной для потенциальных
покупателей. Поскольку рынок строительных материалов не стоит на месте,
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695