Дипломная работа: Автоматизация делопроизводства и документооборота на примере компании ООО "Восток-Дон"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
18
компания выпускает новые продукты и дает на них выгодную цену для дилеров.
Такой подход, позволяет делать выгодные предложения, как для клиентов, так и
для самой компании. За последние два года (2016 -2017 гг.) благодаря
сотрудничеству с дистрибьюторами приобретению строительных материалов,
созданных по новым технологиям, компании оптовой торговли ООО «Восток-
Дон» удалось увеличить товарооборот в 2раза.
Руководитель стремиться к постоянному развитию своего бизнеса.
Привлекает к работе различные компании, учувствует в тендерах. При участии
компании ООО «Восток-Дон» на территории г. Ростов-на-Дону, были
реализованы объекты, как ZARA, Золотой Вавилон, Панавто-Юг, ТЦ РИО,
Мега, М-видео.
Как было отмечено, выше компания «Восток-Дон» занимается и
собственным производством строительных материалов. На складах компании на
текущий момент имеется более 1000 наименований строительных материалов,
которые можно приобрести либо в виде оптовой покупки, либо в виде мелкого
опта или розницы. Отличительной чертой продукции является невысокая
стоимость, так реализуется непосредственно производитель и высокое качество.
По состоянию на 2017 год, компании ООО «Восток Дон» мало
автоматизирована. Закупки происходят мелкими партиями по необходимости, то
есть менеджер по закупкам узнает на прямую у кладовщика о наличии
материалов и комплектующих на складе, исходя из этих данных и
осуществляется закупка. Аналогичная ситуация и со сбытом продукции,
поскольку продажи осуществляются путем предварительного заказа, менеджеры
по продажам получив заявку от клиента рассчитывают стоимость заказа и
подписывают договор купли-продажи с клиентом. Затем менеджер по продажам
обязан передать свой заказ ответственному за закупки менеджеру, для
дальнейшего заказа комплектующих по средствам заполнения специальной
формы вручную. В качестве систем автоматизации снабженческо-сбытовой
деятельности в компании розничной торговли компании ООО «Восток Дон»
используется программный продукт PreftSailt и электронные таблицы созданные
в программном обеспечении MicrosoftExcel, которые в организации приняты
называть внутренними документами. В данные таблицы заносится контрольная
19
информация о должниках, остатках продукции на складе, информация о
передвижении товаров, информация о закупках и сбыте продукции, информация
о поставщиках, клиентах, скидах и т.д.
Каждый офис продаж оборудован компьютером и высокоскоростным
интернетом, так как иногда необходимо пересылать громоздкие файлы,
принтером и сканером. В главном офисе настроена компьютерная сеть между
руководителями, логистом, бухгалтером и кадровиком. Вся информация
сохраняется на жесткий диск большего объема, на одном диске храниться вся
информация за конкретный год.
В приложении 3 представлена техническая архитектура информационной
системы компании ООО «Восток Дон».
Как уже говорилось ранее, автоматизация не самая сильная сторона
компании розничной торговли ООО «Восток Дон» За 8 лет работы компании не
было внедрено не одной программы позволяющей осуществить автоматизацию
снабженческо-сбытовых процессов. Завод, дилером которого является данная
компания, имеет полную автоматизацию всех процессов своей деятельности
начиная от бухгалтерии заканчивая производством. Но недостаток данной
программы, в том что для представителей доступна только дилерская версия,
ограниченная в правах и действиях. В этой программе менеджеры рассчитывают
заказы, выгружают их из программы в формате Excel и отправляют менеджеру
по закупкам. В приложении 4 представлена программная архитектура
информационной системы компании ООО «Восток Дон»
На данный момент вся информация о снабженческо-сбытовой
деятельности собирается по средствам двух основных программ, о которых уже
говорилось ранее:
1) PreftSailt. Программа состоит из двух основных модулей. Первый
модуль PreftGest (программа в основном для сбыта) позволяет вести учет
клиентов на всех этапах сделки от предварительного расчета до постдоговорного
общения.
2) Вся информация о клиентах заносится в программу. Глобальный
недостаток программы подвязка к интернету, если с интернетом происходят
неполадки то и программа выдает ошибку и не работает. Второй важный модуль
20
программы PreftWaise позволяет формировать собственно склад, добивать
собственные номенклатурные группы и устанавливать розничные цены.
Рисунок 1.1 Интерфейс программы PreftGest
В программе есть и существенные недостатки, поскольку нет
возможности формирования отчетов и контроля продаж и расходования
материалов. На данный момент на складе нет компьютера, и снабженец должен
напрямую у кладовщика узнавать о наличии материалов и комплектующих на
складе. Всю информацию можно сохранить в виде электронной таблицы и в
дальнейшем разнести по документам.
В итоге можно сказать, что программа могла бы стать полноценным
средством автоматизации снабженческо-сбытовой деятельности данной
компании, поскольку в ней отображается информация о производственной
готовности поставщика (когда завод планирует изготовить заказ, когда заказ
стоит на доставку), имеет возможность вести кадровый учет, учет закупок и
даже ведение собственного склада (ведения остатков на складе), но у торгово-
розничной компании используется только ограниченная ведением учета
клиентов версия, она бесплатно для дилера, поскольку предоставляется
непосредственно заводом изготовителем окон. Для компании розничной
торговли покупка данной программ в полной версии не к чему, из за очень
высокой стоимости продукта (порядка 1 500 тыс. руб. за покупку лицензии), во
вторых программа больше подходит для производственной компании, а не для
розничного.
21
Электронная таблица, используется в компании для формирования
документов. В компании был разработан ряд документов для удобства работы
менеджеров и снабженца. С помощью формулы произведена автоматизация
некоторых расчётов. Каждый внутренний документ имеет свою структуру и
несёт в себе информацию о клиентах, товарах и т.д. Файл с необходимым
документом можно исправить, перезаписать, переслать адресату, распечатать.
Огромный недостаток данного способа учета деятельности компании,
заключается в том, что таблицы не связаны между собой. Каждая таблица
заполняется в ручную, либо в нее копируется информация из другой, в связи с
этим могут возникать ошибки и противоречивость введённой информации.
Данные программные продукты позволяют компании ООО «Восток Дон»,
удовлетворять некоторые потребности в автоматизации, но современный рынок
программных продуктов не стоит на месте и потребность в автоматизации
ключевых бизнес процессов, а для компании розничной торговли это,
несомненно, снабжение и сбыт, растет.
1.2 Обоснование необходимости автоматизации
делопроизводства и документооборота компании ООО «Восток Дон»
С помощью средств автоматизации и электронных таблиц, возникает
возможность формировать документооборот необходимы в компании розничной
торговли ООО «Восток Дон»
Для упрощения работы с таблицами данные рассчитываются по
формулам. Рассмотрим основные из документов и особенности их расчетов:
1. Карточка клиента, содержит в себе информацию о клиентах, такую как
ФИО, паспортные данные, адрес, номер телефона, дату заключения договора и
его номер, информацию о заказе (номер заказа, количество конструкций,
особенности заказа и различные дополнительные работы, сумма заказа, скидка),
первичный или вторичный клиент, способе оплаты (наличный, безналичный
расчет) и ответственным за заказ менеджером. Карточка клиента сохраняется
менеджером реализующим товар и отправляется Административному
руководителю, который заносит информацию из карточки клиента
(индивидуального документа для каждого заказчика) в общий реестр. После
22
этого карточка клиента переносится в папку архива с названием года и месяца
принятия заказы (для удобства поиска в дальнейшем). Документ несет в себе
множество необходимой информации, и если клиент повторно совершает заказ,
его карточка может быть найдена в архиве для определения индивидуальных
скидок. Т.к. в документе содержится в основном текстовая информация, по
этому, используется только одна формула для расчета скидок:
E= (Стоимость заказа – X%) +ДП, (1.1)
где X это скидка предоставленная клиенту, Е - итоговая сумма, ДП -
дополнительные работы и услуги
1. Общий Реестр заказов. Документ содержащий информацию обо
всех клиентах за последний год, о реализованной продукции, о сроках
выполнения заказов. Заполняется Административным руководителем и
рассылается менеджерам и логистам, для планирования монтажных работ и пост
договорного общения с клиентами. Из этого реестра формируются отчеты
менеджеров для расчета их заработной платы и установления ежемесячных
планов по реализации продукции (как правило, ежемесячный план для каждого
офиса устанавливается индивидуально исходя из личных достижений
менеджеров, мотивация в данной компании зависит от выполнения плана, чем
выше задан план, тем вше степень мотивации для менеджера). Документ в конце
года переносится в папку архива и как сохраняется на переносной жесткий диск.
Реестр заполняется контактной информацией и краткими сведеньями о заказах.
Для упрощения формирования суммы затрат было принято в общем реестре
хранить информацию о закупочных ценах и расходах по работе (подъем).
Рассчитывать было решено в колонке Расходы по формуле (рис.1.2):
РК = (* 350) + КД (КМ* 400) + (КЭ* КК* 50), . (1. 2)
где 350 и 400 это расценки на текущий год
Где РК- расход по клиенту, КД -квадратура демонтажа, КМ- квадратура
монтажа, КЭ- количество этажей, ДР - дополнительные расходы, КК- количество
конструкция
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1695