Материал: Автоматизация документооборота для решения задач организационного управления в ООО "Башкирская концессионная компания"

Скачать файл

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам

 AbbyyFineReader 12 для распознавания текста;

 AdobeAcrobatDC – Просмотр, редактирование, создание

PDFфайлов.

Для защиты АРМ от вирусных угроз применяется антивирус

KasperskyEndpointSecurity для бизнеса, который включает в себя различные

компоненты для борьбы с вредоносным программным обеспечением:

 Анализ поведения;

 Защита от эксплойтов;

 Предотвращение вторжений;

 Откат вредоносных действий;

 Защита от файловых угроз;

 Защита от веб-угроз;

 Защита от почтовых угроз;

 Защита от сетевых угроз;

 Сетевой экран;

Финансовый отдел также использует программное обеспечение на

платформе 1С предприятиеc конфигурацией Бухгалтерия предприятия 3.0

Программа позволяет полностью автоматизировать процесс учета в

бухгалтерии:

 Учет материально-производственных запасов

 Складской учет

 Учет торговых операций

 Учет комиссионной торговли

 Учет агентских договоров

 Учет банковских и кассовых операций

 Учет расчетов с контрагентами

 Учет основных средств и нематериальных активов

 Учет основного и вспомогательного производства

 Учет НДС

 Налоговый учет по налогу на прибыль

Также 1С бухгалтерия позволяет вести, проверять и сдавать в

контролирующие органы практически все виды финансовой и статистической

отчетности благодаря встроенному функционалу.

В программе также дополнительно реализован функционал, не входящий

изначально в типовую конфигурацию, благодаря которому в той же базе

осуществляется полное финансовое планирование финансовой деятельности

предприятия.

В отделе по работе с персоналом используется программное обеспечение

Зарплата и управление персоналом 3.1

Программа автоматизирует следующие процессы:

 расчет заработной платы по любым видам начислений;

 вести налоговый учет доходов сотрудников;

 организовать кадровый учет сотрудников;

 формировать отчеты для представления в различные

контролирующие органы.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование

необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика

существующих бизнес процессов

ООО «Башкирская концессионная компания» является молодой

организацией только начинающей свою деятельность, и проект только начинает

набирать силу, но автоматизация бизнес-процессов стала одним из основных

целей с первых дней работы компании.

За время моей работы полностью была автоматизирована финансовая и

кадровая службы на базе платформы 1С предприятие. Для автоматизации были

использованы типовая версия конфигурации «зарплата и управление персоналом

версии 3.1» и «1С Бухгалтерия предприятия» с доработками необходимыми для

автоматизации работы не только бухгалтерии, но и экономического отдела, а

также позволяющего работать в международном экономическом пространстве с

учетом финансовой специфики части учредителей которыми являются

иностранные организации.

На данный момент остро стоит вопрос автоматизации документооборота

организации с учетом большого объема документов входящих и генерируемых

внутри организации.

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе

задач и ее описание

Целью дипломной работы является автоматизация документооборота для

решения задач организационного управления ООО Башкирская концессионная

компания. На данный момент процесс документооборота в обществе организован

следующим образом.

Доставка документов в Общество осуществляется одним из следующих

способов:

 федеральной почтовой связью;

 по системе электронного документооборота;

 курьерской доставкой;

 электронной почтой

С помощью почтовой связи в Общество доставляется письменная

корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек,

бандеролей и пакетов, а также печатные издания. Прием документов,

поступающих почтовой связью из подразделений ФГУП «Почта России»,

осуществляется специалистами отдела АДО, ответственными за организацию

делопроизводства, Заказная корреспонденция принимается под расписку. При

получении телеграмм и документов с пометкой «срочно» проставляется время

получения. Полученные документы проверяются на правильность адресации:

адрес Общества, Ф.И.О. получателя. Ошибочно полученная корреспонденция

возвращается.

Все полученные конверты вскрываются делопроизводителем, кроме

конвертов, имеющих надпись «лично».

Конверты, доставленные курьерами экспресс-почты, передаются адресату

по Журналу регистрации входящей экспресс- почты.

Если на конверте указано только название Общества, то такие конверты

вскрываются и по документам определяется получатель или вид

корреспонденции.

После вскрытия конверта документы проверяются делопроизводителем на

правильность адресации и полноту комплектования (наличие всех страниц

документа и всех приложений). Конверты сохраняются и прикрепляются к

документам в следующих случаях:

 письма, заявления и жалобы граждан;

 в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов

(номер, дата);

 документ связан с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции н

арбитражных судах, а также с решениями, определениями и

постановлениями судов;

 документ поступил из налоговых органов, прокуратуры или иных

правоохранительных органов;

 документы поступили уже с просроченным сроком исполнения.

Прием и регистрация писем, поступивших по электронной почте,

производится только с адреса электронной почты: info@easternexit.ru.

После обработки проводится предварительное рассмотрение документов

специалистом отдела АДО с целью распределения поступивших документов по

видам:

 адресованные Генеральному Директору Общества, Директорам и

Начальникам прямого подчинения Генеральному Директору;

 адресованные конкретным структурным подразделениям

Общества.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе АДО:

 сводки и информация для сведения

 приглашения на семинары, конференции, выставки

 коммерческие предложения, рекламная продукция

 поздравительные н благодарственные письма

 технические условия

 формы статистической отчетности

 бухгалтерские и планово-финансовые документы

 печатные издания.

Важнейшим этапом обработки документов является регистрация.

Регистрация документа это присвоение документу учетных данных которые

фиксируют данные о его создании, получении либо отправлении и внесение этих

данных в специализированные журналы.

В задачи регистрации также входит внесение основных сведений о

документе, создаются базы данных всех зарегистрированных документов. Для

работы с массивом документов создается информационно-поисковая система по

всем документам предприятия, которая используется для контроля за

исполнением документов и справочно-аналитических задач.

В настоящее время деятельность специалиста административно-

документационного отдела связана с большим объемом обрабатываемой

информации. На практике ежедневно приходится формировать несколько

десятков документов. Это приводит к высокой загрузке работника и требует

больших временных затрат на ручную обработку информации. Следовательно,

отдел на данный момент нуждается в автоматизации деятельности по обработке

документации.

Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы

документооборота, объясняется:

 сокращением временных затрат на формирование первичных

документов;

 сокращением временных затрат на обработку информации и

подготовку выходных документов;

 облегчением труда специалистов службы делопроизводства;

 сокращением текущих материальных затрат, связанных с

приобретением канцтоваров и других расходных материалов;

 снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и

оперативности оформления документов.

Диаграммы процесса обработки документов, требующих исполнения и

ответа представлена на рисунках 1.4-1.12.[13]

Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1504

Смотрите также:




17. Введение 18. Линейные программы 19. Ветвления 20. Программирование циклических алгоритмов
Анализ эффективности инвестиций предприятия на примере ООО «СпецПримСтрой»
Сборные железобетонные ребристые плиты перекрытия
_-___-~1
_3 тема - Диффузия
_Роджерс Карл, Брак и его альтернативы
_Штерн Вильям, Дифференциальная психология и ее методические основы