Материал: Автоматизация документооборота для решения задач организационного управления в ООО "Башкирская концессионная компания"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
23
Рис.1.4 Контекстная диаграмма процесса
Рис.1.5 Функциональная схема работы с документами
Обработка документов включает в себя следующие процессы:
приема и первичная обработка поступивших документов;
предварительное рассмотрение документов;
запись данных в реестр документов;
обработка документов;
исполнение документов;
24
обработка исполненных документов;
Рис.1.6 Разделение функции «Прием и первичная обработка поступивших
документов»
В процесс приема и первичной обработка корреспонденции входит
первоначальное исследование документов, вывод о необходимости регистрации
документа, а также регистрация, заключающаяся в занесении сведений документа
в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.
Рис.1.7 Предварительное рассмотрение документов
25
Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении
поступивших документов, передаче их руководителю, который, рассматривая
документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их
исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей.
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе
в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если
его имя указано на документе. В противном случае документы передаются
руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных
о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации документа в
реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте - отметке о
получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а
обработка исполненных документов заключается в их учете (Рис. 1.10).
Рис.1.8 Обработка входящей корреспонденции
26
Рис.1.9 Обработка исходящей корреспонденции
Рис.1.10 Занесение документа в реестр
Исполнения документов включает в себя выполнении требований
резолюции и отчете об исполнении.
27
Рис.1.11 Исполнение документов
Обработка исполненных документов заключается в проверке правильности
отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.
Рис.1.12 Обработка исполненных документов
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1504