Материал: Автоматизация документооборота для решения задач организационного управления в ООО "Башкирская концессионная компания"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
38
компания». Принимая во внимание то обстоятельство что крупные бизнес
процессы уже автоматизированы с использованием платформы 1С то наиболее
подходящим вариантом является доработка конфигурации на платформе
программного обеспечение 1С:Документооборот.
В случае выше указанного варианта мы получим несколько преимуществ:
Используем единую платформу программных продуктов что облегчит нам
дальнейшее обслуживание.
Получаем знакомый для пользователей интерфейс что ускорит внедрение
продукта и обучение персонала;
Учитывая мой опыт внедрения различного рода программ на платформе 1С
и знание внутреннего языка программирования полученных во время работы в
компании 1С франчайзи я могу произвести разработку конфигурации своими
силами без привлечения сторонних организаций что снижает затраты на
внедрение;
С учетом уже приобретенных лицензий 1С (1С Сервер, рабочие места,
MSSQL) затраты необходимы только на приобретение самого продукта что по
сравнению с другими продуктами значительно выигрывает по стоимости
Сравнение функциональных возможностей приведено в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Сравнение систем электронного документооборота
Параметр
Documentum
[17]
DIRECTUM
[18]
DocsVision
[17]
«1С:Документо
оборот 8»
[16]
[17]
Дело
[17]
Интеграция
+
+
+
+
+
СУБД
Oracle
MS
SQL
MS
SQL
MS
SQL
MySQL
Отчеты и задачи
+
+
+
+
+
Генерация по шаблону
+
+
+
+
+
Пакетное формирование
+
+
+
+
+
Web
+
+
+
+
+
Работа Offline
-
-
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
+
+
+
39
Графический редактор бизнес-
процессов
+
+
+
+
+
Регистрация документов
+
+
+
+
+
Присоединение файлов
+
+
+
+
+
Создание документа по
шаблону
+
+
+
+
+
Создание документа на основе
существующего
-
-
+
+
+
Регистрация из электронной
почты
+
+
+
+
+
Регистрация из web-формы
+
-
+
+
-
Возможность потокового ввода
документов
+
+
+
+
Работа со словарями и
справочниками
+
+
+
+
Настройки шаблонов
регистрационных номеров
+
+
+
+
Формирование списка рассыпки
-
+
+
+
+
Изменение прикрепленных
файлов
+
+
+
+
+
Работа с проектами документов
+
+
+
+
+
Регистрация документа на
основе утвержденного проекта
-
-
-
-
+
Автоматическая выдача
напоминаний о нарушении
срока рассмотрения, о
приближении и нарушении
срока подготовки проектов
+
+
+
+
+
Возможность назначения
ответственного исполнителя по
документу
-
-
-
+
+
Возможность использования
промежуточных отчетов по
исполнению
-
-
-
+
+
Работа с версиями документов
+
+
+
+
+
Ведение папочной структуры
документов (номенклатуры дел)
-
+
+
+
+
Ведение личных папок
пользователя
+
+
+
+/-
+
Установление связи с другими
документами,
зарегистрированными в системе
+
+
+
+
+
Поддержка процедур
визирования документов
+
+
+
+
+
Поддержка процедур
согласования документов
+
+
+
+
+
Ведения листа согласования
+
+
+
+
+
40
Возможность выдачи
поручений и подпоручений
+
+
+
+
+
Автоматическое
протоколирование доставки,
получения и прочтения
сообщений в системе (на базе
внешней встроенной почтовой
службы)
+
+
+
+
-
Создание типовых маршрутов
движения документов
+
+
+
+
+
Обеспечение свободной
маршрутизации документов
-
+
+
-
-
Возможность отсрочки
исполнения
-
+
+
+
+
Механизмы контроля
исполнения документов
+
+
+
+
+
Рассылка уведомлении по
электронной почте
+
+
+
+
+
Рассылка документов на
ознакомление
+
+
+
+
+
Атрибутивный поиск
+
+
+
+
+
Поиск задач и поручений
+
+
+
+
+
Осуществление различных
видов поиска в одномзапросе
+
+
+
+
+
Подготовка журналов
регистрации документов
+
+
+
+
+
Создание отчётов по
исполнительской дисциплине
+
+
+
+
+
Построение отчётов по
результатам поиска
+
+
+
+
+
Экспорт отчетов во внешние
приложения
+
+
+
+
+
1С документооборот была выбрана для внедрения с учетом проведенного
анализа функционала и преимуществ описанных
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Внедряемое программное обеспечение должно обладать хорошей
масштабируемостью, возможностью интеграции и надежностью для обеспечения
хранения данных. Система также должна иметь возможность доработки без
привлечения дополнительных сотрудников, силами штатных ИТ специалистов.
41
Ожидается что система будет обладать такими свойствами, как понятный
интерфейс, работа в режиме веб-приложения для использования на компьютерах
без установки программного обеспечения, широкие возможности для
администрирования, возможность установки на существующую техническую
архитектуру.
Стратегия автоматизации характеризуется по следующими принципы:
По цели: область автоматизации и ее последовательность;
Способ автоматизации: по направлениям, участкам, кусочная
(хаотичная), комплексная;
Ограничения: временные, финансовые и т.д.;
Долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов которых придерживается предприятие;
Процедура управления изменениями плана;
Во главе автоматизации должна стоять бизнес-стратегия предприятия,
другими словами, автоматизация не должна превращаться в отдельный
процесс,развивающийся по своим собственным законам и правилам.
В процессе выбора стратегии автоматизации мы можем столкнутся с
некоторыми ограничениями, возникающими на нашем пути. К ним относятся
финансовые, временные, технические и ограничения, связанные с человеческим
фактором.
Финансовые ограничения — это факторы связанные с величиной
финансовых затрат которое компания готова потратить на автоматизацию.
Временные ограничения связаны с необходимостью обучения персонала и
затратами времени на внедрение и доработку.
Основным человеческим фактором является отношение сотрудников к
автоматизации или конкретному продукту.
На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка
существующего программного продукта под бизнес-процессы организации,
предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизация
уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей
развития организации-заказчика и ее долгосрочных экономических
возможностей.
42
Выбрать стратегию автоматизации предстоит из четырех способов, это
комплексная автоматизация, хаотичная автоматизация, автоматизация по
участкам или по направлениям.
Комплексная автоматизация подразумевает под собой одновременную
полную автоматизацию всех процессов предприятия
Под кусочной автоматизацией понимается приобретение информационных
средств без какого-либо плана, что не сможет оказать реальной польза
предприятию в целом, а также с большой долей вероятности приведет к большим
дополнительным затратам в дальнейшем.
Автоматизация по участкам применяется при автоматизации отдельных
частей предприятия, объединяемых набором выполняемых функций если
автоматизация участков дает возможность получить большой экономический
эффект, например, сокращения используемого персонала.
Автоматизацией по направлениям представляет собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности организации. В этом случае компания
получает автоматизацию работы отдельной службы, например, бухгалтерии.
Именно этот подход к автоматизации нам подходит больше всего так как мы
хотим автоматизировать именно отдельно взятое направление работы, а именно
документооборот организации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для автоматизации документооборота будем рассматривать четыре
существующих варианта приобретения программного обеспечения:
1. Покупка готового специализированного программного продукта.
2. Разработка собственного программного продукта своими силами.
3. Покупка программного продукта и дальнейшая доработка под
специфику работы компании.
4. Заказ разработки программного продукта сторонней организации;
Самым простым вариантом является покупка готового продукта, с учетом
того что данный вариант не требует больших затрат времени и усилий на
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1504