Материал: Автоматизация документооборота для решения задач организационного управления в ООО "Башкирская концессионная компания"

Скачать

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
43
внедрение продукта в организации. К минусам отнесем стоимость продукта
учитывая тот факт что продукт такого уровня стоит очень дорого, а также может
возникнуть трудности в дальнейшем по причине не соответствия системы и
структуры и бизнес процессов организации так как невозможно в полном объеме
адаптировать готовый программный продукт под нужды организации и за
доработками придется обращаться к разработчику, также нужно учесть факт что
у разработчика может быть один глобальный продукт который они не станут
дорабатывать по просьбе одного клиента.[14]
Разработка продукта собственными силами будет самым долгосрочным
вариантом и не может гарантировать получения полностью работоспособного
продукта. В продукте может обнаружится масса недоработок, которые придется
устранять в процессе эксплуатации.
Заказ разработки продукта сторонней организации тоже как и предыдущий
вариант потребует много времени и плюс к этому будет слишком дорогим
вариантом не только по стоимости готового продукта но и дальнейшего
сопровождения.
Покупка программного продукта с возможностью доработки под нужды
компании это оптимизированный первый вариант покупки. Данный вариант
позволит изменить программный продукт, подогнав его под структуру и процессы
организации и конкретных специалистов. Но необходимо взять во внимание что
сложные изменения могут потребовать существенных затрат времени. [14]
Наиболее оптимальным способом приобретения продукта для
автоматизации документооборота ООО «БКК» будет приобретение и доработка
программного продукта «1С:Документооборот»
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) это информационная модель работы
сотрудников компании. Различают внемашинное и внутримашинное
обеспечение.[4]
44
В информационное обеспечение входит: система классификации и
кодирования; система унифицированной документации, используемой
винформационном обеспечении, информационная база в которую входит
информация из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение –совокупность информации, основную часть
которой составляют документы. Различают первичные документы (входные),
такие, как налоговые декларации и другая отчетность налогоплательщиков, и
отчетные (выходные) документы.[10]
Внутримашинное ИО – это представление данных на электронных носителях
организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей.
Внутримашинное информационное обеспечение подсистемы создает
информационную среду, направленную на выполнение сотрудниками своих
профессиональных обязанностей. Эта область характеризуется набором объектов,
их свойств и взаимосвязей. Для каждого объекта выделяется набор его
характеристик, свойств. [10]
Информационные потоки внешне машинного ИО – это направленное
регулярное движение документов от источников их формирования к ее
получателям. [6]
Для эффективного поиска, обработки, передачи, информацию необходимо
представить ее в удобном для обработки цифровом виде. Для достижения этой
цели ее необходимо классифицировать, а затем закодировать используя
классификаторы.
Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащей
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
кодовые обозначения.[7]
Классификаторы делят по сфере действия на следующие виды:
международные, общегосударственные, отраслевые и локальные. В задаче
которую предстоит реализовать используются следующие классификаторы:
ОКУД – Общероссийскийклассификатор управленческой документации;
ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых форм.
45
Основной элемент внемашинного ИО это документация которая
применяется в процессе управления экономическим объектом. [3]
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации, применяемая в процессе управления
экономическим объектом. Понятие документа определяется совокупностью
сведений, используемых при решении различных задач, расположенных на
материальном носителе и соответствующая установленной форме.
Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм
документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим
объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации
является большое разнообразие видов документов.[7]
При автоматизации важную роль играет унификация документов,
устанавливающая общие требования к содержанию и формату документов.
Документы могут быть унифицированными как для всех юридических лиц РФ,
так и для отдельных предприятий. Унификация документов упрощает их
дальнейшую обработку.
Получаемые входные данные для реализации задач должны быть
представлены в виде файлов с заранее оговоренной структурой.
Классификаторы являются средством описания данных, определяют единые
правила классификации икодирования информации ипредназначены для
обеспечения машинной обработки и получения данных в удобной форме
пользователем.
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание
интерфейса экранных форм.[10]
При создании структуры экранных форм для ввода данных, целесообразно
использовать максимально приближенных форме самого документа.
Расположение и последовательность полей максимально приближенная к
логической структуре документа существенно снизит время и трудоемкость ввода
информации в базу.
Для удобства ввода и актуализации записей в информационной базе
целесообразно использовать анкетную форму расположения элементов. В основе
построения форм должен лежать принцип минимальной трудоемкости и
46
стоимости вводимой информации и максимальной читабельности выводимых
результатов
Базы данных классифицируются по модели данных которая определяет их
логическую структуру, основными из которых являются иерархическая, сетевая и
реляционная.[11]
В иерархической модели каждому сегменту кроме корневого соответствует
один исходный сегмент и между основным и порожденным сегментом
устанавливается только одна связь, и одному экземпляру исходного сегмента
соответствует в общем случае какое то количество порожденных сегментов.
Сетевые модели графически отображаются в виде графа. [12]
Система разрабатывалась с использованием реляционной модели баз данных
которая представляет собой данные хранящиеся в виде таблиц и отношений
между ними.[11] Для идентификации каждая таблица имеет свой уникальный код.
К информационному обеспечению данного проекта относятся:
база данных;
формы для ввода первичных данных;
формы для вывода результатов.
Базы данных позволяют хранить большие объемы данных в
структурированном виде. При соблюдении принципов целостности можно
хранить данные нескольких проектов в одной базе данных, а также с легкостью
менять структуру данных не затрагивая информации хранящейся в базе.
Для реализации функции ввода и вывода информации разрабатываются
макеты форм которые будут внедрятся в систему для реализации задач
автоматизации.
Перечисленные элементы составляют информационное обеспечение
проекта. При внесении данных в форму ввода информация записывается в базу
данных затем при запросе данные выводятся в форму для вывода результатов
запроса.
Есть два способа организации информационной базы: файловая организация
и интегрированная.
47
Файловая организация представляет собой локальное размещение файлов
базы на компьютере, доступ к которым осуществляется средствами операционной
системы. [12]
Интегрированный способ организации информационной базы основан на
использовании системы управления базой данных которая представляет собой
совокупность взаимосвязанных и хранящихся вместе данных при этом
обеспечивается независимость данных от программного обеспечения.
В проекте будет использован интегрированный способ так как с учетом
постоянно увеличивающегося объема базы данных, данный вариант будет более
целесообразен.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение (ПО) - совокупность программ системы
обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации
этих программ.[1]
Программное обеспечение делится на общее и специальное программное
обеспечение. К общим относятся операционные системы, компиляторы,
интерпретаторы, СУБД, сетевые программы и так далее, а к специальным
различное программное обеспечение разработанное для решения конкретных
задач.[1]
Для использования программного обеспечения на компьютере должна быть
установлена операционная система. Операционная система необходима для
предоставления доступа к ресурсам компьютера, запуска прикладного
программного обеспечения.
На компьютерах сотрудников установлена операционная система Microsoft
Windows 10 Pro, которая на сегодняшний день является самой распространенной
по состоянию на первый квартал 2019 года и составляет почти 43%, таким
образом нет необходимости обучения сотрудников. На сервере будет
использоваться операционная система MS Windows server 2019.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1504

Смотрите также:

17. Введение 18. Линейные программы 19. Ветвления 20. Программирование циклических алгоритмов
Анализ эффективности инвестиций предприятия на примере ООО «СпецПримСтрой»
Сборные железобетонные ребристые плиты перекрытия
_-___-~1
_3 тема - Диффузия
_Роджерс Карл, Брак и его альтернативы
_Штерн Вильям, Дифференциальная психология и ее методические основы