Дипломная работа: Автоматизация документооборота организации ООО "Касторама рус"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Постановлением называется правовой акт, принимаемый руководителем
организации с целью разрешения наиболее важных и принципиальных задач,
стоящих перед предприятием.
Решение – правовой акт предприятия, создаваемый с целью разрешения
наиболее важных вопросов деятельности подразделений организации.
Приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем
канцелярии, с целью разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
данным органом.
Распоряжением называется правовой акт, издаваемый единолично
руководителем, с целью разрешения оперативных вопросов. Распоряжение, как
правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга
должностных лиц.
Указанием называется правовой акт, направленный на решение вопросов
информационно-методического характера, а также вопросов, связанных с
организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и
вышестоящих органов управления.
Результатным показателем процесса является количество документов,
предназначенных для исполнения.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для определения средств автоматизации формирования документооборота
компании «Касторама РУС» необходимо дать обоснование экономической
целесообразности разработки и сформулировать цели использования средств
вычислительной техники.
Для того чтобы обосновать экономическую целесообразность разработки,
необходимо проанализировать документооборот организации. В рамках
осуществления управления документооборотом организации формируются
следующие документы:
1. Постановления.
2. Приказы.
28
3. Решения.
4. Указания.
5. Распоряжения.
Для описания формирования документов составим схему
документооборота (рисунок 9).
Персонал структурного подразделения
Создание
проекта
документа
Исполнение
документа
Формирование
отчетности
Процесс
Распоряжение
Проект
документа
Проект
документа
Исполненный
документ
Корректировки
Руководитель структурного подразделения
Распоряжение
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Корректировки
Утвержденный
проект
документа
Отчет
Рисунок 9. Схема документооборота
Осуществим расчет трудозатрат на выполнение процесса. Трудозатраты
на выполнение процесса складывают из следующих показателей [9]:
1. Количества документов.
2. Частоты возникновения документа.
3. Объем документа (количество символов).
4. Трудозатрат на составление документа в человеко-часах.
В таблице 2 представлена характеристика документооборота без внедрения
средств вычислительной техники.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Количество документов в
год, шт.
10 000
10 000
1 000
Количество символов в
документе, шт.
10 000
10 000
3 000
Частота возникновения в год
1
1
1
Трудозатраты на обработку
в год, чел-час
5 000
5 000
2 000
29
После того как перечисленные показатели рассчитаны, необходимо
осуществить расчет тех же показателей, но при применении средств
вычислительной техники. Если разница является значимой, можно сделать вывод
о том, что применение вычислительной техники является целесообразным.
Годовые трудозатраты на формирование документооборота организации
составляют 12 000 человеко-часов. Текущая организация процесса имеет ряд
недостатков. Процесс сопровождается высокими временными на перемещение
документов между сотрудниками, ответственными за согласование, исполнение и
визирование документов. При автоматизации процесса формирования
документооборота планируется снижение временных затрат на перечисленные
операции. Теперь осуществим расчет затрат на ведение документооборота задачи
с использованием средств вычислительной техники (таблица 3).
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Проект
документа
Исполненный
документ
Отчет
Количество документов
в год, шт.
10 000
10 000
1 000
Количество символов в
документе, шт.
10 000
10 000
3 000
Частота возникновения
в год
1
1
1
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
3 500
3 500
1 000
После внедрения автоматизированной системы формирования
документооборота трудозатраты рассматриваемой задачи составят 8 000
человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что
временные затраты были снижены на 33%. Следовательно, применение средств
вычислительной техники является обоснованным.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, направленное на автоматизацию
формирования документооборота. СЭД «ДЕЛО» включает в себя полный спектр
функциональных возможностей для управления документооборотом и
30
делопроизводством. Система является масштабируемой и способна выдерживать
максимальные нагрузки [26]. Функции СЭД «Дело» включают в себя:
1. Регистрацию документов.
2. Использование электронной подписи (ЭЦП).
3. Синхронизация с сервером проверки ЭЦП.
4. Обеспечение юридической значимости документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» направлена на формирование
полноценной системы управления бизнес-процессами и документооборотом
организации [28]. СЭД включает в себя инструменты, которые позволяют
организовать электронных документооборот любого предприятия, вне
зависимости от количества персонала или организационно-правовой формы.
Систему можно внедрять как в небольшие отделы, так и в масштабную
организацию с отдаленными подразделениями и сложными схемами
информационных потоков.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» соответствует рекомендациям
WfMC (Workflow Management Coalition), а также стандарту ISO 9000. Система
обладает гибкими настройками, что позволяет ей автоматизировать бизнес-
процессы формирования документооборота в соответствии с требованиями
ГОСТов делопроизводства и с регламентом, положениями и инструкциями
применямыми на предприятии.
СЭД «СУПеР» разработана на платформе IBM Lotus Software, что
позволяет ей автоматизировать все рутинные операции формирования
документооборота и делопроизводства, формирования отчетности, ведения
договоров и проектов, сбором информации о персонале предприятия и их
контрагентах [27]. Применение СЭД «СУПеР» позволяет повысить
эффективность работы структурного подразделения, отвечающего за
формирование документооборота, и снизить вероятность возникновения ошибок.
31
Это способствует снижению трудозатрат на документооборот и улучшению
качества принимаемых на его основе решений.
Основным преимуществом этой СЭД является комплексная всесторонняя
автоматизация производственно-коммерческой деятельности организации.
Помимо этого, с помощью СЭД «СУПеР» осуществляется автоматизация и
контроль работы отделов организации.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться по
5-балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 4.
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
СУПеР
Стоимость
4
3
2
Функционал
4
4
5
Документация
5
5
4
Системные
требования
4
3
3
Надежность
3
4
4
Совместимость с
другим ПО
4
4
3
Итого
24
23
21
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие показатели
функциональности и показывают средний уровень соответствия поставленным
критериям. В связи с чем преимущество остается за индивидуальной разработкой
системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет
собой подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться
автоматизация выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [13]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1434