Дипломная работа: Автоматизация документооборота в УФССП Останкинского ОСП
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
анализа процессов предприятия.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Основной задачей в работе предприятия является работа с большим
количеством различных документов в рамках исполнительного производства.
Регистрация и внесения документов в базу данных достаточно долгий и
трудоёмкий процесс, который отнимает много времени. Также из-за того, что
все документы приходится вносить вручную, возникает множество ошибок
вследствие чего замедляется работа.
В добавление к этому также требуется составление различных отчетов о
проделанной работе для контрольных отделов.
Для того, чтобы наглядно понять, сколько времени уходит на работу с
документами в рамках исполнительного производства произведем примерную
оценку временных процессов в таблице 6.
Таблица 6
Оценка потока информации
По итогу за год примерно выходит 20 663 часа, сотрудники занимаются
занесением необходимых данных в базу данных, а также обработкой
документов в рамках исполнительного производства.
При восьмичасовом рабочем дне на выполнение иных обязанностей, а
именно:
Непосредственно общение с должниками и взыскателями;
Ведение розыскных мероприятий;
Выезды с целью ареста или описи имущества;
Документ
Количество
документов за
год
Трудовые
затраты на 1
документ в
минутах
Трудовые
затраты за год в
часах
Регистрации ИП
14 379
20
4 793
Запросы
71 895
5
5 991
Ответы
53 075
5
4 423
Постановления
32 735
10
5 456
Итог:
20 663
23
Подготовки статистической отчетности и многих других
необходимых задач.
На выполнение данных задач остаётся весьма мало рабочего времени,
что крайне негативно влияет на рабочий процесс.
Также имеется весьма явный ряд проблем:
Плохое контролирование деятельность работника;
Неэффективное применение рабочего времени;
Бумажная работа, вследствие чего могут возникнуть
дополнительные вопросы или же ошибки;
Переработка сотрудников, что приводит к негативному
воздействию на человека и рабочий процесс.
Несомненно, что для автоматизации потребуется приобретение новых
технических средств и модернизация текущих средств.
При внедрении новой вычислительной техники данный процесс
предполагает упрощение документооборота, поиска нужных данных,
подготовку статистической отчетности и ввода информации в базу данных. В
таблице 6 произведен расчет от эффекта внедрения вычислительной техники.
Таблица 7
Эффекта внедрения
Документ
Количество
документов за
год
Трудовые
затраты на 1
документ в
минутах
Трудовые
затраты за год в
часах
Регистрации ИП
22465
15
3 595
Запросы
15472
3
3 595
Ответы
32735
3
2 654
Постановления
32735
5
2 728
Итог:
12 571
При сравнении таблиц 6 и 7, можно увидеть большой прирост рабочего
времени, который составляет 8 092 часов в год. Данный прирост благополучно
повлияет на сотрудников организации, что в свое время положительно
24
отразится на работе предприятия. Также другими преимуществами
автоматизации в данном бизнес-процессе является:
Уменьшение бумажных носителей;
Структуризация данных;
Возможность мониторинга данных;
Авторизация отчетности;
Ускорение рабочего процесса;
Удобный поиск информации.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ФССП предполагается проверка подлинности учетной записи
пользователя и разграничение прав доступа. Доступ осуществляется с
помощью учетных записей, которые предоставляют пользователю доступ к
ресурсам компьютера на котором храниться важная информация. Авторизация
пользователей происходит по средствам LDAP-сервера, что гарантируют
надежность. Также на сервере записываются логи действий пользователей.
Безопасность информации также обеспечивается по средствам
криптографической защиты. Каждый документ, выносимый в рамках
исполнительного производства, имеет электронную подпись судебного
пристава исполнителя, ведущего данное производство.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации ФССП
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день основными программными системами
автоматизации делопроизводства являются:
1. EMC Documentum - это программная платформа для управления
содержанием в масштабе предприятия. EMC Documentum обладает большой
базой различных шаблонов, которые позволяют с лёгкостью создавать
различные документы. EMC Documentum также может быстро
переформатировать различные документы под необходимые шаблоны.
25
EMC имеет ряд преимуществ по управлению содержанием и
архивированию:
Продукты EMC придерживаются стандартов, установленных
государством, регулирующими органами или внутренними регламентами;
Продукты EMC повышают производственную эффективность за
счет автоматизации ручных процессов;
Продукты EMC сокращают совокупную стоимость владения (по
сравнению с использованием нескольких приложений от разных
производителей) за счет стандартизации на основе унифицированной
инфраструктуры.
2. IBM Lotus Domino Document Manager управляет всем жизненным
циклом деловых документов от совместной разработки до архивации. Lotus
Domino Document Manager позволяет повысить продуктивность пользователя
и снизить затраты на оборудование и пользование сетью, облегчая поиск,
хранение и управление для важных документов, в том числе электронных
таблиц, презентаций, чертежей, мгновенных сообщений и электронной почты.
Основные возможности СЭД на базе платформы IBM Lotus и продуктов
по управлению электронным документооборотом:
Произвольная маршрутизация документов;
Управление сроками и контроль выполнения этапов;
Поддержка ролей, рабочих групп, механизма замещения;
Интеграция и расширяемость;
Формирование отчетов по входящим, исходящим и
распорядительным документам системы;
Настройка автоматического заполнения ряда атрибутов в
зависимости от типа подшивки;
Создание справочников для построения иерархии хранилища;
Определение ролей, групп и т.п;
Ввод типов документов.
26
3. Система документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот»
необходима для создания системы управления документами организации.
Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например,
канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и
в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
4. Система документооборота «Дело» - это система, обеспечивающая
автоматизацию делопроизводства. Данная система позволяет
автоматизировать работу с документами в рамках организации.
АСЭДД «Дело» предназначена для автоматизации следующих
процессов:
Составление и ведение номенклатуры дел предприятия;
Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и
последующая передача их в архив предприятия;
Организация учета дел и документов в архиве и ведение всех
видов архивных справочников.
5. DocsVision является одной из основных систем для автоматизации
документооборота. Эта система предназначена для управления документами
и бизнес-процессами в организации. Данная система характерна крайне
удобным и понятным интерфейсом для пользователей.
Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные часть
отвечает за создание структуры для хранения данных, а также поддержание
работоспособности этой структуры. Клиентская часть предоставляет собой
пользовательский интерфейс, который обладает всем необходимым
функционалом для работы с различными документами, которые содержатся в
базе данных.
DocsVision обладает навигатором, который предоставляет доступ к
объектам DocsVision:
просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/757