Дипломная работа: Автоматизация документооборота в УФССП Останкинского ОСП
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
просмотр содержимого карточек и их группировку по
определенным признакам;
поиск карточек по заданным критериям;
создание новых и редактирование уже существующих
документов.
6. 1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы
«1С», предназначенный для автоматизации документооборота.
Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с
документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между
сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.
Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей
нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и
традиций делопроизводства. Система позволяет повысить эффективность
управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить
полный контроль и сохранность документации. Система постоянно
расширяется и совершенствуется.
1С:Документооборот позволяет:
Централизовано и безопасно хранить документы;
Регистрировать входящие и исходящие документы;
Создавать, хранить и обрабатывать организационные,
распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние
документы, договоры, служебные записки;
Получать оперативный доступ к документам с учетом прав
пользователей;
Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном
согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ
исполнительской дисциплины;
28
Производить автоматизированную загрузку документов из
электронной почты и со сканера;
Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.
В таблице 8 приведено сравнение данных систем электронного
документооборота по функциональности.
Таблица 8
Сравнение систем электронного документооборота
Параметр
ЕМС:
DOCUMENT
UM
IBM: Lotus
Domino
Евфрат-
Докумен
тооборот
Дело
1С:До
куме
нтооб
орот
Docs
Visio
n
Интеграция
+
+
+
+
+
+
СУБД
Oracle
MS SQL
MySQL
MySQL
MS
SQL
MS
SQL
Отчеты и
задачи
+
+
+
+
+
+
Генерация по
шаблону
+
+
+
+
+
-
Пакетное
формирование
+
-
+
+
+
+
Web
+
+
+
+
+
+
Работа Offline
-
+
+
+
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
-
-
+
+
Графический
редактор
бизнес-
процессов
+
-
+
+
+
+
Из проведенного анализа можно сделать вывод, что из рассмотренных
систем подходит 1С: Документооборот. Данная система отвечает всем
требованиям и может выполнять все необходимые функции. Хотя при
разработке системы потребуется значительная доработка в связи с
определенными особенностями организации. Это повлечет за собой,
необходимость реализации множества дополнительных компонентов. Что
приведет к увеличению стоимости системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При автоматизации информационной системы выделяют несколько
29
этапов, посредством которых осуществляется разработка:
Предпроектный анализ;
Разработка и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
Определение типа автоматизированной системы;
Разработка программного продукта;
Тестирование всех модулей, и внедрение;
Сопровождение автоматизированной системы.
Существует четыре стратегии автоматизации: хаотичная, по участкам,
по направлениям, полная. Рассмотрим данные стратегии более детально.
Хаотичная. Состоит из набора автоматизированных участков, не
связанных друг с другом. Такая автоматизация определяется оперативными
задачами и обычно не отражается в стратегических планах компании.
Автоматизация по участкам. Представляет собой процесс
автоматизации отдельных функциональных участков.
Автоматизация по направлениям. Отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений,
деятельность которых связана с направлением автоматизации.
Полная автоматизация. Предполагает автоматизацию абсолютно всех
бизнес-процессов компании.
При разработке дипломного проекта для ФССП выбрана стратегия
автоматизации «по направлениям», так как она автоматизирует определенную
область деятельности предприятия.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Приобретение информационной системы возможно следующими
способами:
Разработка программного продукта с нуля;
Покупка готового решения;
30
Покупка готового решения с возможностью доработки.
Разработка программного продукта с нуля позволяет произвести
детальный анализ всех процессов и составить качественное техническое
задание. Данная разработка не будет иметь аналогов, а также будет отвечать
всем нуждам компании.
Покупка готового решения ускоряет процесс автоматизации на
предприятии, но за счет того, что типовые решения должны решать различные
вопросы, это усложняет процесс работы из-за лишнего функционала или
отсутствия определённого функционала, в связи с этим негативно влияет на
работу всего предприятия.
При покупке готового решения с возможностью доработки нужно
учитывать, что в готовой системе может отсутствовать часть функционала, в
связи с этим могут возникнуть проблемы при работе и разработке
информационной системы. Следует понимать, что этот способ потребует
затрат на приобретение готового продукта, а после потребуется
дополнительные расходы на доработку. Данный способ можно применить,
если система полностью подходит и требуется небольшая доработка.
Исходя из выше изложенного можно сделать вывод, что выбранную
систему целесообразно разрабатывать с нуля, так как это обеспечит точное
выполнение всех задач и требований предприятия.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - это совокупность форм документов,
нормативной базы и реализованных решений по объему, размещению и
формам организации информации, циркулирующей в системе
автоматизированной обработки экономической информации либо
информационной системы.
Основными принципами создания информационного обеспечения
являются:
31
Целостность;
Достоверность;
Защита от несанкционированного доступа;
Стандартизация и унификация;
Адаптивность;
Минерализация ошибок ввода-вывода информации.
Разработка информационного обеспечения - одна из важнейших
составляющих разработки информационной системы, которая должна
обеспечить:
Единство и хранения информации, необходимой для решения
задач;
Единство информационных массивов для всех задач
информационных систем;
Однократность ввода информации и ее многоцелевое
использование;
Различные методы доступа к данным
Низкую стоимость расходов на хранение и использование данных,
а также на внесение изменений.
Информационное обеспечение состоит из следующих частей:
Методические и инструктивные материалы;
Система классификации и кодирования;
Информационная база.
Информационная база - это совокупность упорядоченной информации,
которая используется во время функционирования ИС, она и делится на
внемашинное и внутримашинное
Внутримашинное информационная база - это часть ИБ, которая
представляет собой совокупность данных на машинных носителях,
используемых в ИС.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/757